Lorsqu’on vous a demandé de rédiger une lettre de recommandation, avez-vous ressenti un sentiment de chaleur ou d’anxiété ? Peut-être un peu des deux ?

Quoi qu’il en soit, le fait de devoir rédiger une lettre de recommandation implique une grande responsabilité. Bien que vous soyez enthousiaste à l’idée d’aider quelqu’un sur la voie d’un avenir meilleur, vous vous rendez compte que vos capacités rédactionnelles seront mises à rude épreuve.

Tout d’abord, savez-vous ce qu’est une lettre de référence ?

Savez-vous ce qu’il faut dire dans une lettre de recommandation ? Quelle doit être sa longueur ? Comment mettre en valeur les points forts et les compétences de la personne sans paraître trop enthousiaste ?

Il est tout d’abord important de comprendre l’objectif de la lettre de recommandation. Les entreprises et les institutions qui demandent des lettres de recommandation veulent savoir pourquoi un candidat serait bien placé pour un poste, mais il est tout aussi important qu’elles sachent ce qui vous permet de le recommander pour ce poste.

Avant de commencer à rédiger, assurez-vous de bien comprendre le contexte de la situation. S’agit-il d’une lettre d’admission à l’école ? Un nouvel emploi ? L’entrée dans une organisation ?

Si vous n’êtes toujours pas sûr du contenu, de la mise en forme ou de ce que vous devez dire exactement, voici quelques conseils et astuces que vous pouvez appliquer lors de la rédaction de votre lettre de référence :

10 caractéristiques des lettres de référence remarquables et ce qui les rend si spéciales

Parler d’un point de vue personnel

Cet exemple tiré de Monster.com témoigne de l’expérience personnelle de la rédactrice avec Sharon, la personne à laquelle elle se réfère^[1]. Elle prend soin d’inclure ses propres observations lorsqu’elle travaillait avec Sharon, ainsi qu’une situation spécifique dans laquelle Sharon a participé à des séminaires de développement professionnel facultatifs.

Veillez toutefois à ce que votre testament personnel ne soit que cela : personnel. Ne falsifiez pas les instances et n’embellissez pas les événements parce que vous pensez qu’ils ont une bonne résonance.

Utiliser un format de lettre d’affaires

Si vous envoyez une lettre sur papier, vous souhaitez présenter votre message de manière professionnelle au lecteur. L’utilisation d’un format de lettre d’affaires standard, comme celui présenté ci-dessus, peut donner à votre message un aspect tonique et soigné, sans pour autant détourner l’attention du contenu^[2].

Rédigez votre lettre sur la base de la description du poste

Il est important de savoir dans quel contexte votre lettre sera utilisée. S’il s’agit d’un poste particulier, demandez à la personne une copie de la description du poste. Vous pouvez utiliser la description pour rechercher des indices sur les qualités du candidat idéal, puis adapter votre lettre pour démontrer ces mêmes qualités, si elles s’appliquent à la personne que vous recommandez.

L’exemple ci-dessus montre que le rédacteur comprend le poste pour lequel la personne postule et qu’il relie ses compétences à celles qui seront utiles pour le poste.

Restez positif

L’objectif d’une lettre de recommandation est de montrer pourquoi une personne mérite l’attention de l’entreprise ou de l’institution qui a demandé la lettre, comme le montre l’exemple ci-dessus.^[3] Nous avons tous des défauts, mais une lettre de recommandation n’est pas le lieu pour les mettre en évidence.

Si vous ne pensez pas pouvoir décrire la personne sous un jour positif, vous pouvez envisager de décliner la demande de rédaction de la lettre.

N’écrivez une lettre que si vous connaissez suffisamment la personne.

Si vous écrivez une lettre, vous devez connaître suffisamment la personne pour parler de ses compétences et de ses réalisations, comme dans l’exemple ci-dessus.^[4] Vous serez mieux à même de rédiger une lettre pour un collègue avec lequel vous avez travaillé côte à côte pendant un an, plutôt que pour quelqu’un qui a simplement travaillé dans votre immeuble et vous a parlé toutes les semaines pendant les cinq dernières années.

Faites en sorte qu’il soit simple et concret.

Il n’est pas nécessaire d’écrire toute une saga sur les raisons pour lesquelles une personne mérite votre recommandation. D’un autre côté, vous ne voulez pas non plus que votre message soit trop bref. Votre lettre de recommandation ne doit pas dépasser une page, et vous devez utiliser toute cette page pour brosser un tableau clair et concis de la personne que vous recommandez.

Ne vous préoccupez pas trop de la créativité et évitez certainement les « fioritures ». Concentrez-vous plutôt sur la manière de fournir le plus de contenu possible en un minimum de mots et d’espace, comme dans l’exemple ci-dessus^[5].

Inclure vos coordonnées

Indiquez au lecteur comment il peut vous contacter s’il a des questions supplémentaires. Vous pouvez communiquer votre numéro de téléphone direct ou votre adresse électronique, comme indiqué ci-dessus.

Demandez le curriculum vitae de la personne.

Comprendre d’autres aspects de la personne sur laquelle vous écrivez peut vous donner des indices importants à inclure dans votre lettre.

Donner des exemples précis du travail de la personne

Plus vous serez précis sur les capacités réelles de la personne, plus le lecteur aura une bonne idée de la manière dont elle pourrait fonctionner. Dans cet exemple tiré de Resumo, le rédacteur explique que la personne dont il parle a contribué avec succès à la conclusion de nouveaux contrats d’une valeur de plusieurs millions de dollars et a développé une nouvelle ligne d’activité axée sur la sécurité publique.

Une fois que vous avez terminé votre première version, cherchez des exemples où vous pouvez parler plus précisément des réalisations ou des compétences de la personne. Il peut s’agir de chiffres, de statistiques, de classements, de la somme d’argent que la personne a fait économiser à l’entreprise, etc.

Soumettez votre lettre à la bonne personne

Devez-vous remettre la lettre à la personne pour laquelle vous l’avez écrite ou doit-elle être envoyée directement à la personne qui en a besoin ? Si vous n’êtes pas sûr, posez la question.

Il n’est pas nécessaire d’être un bon écrivain pour rédiger une bonne lettre de référence !

Utilisez les conseils et les exemples ci-dessus pour soulager votre anxiété à l’égard de la rédaction. N’oubliez pas que si la personne n’atteint pas son objectif final, ce n’est probablement pas parce que vous avez écrit une mauvaise lettre.

Crédit photo : Flaticon via flaticon.com