Comment j’arrive à faire les choses avec seulement la moitié du temps dont les autres ont besoin

Les professionnels et les entrepreneurs mènent aujourd’hui une vie extrêmement chargée. Malgré l’abondance de gadgets, d’outils et d’autres technologies susceptibles d’améliorer la productivité, les gens travaillent aujourd’hui plus longtemps[1] que jamais, ce qui entraîne un stress excessif et une baisse des performances au fil du temps.

Que vous travailliez pour un client ou que vous poursuiviez vos propres projets, vous devez faire preuve d’intelligence dans la manière dont vous traitez les tâches pour prospérer dans ce monde concurrentiel. Pour cela, vous devez adopter des stratégies qui vous aideront à rester productif[2] et à utiliser efficacement les ressources dont vous disposez. Surtout, n’oubliez jamais que votre esprit est votre plus grande arme – alors gardez-le rassemblé, concentré et organisé.

Qu’est-ce que l’analyse du chemin critique et comment peut-elle vous aider à rester vigilant et concentré ?

En termes simples, l’analyse du chemin critique (CPA) est une technique qui peut vous aider à garantir la réalisation de tâches importantes dans les délais impartis. Dans ce processus, un grand objectif est décomposé en une série d’objectifs plus petits. Ensuite, vous devez déterminer le temps nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche et la relation entre elles.

Dans la méthode beaucoup plus simple du diagramme de réseau, vous avez spécifiquement besoin de l’heure de début au plus tôt, de l’heure de fin au plus tard et de l’ordre approprié dans lequel les tâches doivent être accomplies.

En rassemblant ces informations, le CPA vous permet de calculer le temps maximum nécessaire à la réalisation de l’ensemble du projet. Ce délai, ainsi que toutes les tâches nécessaires à la réalisation de l’objectif global, constituent ce que l’on appelle le chemin critique. Si un plan plus court est disponible, il vous permettra également d’identifier les tâches qui peuvent être retardées ou « relâchées » tout en restant dans les temps.

Comment vous pouvez bénéficier de l’utilisation de l’ACP pour résoudre vos tâches quotidiennes complexes ?

Les chefs de projet utilisent le CPA en permanence pour gérer et suivre des tâches complexes, mais il peut également être appliqué par tout le monde dans presque tous les domaines. Il suffit de comprendre son modèle, de savoir comment il fonctionne et d’apprendre à cartographier son diagramme CPA. Ce faisant, vous pourrez bénéficier des avantages suivants :

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– En tant que chef de produit ou responsable, l’utilisation du CPA vous permet de rester concentré tout au long d’un projet. Il vous aide à savoir exactement ce que chacun doit faire pour rester sur la bonne voie.

– Avec une approche adéquate, la CPA est un outil efficace de gestion des risques et des coûts[3].

– Le calendrier déterminé par l’ACP peut servir de base à la prise de décision future.

– L’ACP vous aide à repérer les possibilités de raccourcir les tâches tout en obtenant les mêmes résultats finaux. Des ajustements peuvent être apportés en augmentant le budget, en constituant une équipe plus importante ou en mettant en œuvre l’automatisation[4] et d’autres stratégies permettant de gagner du temps.

– Identifier les travaux qui peuvent être effectués simultanément afin d’éliminer les retards sur le chemin critique.

– Un diagramme CPA entièrement tracé vous donnera une vue d’ensemble d’un projet sophistiqué.

Même si l’ACP est un outil puissant, vous devez être conscient des points suivants

Si l’ACP peut être très bénéfique à toute entreprise, elle n’est pas exempte de quelques défauts :

– Tracer des projets sans disposer de données suffisantes vous obligera à dépendre d’hypothèses.

– Les projets de grande envergure nécessitent l’examen d’un grand nombre de dépendances, de chemins et de tâches, ce qui fait de l’ACP un processus qui prend beaucoup de temps.

– Même avec le CPA, vous devez faire preuve de souplesse et élaborer des plans d’urgence.

Instructions pas à pas pour appliquer l’analyse du chemin critique

Vous trouverez ci-dessous les étapes importantes pour tirer parti de l’ACP dans votre prochain grand projet :

1. Énumération des tâches essentielles

Avant toute chose, vous devez identifier toutes les choses que vous devez faire pour atteindre votre objectif. Par exemple, si vous envisagez de créer une nouvelle boutique en ligne, vous trouverez ci-dessous quelques-uns des objectifs à atteindre :

A. Choisir et rechercher un créneau – 1 jour

B. Recherche de mots-clés – 2 jours

C. Réaliser des enquêtes pour la recherche sur les produits – 10 jours

D. Effectuer une recherche de produits en ligne – 3 jours

E. Construire le site (installer WordPress, mettre en place la sécurité web, etc.) – 4 jours

F. Créer du contenu – 10 jours

G. Développer et optimiser les pages produits – 20 jours

2. Détermination des dépendances

Ensuite, vous devez établir la séquence de toutes les activités en déterminant leurs dépendances. Commencez par les tâches qui doivent être accomplies en premier avant toutes les autres tâches qui mènent à la ligne d’arrivée.

Par exemple, vous devez d’abord faire A (choisir une niche) avant de faire B, C ou D. Vous devez également faire E (construire le site) avant de commencer les tâches F et G. Pour l’instant, énumérez les dépendances requises pour chaque tâche au fur et à mesure qu’elles sont nécessaires pour l’étape suivante.

3. Création d’un diagramme CPA

Les conventions de création d’un diagramme CPA nécessitent trois composants : un nœud, des activités et des durées.

Un nœud est généralement représenté par un cercle. Il comprend l’heure de début au plus tôt (EST), l’heure de fin au plus tard (LFT) et un numéro d’activité :

How I Get Things Done with Only Half of the Time Others Need

    Dans un réseau CPA, les tâches sont indiquées par des flèches, qui relient les nœuds pour déterminer la dépendance. Notez que les flèches – et non les nœuds – représentent les tâches que vous avez identifiées précédemment. Ne confondez pas le numéro de l’activité avec la tâche spécifique.

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    Voici une illustration pour vous aider à comprendre :

    How I Get Things Done with Only Half of the Time Others Need

      Dans l’exemple ci-dessus, la tâche A (choisir une niche) se situe entre les nœuds 1 et 2, tandis que la tâche B se situe entre les nœuds 2 et 3. Pour donner un sens à la séquence, indiquez la description de la tâche sous la flèche.

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      Enfin, la durée peut être incluse de l’autre côté de la description de la tâche. Les positions de la description et de la durée peuvent être interchangées librement.

      4. Calcul de l’EST

      Pour déterminer l’EST, il faut d’abord présenter les activités du début à la fin :

      How I Get Things Done with Only Half of the Time Others Need

        N’oubliez pas que l’EST indique l’heure de début au plus tôt de la tâche suivante. Pour la calculer, vous devez additionner la durée totale de toutes les tâches précédentes.

        Par exemple, puisque la tâche A (choisir une niche) n’a pas d’activité avant elle, l’EST du premier nœud est égal à 0. La tâche suivante B (faire une recherche de mots-clés) devra attendre la durée maximale de la tâche A. Par conséquent, l’EST suivant est égal à 1.

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        La tâche B ayant une durée maximale de 2 jours, le troisième EST est égal à 3, soit la durée totale des tâches A et B (1 jour + 2 jours). En effet, les tâches C et D devront attendre les deux durées des tâches A et B.

        How I Get Things Done with Only Half of the Time Others Need

          Le remplissage de l’EST pour le reste des tâches devrait ressembler à ce qui suit :

          How I Get Things Done with Only Half of the Time Others Need

            Il convient de noter que, si une activité comporte deux tâches précédentes, c’est celle dont la durée est la plus longue qui sera prise en compte dans le chemin critique. Par exemple, étant donné que la tâche C (mener des enquêtes) a une durée plus longue que la tâche D (effectuer des recherches en ligne sur les produits), sa durée de 10 jours sera utilisée pour calculer le chemin critique suivant. En d’autres termes, elle sera ajoutée à la durée totale avec la durée de la tâche suivante – 3 jours + 10 jours + 4 jours = 17 jours.

            Ensuite, vous devriez être en mesure de tracer le chemin critique, qui devrait avoir la durée la plus longue possible :

            How I Get Things Done with Only Half of the Time Others Need

              5. Calcul de la LFT

              Une fois que vous avez identifié l’EST pour tous les nœuds, vous pouvez calculer la LFT. Cette fois, vous devez commencer par la gauche et soustraire la durée de la tâche précédente du total.

              N’oubliez pas que le dernier nœud doit toujours avoir une TFT égale à la durée totale du projet, tandis que le premier nœud doit toujours avoir une TFT égale à zéro. Pour calculer la TFT suivante, il suffit de soustraire la durée de la tâche précédente de l’EST du nœud de droite. Puisque la tâche G (développer les pages du produit) a une durée de 20 jours, et que l’EST du dernier nœud est de 47, le LFT du nœud suivant à gauche sera de 20 (47 jours – 20 jours). Si vous continuez à faire cela le long de tous les chemins, vous remarquerez que l’EST et le LFT seront différents aux points où deux tâches possibles ou plus sont introduites :

              How I Get Things Done with Only Half of the Time Others Need

                N’oubliez pas que, lors du calcul de la LFT suivante, c’est toujours la plus petite différence possible qui sera utilisée. Dans le diagramme ci-dessus, la différence entre deux tâches est de 3 (13 EST – 10 jours) et de 5 (8 EST – 3 jours). Puisque 3 < 5, la valeur du prochain TFT sera 3.

                En bref, cela signifie que vous devez utiliser les valeurs du chemin critique, ce qui permettra au premier nœud d’avoir un LFT de zéro.

                6. Calcul de la valeur flottante

                La marge indique le temps pendant lequel une tâche peut être retardée sans affecter le calendrier de l’ensemble du projet. Elle peut être calculée à l’aide d’une formule simple : LFT – durée de la tâche précédente – EST du nœud précédent.

                Dans l’exemple ci-dessus, la TFT de la tâche D (recherche de produits) est de 13, sa durée est de 3 jours et le nœud précédent a une EST de 3. L’application de la formule donnerait :

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                13 (LFT) – 3 jours (Durée) – 3 (EST) = 7 jours.

                Cela signifie que vous ou votre équipe pouvez retarder la tâche D d’une semaine sans affecter la durée totale du projet. Notez que si vous appliquez la même formule à une tâche située sur le chemin critique, vous obtiendrez toujours zéro, car ces tâches ne peuvent pas être retardées.

                Consacrer un peu de temps à l’avance, c’est économiser beaucoup plus en fin de compte

                Prêt à prendre le contrôle de vos objectifs ? La création d’un diagramme CPA peut être fastidieuse, mais une fois que vous aurez une vue d’ensemble de la chronologie de votre projet, vous ressentirez une vague de motivation et d’enthousiasme. Pour votre prochaine étape, essayez d’utiliser des outils de diagramme CPA comme Lucidchart[5] ou apprenez d’autres tactiques de gestion de projet dans cet article[6]. Si les leçons ci-dessus vous ont aidé à obtenir des résultats, n’hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires !