Certains jours, le monde semble vouloir saboter votre calendrier.
Une réunion dure plus longtemps que prévu. La garderie vous appelle pour vous dire que votre enfant est malade et qu’il faut venir le chercher au plus vite. Un projet que vous pensiez terminer en une heure en a pris trois.
En un rien de temps, la fin de la journée arrive et vous avez à peine consacré du temps aux tâches que vous vouliez accomplir.
Mais que pouvez-vous faire ? Certains événements échappent à votrecontrôle… n’est-ce pas ? Lorsqu’il s’agit d’événements imprévisibles, un calendrier fixe ne tient pas la route.
Eh bien, non. Si vous ne respectez pas régulièrement votre calendrier, c’est peut-être que vous vous y prenez mal.
La mission d’un calendrier à cases horaires est de protéger votre temps. Nous pouvons le renforcer à l’aide de cinq méthodes afin d’éviter un calendrier déréglé et d’y remédier le cas échéant.
1. Soyez honnête sur ce qui est vraiment imprévisible
Soyez proactif pour éviter les distractions dans votre calendrier. Cela signifie qu’il faut être réaliste avec soi-même en ce qui concerne les événements qui sont vraiment imprévisibles.
L’hospitalisation d’un membre de la famille à la suite d’un accident est imprévisible. Ce type d’événement est rare et vous n’auriez rien pu faire pour l’éviter.
Mais si vous subissez les mêmes distractions de manière répétée, elles ne sont pas imprévisibles. Vous savez qu’il y a de fortes chances qu’elles se produisent, même si vous ne savez pas exactement quand. Les réunions qui dépassent le temps imparti et les appels de clients qui surgissent à l’improviste sont en fait très prévisibles. Et si l’on considère que plus de 100 000 Américains ont dû s’absenter du travail en raison de « problèmes de garde d’enfants » en octobre 2022, les appels de la garderie pour ramener votre enfant à la maison sont également prévisibles.
Identifiez les événements « inattendus » les plus courants qui vous incitent à vous éloigner de votre calendrier. Que pouvez-vous faire à l’avance pour éviter ces distractions ?
2. Disposer d’un plan d’urgence
La meilleure façon de lutter contre les « imprévus » récurrents est de prévoir le pire des scénarios.
Si une réunion est souvent en retard, prévoyez une demi-heure supplémentaire pour cette réunion afin de disposer d’une certaine marge de manœuvre.
Gérez les appels aléatoires des clients en mettant en place des heures de disponibilité pour que les clients puissent vous appeler, ou répartissez les heures de disponibilité au sein de votre équipe de manière à ce qu’une personne soit toujours de service. Vous pouvez également prévoir 30 minutes dans votre agenda quotidien pour le cas où des clients vous appelleraient.
Les parents et les tuteurs peuvent constituer un réseau fiable de personnes qui peuvent venir chercher et garder leur enfant pendant quelques heures lorsque la garderie les appelle pour qu’ils viennent le chercher plus tôt. Recherchez trois ou quatre parents ou tuteurs dans votre quartier ou à l’école de votre enfant, ou utilisez Facebook ou une autre application pour les trouver. Tous les parents, qu’ils soient célibataires ou qu’ils aient un partenaire ou des membres de la famille à proximité, seront intéressés par un réseau gratuit de ce type.
3. Sur-allocation
Surestimez le temps dont vous avez besoin pour chaque tâche de votre journée. Notre instinct nous pousse à faire le maximum avec le temps dont nous disposons. Mais cela augmente considérablement le risque qu’une petite perturbation – par exemple, discuter avec un collègue pendant 10 minutes – vienne perturber l’ensemble de notre journée.
Essayez de consacrer à une tâche 20 % ou même 50 % de temps en plus que ce que vous pensez nécessaire. S’il vous reste du temps, vous pouvez soit faire une pause, soit vous atteler plus tôt à la tâche suivante.
Au fil du temps, vous devriez mieux comprendre le temps dont vous avez besoin pour chaque tâche et adapter votre calendrier en conséquence.
4. Ne pas dépasser le temps imparti
Évitez d’inscrire toutes les petites tâches dans un calendrier. Elles ne feront que s’accumuler et empiéter sur d’autres tâches. Par ailleurs, le fait d’avoir trop de choses à faire risque de vous submerger et de vous donner envie de ne rien faire.
Un calendrier en boîte à rythme n’est pas une liste de choses à faire avec des tâches programmées. L’objectif du timeboxing n’est pas de tout faire – ni même de faire quoi que ce soit. L’objectif est de travailler sans distraction, quand vous l’avez dit, sur ce que vous avez dit.
Alors, au lieu de planifier chaque petite tâche, faites comme moi : Prévoyez du temps pour l' »administration ».
Trois fois par semaine, je consacre une heure et demie à l’administration, pendant laquelle je choisis les tâches que je veux parmi une liste de choses à faire qui ne sont pas urgentes. Si je me sens débordée, je commence par une tâche facile.
5. Lorsque vous manquez une tâche, respectez la suivante
Malgré tous vos efforts, il se peut qu’un événement vienne perturber votre calendrier.
Si c’est le cas, ne laissez pas l’effet domino se produire. Abandonnez l’événement manqué et engagez-vous à nouveau à vous occuper du suivant sans vous laisser distraire. Réservez du temps supplémentaire dans votre calendrier toutes les quelques semaines pour gérer le trop-plein.
Avoir une vie trépidante n’est pas une excuse pour enfreindre en permanence le calendrier. « Les gens prennent le temps de faire ce qu’ilsveulent« , dit le proverbe. Vous devriez en faire autant.
Cet article est également publié sur NirAndFar.com.
