La capacité à déléguer efficacement est une compétence qui s’apprend, comme toute autre compétence.
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En tant que chefs d’entreprise ou entrepreneurs, nous continuons souvent à travailler dur et à faire des heures supplémentaires parce que c’est ce que nous devons faire pour réaliser toutes les choses que nous voulons. C’est ce qui nous apportera le succès, n’est-ce pas ?
Et si nous pouvions déléguer les tâches à faible valeur ajoutée et nous concentrer sur celles qui nous rapportent le plus ? Vous vous dites peut-être : « C’est une bonne idée, mais je ne suis pas doué pour déléguer ou je n’ai pas beaucoup d’expérience en la matière ».
La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas difficile de déléguer du travail et que cela s’apprend. Avec le temps et la pratique, vous deviendrez meilleur et pourrez consacrer plus de temps à des tâches de plus grande valeur.
ways to delegate more effectively
Comment déléguer efficacement pour accomplir davantage de tâches
Voici des mesures simples que vous pouvez appliquer pour mieux déléguer afin de libérer votre temps pour des tâches plus stratégiques.
- Faites une liste de tout ce que vous faites actuellement. Trouvez un moment de tranquillité pour réfléchir à toutes les choses que vous faites ou dont vous êtes responsable. Cela peut prendre une heure ou quelques heures en fonction de votre charge de travail. C’est vraiment le point de départ. Ce qui peut vous surprendre, c’est de voir toutes les choses que vous faites actuellement et qui ne sont peut-être pas la meilleure utilisation de votre temps.
- Commencez à éliminer. Une bonne règle à respecter est « pourquoi déléguer quand on peut éliminer ». Examinez votre liste et décidez ce dont vous pouvez vous débarrasser. Y a-t-il des choses sur votre liste qui n’auraient pas d’importance si vous cessiez de les faire ?
Peut-être passez-vous chaque jour du temps à visiter des sites web qui n’apportent aucune valeur ajoutée à vous ou à votre entreprise, par exemple. Si vous ne pouvez pas éliminer complètement une chose, ce n’est pas grave, car nous y reviendrons à l’étape suivante. - Décidez ce que vous souhaitez déléguer À partir de votre liste, évaluez les tâches à forte valeur ajoutée et les tâches à faible valeur ajoutée qui pourraient être accomplies par quelqu’un d’autre. Parmi les tâches à faible valeur ajoutée, citons la gestion de votre agenda et de vos rendez-vous, la réservation de vols ou l’organisation de voyages, le tri des courriels, les modifications mineures apportées à un site web, etc.
Souvent, il existe des personnes qui peuvent accomplir ces tâches de faible valeur bien mieux que vous et beaucoup plus rapidement. - Évaluez les ressources dont vous disposez actuellement. Transférez tout ce que vous aimeriez déléguer sur une nouvelle liste. Si vous avez une équipe, déterminez si les points forts ou les compétences des membres de votre équipe correspondent à ce qui figure sur votre liste. Si vous n’avez pas d’équipe, c’est le moment de chercher de l’aide.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreux services qui peuvent offrir des services de type assistant virtuel à un tarif raisonnable. L’un des avantages des services d’assistants virtuels est la flexibilité qu’ils offrent. En fonction de votre budget, vous pouvez externaliser le travail en fonction du nombre d’heures travaillées ou pour un projet particulier ou un type de tâche, pour n’en citer que quelques-uns. - Proposez des formations et systématisez autant que possible. La formation sera très importante pour que cela fonctionne. Quiconque se voit confier la responsabilité d’exécuter les tâches que vous venez de déléguer devra être formé à leur exécution et comprendre ce que l’on attend de lui.
Si vous avez documenté les processus, il sera beaucoup plus facile de les transmettre à quelqu’un d’autre. L’objectif est de systématiser autant que possible, ce qui signifie que tout ce qui doit être fait fait l’objet d’un calendrier convenu quant à la nature, au moment et à la fréquence de l’action. - Assurez le suivi et obtenez un retour d’information. Au début, pendant que vous et la personne à qui vous avez délégué le travail vous vous habituez à ce nouvel arrangement, une communication régulière sera importante. Le suivi et le retour d’information sont essentiels pour s’assurer que les choses fonctionnent comme prévu.
Si les étapes ne sont pas respectées, il est essentiel de savoir pourquoi et ce qui peut être fait pour résoudre les problèmes. L’essentiel est d’être patient au début et de permettre aux choses de s’améliorer au fil du temps.
Il ne faut pas oublier que lorsqu’on délègue, on abandonne le contrôle de certaines choses, mais on en reste responsable. La délégation ne doit pas être considérée comme une microgestion, mais comme une occasion de permettre à une autre personne d’exprimer ses compétences et ses talents tout en vous aidant.
Les avantages d’une délégation plus efficace sont énormes. Pouvoir se concentrer sur des tâches de grande valeur est l’un des principes fondamentaux de la réussite d’un dirigeant ou d’un entrepreneur.
Question : Quelles sont les choses que vous aimeriez déléguer ou que vous avez déjà déléguées à d’autres ?
