Le travail s’étend pour remplir la période de temps disponible pour son achèvement. Si vous êtes un adepte de la productivité, vous connaissez ce proverbe sous le nom de « loi de Parkinson ».

Cette déclaration intéressante a été faite par Cyril Northcote Parkinson^[1], le célèbre historien et auteur britannique, en 1955. Elle est apparue pour la première fois en ouverture d’un article pour The Economist et est devenue plus tard le thème principal d’un des livres de Parkinson, La loi de Parkinson : The Pursuit of Progress.

Parkinson était qualifié pour faire une telle déclaration, ayant travaillé dans la fonction publique britannique et ayant vu de ses propres yeux comment fonctionne la bureaucratie. La bureaucratie elle-même est un sous-produit de notre culture, grâce à la croyance limitative selon laquelle il est préférable de travailler plus dur que de travailler plus intelligemment et plus rapidement.

La loi de Parkinson – laquantité de travail augmente pour combler le temps disponible pour sa réalisation–signifie que si vous vous donnez une semaine pour accomplir une tâche de deux heures, alors (psychologiquement parlant) la tâche augmentera en complexité et deviendra plus intimidante afin de remplir cette semaine^[2]. Il se peut même que le temps supplémentaire ne soit pas occupé par du travail supplémentaire, mais par du stress et de la tension liés à l’obligation d’accomplir la tâche.

En attribuant le temps nécessaire à une tâche, nous regagnons du temps et la complexité de la tâche diminue jusqu’à son état naturel^[3].

J’ai lu un jour une réponse à la loi de Parkinson insinuant que si cette observation était exacte, il serait possible d’assigner une limite de temps d’une minute à une tâche, et la tâche deviendrait suffisamment simple pour être accomplie dans cette minute.

Cependant, la loi de Parkinson n’est qu’une simple observation, pas une sorte de magie vaudou. Elle fonctionne parce que les gens donnent aux tâches plus de temps qu’elles n’en ont réellement besoin, parfois parce qu’ils veulent se ménager une « marge de manœuvre » ou un tampon, mais généralement parce qu’ils ont une idée exagérée du temps nécessaire à la réalisation de la tâche. Les gens ne prennent pleinement conscience de la rapidité avec laquelle certaines tâches peuvent être accomplies que lorsqu’ils testent ce principe.

La plupart des employés qui défient la règle non écrite « travailler plus dur, pas plus intelligemment » savent que, malgré le meilleur retour sur investissement pour l’entreprise, cela n’est pas toujours apprécié. Cela est lié à l’idée que plus une chose est longue à réaliser, plus elle doit être de bonne qualité.

Heureusement, la tendance croissante au télétravail change la donne pour les chanceux de la première heure, mais seulement parce que les employeurs n’ont aucune idée de ce que vous faites de tout ce temps libre !

Examinons quelques moyens d’appliquer la loi de Parkinson à votre vie, de remplir plus rapidement votre liste de choses à faire et de passer moins de temps à remplir votre journée de travail pour avoir l’air occupé. Cela vaut pour les personnes travaillant dans un bureau ou à domicile, car l’idée de « travailler plus dur, pas plus intelligemment » est une idée culturelle à laquelle de nombreuses personnes succombent, même lorsque personne ne supervise leur travail.

Courir contre la montre

Pour commencer à appliquer la loi de Parkinson, dressez une liste de vos tâches et divisez-les par le temps qu’il vous faut pour les accomplir. Accordez-vous ensuite la moitié de ce temps pour accomplir chaque tâche. Vous devez considérer l’établissement de cette limite de temps comme cruciale. Traitez-le comme n’importe quelle autre échéance.

Une partie de l’inversion de ce qui nous a été inculqué (travailler plus dur, pas plus intelligemment) consiste à considérer les délais que vous vous fixez comme infranchissables, tout comme les délais fixés par votre patron ou vos clients.

Utilisez ce désir humain et instinctif de compétition qui alimente des secteurs tels que le sport et les jeux pour en tirer parti. Vous devez gagner contre le temps ; efforcez-vous de le battre comme s’il s’agissait de votre adversaire, sans prendre de raccourcis et sans produire de résultats de mauvaise qualité. Cette méthode est particulièrement utile si vous avez du mal à prendre vos propres délais au sérieux.

Mieux juger le temps

Dans un premier temps, il s’agira en partie d’un exercice visant à déterminer l’exactitude de vos prévisions de temps pour les tâches. Certaines peuvent être tout à fait exactes au départ, d’autres peuvent être exagérées si vous n’avez pas l’habitude d’utiliser la loi de Parkinson.

Ceux qui sont parfaits peuvent être ceux avec lesquels vous n’arrivez pas à battre le chronomètre lorsque vous divisez le temps alloué par deux, alors expérimentez avec des temps plus longs. Ne revenez pas directement au temps initial, car il peut y avoir une période optimale entre les deux.

Si vous travaillez à l’ordinateur, un minuteur numérique vous sera très utile. Il vous fera également gagner un peu de temps, car il vous permet de voir d’un coup d’œil combien de temps il vous reste. L’utilisation de l’horloge implique des additions et des soustractions !

Ecraser les cafards du monde de la productivité

Lorsque vous mettez en œuvre la loi de Parkinson, recherchez ces petites choses qui vous font perdre du temps, comme le courrier électronique et la lecture des fils d’information, que vous pensez habituellement prendre dix ou vingt minutes (ou même, à Dieu ne plaise, trente !). Ce sont les « cafards » du monde de la productivité – de petits parasites qui ne font rien d’autre que de vous rendre la vie pénible, des douleurs dont vous n’arrivez pas à vous débarrasser, même si vous vous promenez dans la maison avec une chaussure ou un insecticide.

Au lieu de vérifier tranquillement vos courriels pendant 20 à 30 minutes le matin, accordez-vous cinq minutes. Si vous êtes prêt à relever le défi, allez encore plus loin et accordez-vous deux minutes.

N’accordez plus d’attention à ces tâches jusqu’à ce que vous ayez terminé tout ce qui figurait sur votre liste de choses à faire ce jour-là, après quoi vous pourrez vous adonner à la lecture de vos courriels, aux réseaux sociaux et à la lecture de votre fil d’actualité à votre guise.

Apprendre à établir des priorités

Il s’agit de tâches pour lesquelles 10 % de ce que vous faites est important et 90 % est absolument inutile au regard de la loi de Parkinson. Cela vous oblige à vous concentrer sur les tâches importantes – les flux que vous devez lire pour vous améliorer dans votre travail (par exemple, si vous êtes un concepteur de sites web et que vous devez vous informer sur les nouvelles pratiques), et les courriels qui sont réellement prioritaires.

Expérimentez jusqu’où vous pouvez aller. Fixez des critères très stricts pour déterminer l’importance d’un courriel et prévoyez des sanctions sévères ! Cela signifie que vous devez utiliser le bouton Supprimer – je ne préconise pas la violence contre vos collègues.

Le bilan

Vous pouvez expérimenter la loi de Parkinson et réduire vos délais au strict minimum dans de nombreux domaines de votre vie. Ne perdez pas de vue la limite entre le « strict minimum » et le « manque de temps ». Votre objectif est de faire un travail bien fait en moins de temps, et non pas un désastre qui vous ferait perdre votre emploi ou vos clients.

En utilisant correctement la loi de Parkinson, vous pouvez accomplir plus de choses en moins de temps et apprendre combien de temps chacune de vos tâches nécessite réellement.

Crédit photo : Alejandro Escamilla via unsplash.com