🔥 Produits recommandés : Canon EOS R6 II • DJI Mini 4 Pro • MacBook Pro M4
1. Commencez par la bonne ligne d’objet. Une ligne qui indique à vos lecteurs ce qu’ils doivent faire après avoir lu l’e-mail, et non la raison pour laquelle vous l’envoyez.
Tous les auteurs de courriels médiocres qui font perdre du temps commettent la même erreur cardinale. Ils ne tiennent pas compte de leurs lecteurs, qui sont déjà débordés : qui va lire l’e-mail, dans quelles conditions et combien de temps ils ont à consacrer à la lecture de ces e-mails « Cover Your Ass » que nous connaissons tous beaucoup trop bien. La plupart d’entre nous ne prennent la peine de lire les courriels qu’en fonction (a) de leur expéditeur et (b) de leur objet. Par conséquent, un objet qui parle directement aux intérêts de votre lecteur garantit qu’il ouvrira au moins l’e-mail, voire qu’il le lira avec autant d’amour qu’une missive émanant d’une personne qui lui est chère.
Commencez par une action, un besoin ou un avantage pour vos lecteurs : Participez à des ateliers qui vous aideront à développer votre clientèle. Si vous demandez à quelqu’un de faire quelque chose, ajoutez un objet : J’ai besoin de vos commentaires sur ma nouvelle description de poste. Et, comme de nombreuses personnes sont sujettes à l’erreur de planification, une date limite d’action garantit que vos lecteurs ouvriront, liront et agiront en fonction de l’e-mail : Veuillez confirmer votre participation aux sessions de formation Canvas avant vendredi.
2. Après une brève salutation, commencez par les avantages que vos lecteurs tireront de l’action que vous vous apprêtez à leur demander .
Ces avantages peuvent profiter à l’organisation, au service ou à l’équipe, ou simplement à l’individu : La dernière version de Canvas vous offre un contrôle plus granulaire dans la gestion des résultats des tests de vos étudiants, vous permettant de courber les résultats, d’ajouter des points ou d’accorder plus de temps aux étudiants dans les différentes sections de cours en seulement quelques clics de souris.
3. Poursuivez par une brève justification de l’action que vos lecteurs doivent entreprendre, incluse dans ce premier paragraphe .
Par exemple, vous pourriez dire : Comme cette nouvelle version de Canvas introduit des changements majeurs dans la plate-forme, vous devrez assister à une brève session de formation pour que la transition vers cette version se fasse le plus facilement possible.
4. Relier la justification à la demande d’action.
Dites quelque chose comme : « Nous offrons donc des sessions de formation d’une heure pendant la semaine du 12 au 16 août : Nous proposons donc des sessions de formation d’une heure pendant la semaine du 12 au 16 août. Veuillez remplir le sondage Doodle, en indiquant votre disponibilité, au plus tard le 9 août. Veillez à ce que l’action que vous demandez, ainsi qu’une date limite, apparaissent dans les dernières phrases du paragraphe d’ouverture. Ces phrases occupent la position d’emphase pour l’ensemble du courriel, ce sont les phrases dont vos lecteurs se souviendront le mieux et le plus longtemps. Considérez-les comme la thèse de votre courrier électronique, qui définit les attentes des lecteurs pour le contenu qui suit.
5. Si vos lecteurs ont besoin de plus de contexte, fournissez-les par ordre d’importance pour eux, et non pour l’organisation, dans le paragraphe suivant.
Avant de conclure, n’oubliez pas de souligner les avantages pour votre public de se conformer à votre demande ou de participer à l’activité que vous annoncez.
6. Incluez toujours une salutation et une conclusion, même si vous vous adressez à une personne que vous connaissez bien et avec laquelle vous communiquez fréquemment .
Si vous omettez la salutation, vous risquez de paraître impoli, exigeant ou tout simplement con – à l’exception des réponses à de longues chaînes de courriels, impliquant plusieurs destinataires confirmant leur disponibilité pour un appel de groupe ou répartissant les responsabilités pour les tâches d’un projet. Voici quelques exemples de courriels réels :
Exemple : Corriger les erreurs pour l’ensemble de la formation. J’en ai assez de m’en occuper.
Contexte : C’est l’expéditeur qui est responsable des erreurs, et non le destinataire. Le it final brouille également la question de savoir si l’expéditeur est malade de gérer les erreurs ou le cours – ou, à ce qu’il semble, la vie elle-même.
Exemple : J’ai remarqué que certains d’entre vous ne savent pas exactement ce qu’est un représentant en marketing, quelles sont les tâches qu’il accomplit et pourquoi il est nécessaire d’en embaucher un pour commencer. Le travail principal d’un agent de marketing consiste à attirer des clients. Il doit ensuite veiller à ce que ces clients soient satisfaits. S’il ne les satisfait pas, ces clients ne feront plus affaire avec nous et l’agent de marketing ne fait pas son travail correctement. La question a été posée : « Comment trouver des clients ? » C’est le travail de l’agent de marketing et c’est pour cela que nous l’engageons. À l’avenir, veuillez transmettre toutes les questions de ce type à moi, le directeur du marketing.
Contexte : Les directeurs d’agence d’une banque nationale doivent travailler avec les nouveaux représentants en marketing installés dans les agences qui étaient auparavant le fief exclusif des directeurs. Le sarcasme dégoulinant de cet e-mail ne manquera pas d’énerver les directeurs d’agence et de saboter les efforts du représentant marketing pour travailler de manière fructueuse avec les agences afin d’obtenir de nouveaux clients. Avez-vous déjà entendu quelqu’un utiliser l’expression » vous autres » de manière positive ? Non.
Notez qu’aucun de ces joyaux n’inclut la salutation et la conclusion, sans parler du mot » s’il vous plaît« , d’une justification, d’une action claire ou d’une date limite.
L’envoi d’un mauvais courriel peut faire perdre la bonne volonté de votre organisation et mettre à mal vos relations avec d’autres employés ou même des collègues proches. En outre, vous pouvez acquérir la réputation d’envoyer des courriels qui font perdre du temps ou, pire, des courriels qui auraient dû être utiles, mais qui sont tellement gnomiques que vos lecteurs ont manqué une occasion précieuse parce qu’ils n’ont pas pu comprendre ce que vous essayiez de communiquer.
Remarque : si votre e-mail annonce des changements inattendus, des décisions controversées ou toute autre chose négative, évitez l’approche directe décrite dans les points essentiels 2, 3 et 4. Privilégiez plutôt une approche indirecte, qui garantit que les lecteurs – du moins ceux qui n’ont pas été licenciés – terminent la lecture de l’e-mail en étant motivés pour se conformer à votre demande, plutôt qu’en envisageant de surfer sur Monster.com pour trouver des emplois dans d’autres organisations. Nous verrons dans le prochain article comment gérer ces courriels à bombe à retardement.
