La productivité est une compétence qu’il faut développer au fil du temps, en particulier pour les chefs d’entreprise autodidactes. Lorsque vous êtes en charge de la gestion d’une entreprise, le temps est votre bien le plus précieux. Et c’est aussi celui qui vous échappe le plus souvent. En utilisant les 16 astuces de productivité suivantes, vous apprendrez à travailler de manière plus efficace plutôt qu’efficiente et à vous créer une routine de travail moins chargée.

1. Abandonner l’horaire de 9 à 5

Ce n’est plus un secret pour personne : la journée de travail traditionnelle de 9 à 5 n’est pas la durée optimale de productivité. En fonction de votre personnalité, de vos habitudes et de votre mode de vie, vous préférerez peut-être travailler de 6 heures du matin jusqu’au déjeuner ou arriver après midi et être le dernier à partir. Effectuez les tâches les plus difficiles pendant vos heures les plus productives et planifiez les réunions et les tâches routinières au moment de la journée où vous commencez à vous sentir déprimé.

Petit rappel : Ne soyez pas le premier à arriver et le dernier à partir. À long terme, cette pratique ruinera votre productivité et votre vie personnelle, car votre cerveau n’aura jamais l’occasion de se recharger complètement. Vous ne pouvez pas être un grand dirigeant si vous ne prenez pas soin de vous.

2. Connaître ses priorités

Soit vous apprenez à établir des priorités comme si de rien n’était, soit vous êtes condamné. Les activités essentielles qui feront progresser votre entreprise doivent toujours être abordées en premier, même si elles sont les plus difficiles à mener à bien. Privilégier l’efficacité à l’efficience devrait être votre mantra quotidien. Vous ne pourrez jamais tout faire, mais vous pouvez accomplir les tâches qui feront progresser votre vision et votre entreprise.

Voici un excellent conseil d’un général du Pentagone : « Je fais d’abord une liste de priorités : une, deux, trois, etc. Ensuite, je raye tout ce qui se trouve en dessous de la troisième.

Le multitâche est souvent considéré comme une bonne compétence, sauf qu’il n’en est rien. De nombreux tests l’ont prouvé : les multitâches chroniques obtiennent à long terme de moins bons résultats que ceux qui traitent un seul problème à la fois. Plutôt que de passer d’une tâche à l’autre d’une minute à l’autre, consacrez 20 minutes à une seule tâche, puis passez à la suivante. C’est ce qu’on appelle la technique Pomodoro et vous sentirez votre productivité augmenter dès le premier jour.

3. Adopter la sieste

Votre cerveau a besoin de se ressourcer après de longues heures de travail. Selon les scientifiques, si vous avez besoin d’un regain de vigilance rapide, faites une sieste de 10 à 20 minutes ; pour le traitement de la mémoire cognitive, une sieste de 60 minutes conviendrait mieux et une sieste de 90 minutes impliquerait un cycle complet de sommeil, qui stimule la créativité, la mémoire émotionnelle et la mémoire procédurale. De nos jours, il existe de nombreuses technologies intelligentes de confort personnel pour vous aider à dormir confortablement et même à vous réveiller en douceur au bon moment.

4. Recruter les meilleurs talents

Comme le dit Joshua Conran, associé principal chez Deksia, « j’ai appris à embaucher des personnes qui sont meilleures que moi dans des domaines spécifiques. Je m’efforce activement de faire en sorte d’être la personne la plus stupide de la pièce. Ce faisant, j’ai moins besoin de moi au quotidien pour mener à bien les projets, et les talents de l’entreprise accomplissent en réalité plus que je ne pourrais jamais le faire. »

En tant que dirigeant, veillez à consacrer du temps à l’acquisition et au maintien des meilleurs éléments dans votre entreprise, plutôt que de faire de la microgestion et de vous efforcer de tout gérer par vous-même.

5. Ne pas consulter son courrier électronique dès le matin

Consacrez ce temps à des tâches plus créatives, plutôt que de vous laisser absorber par des heures de réponses en boucle. De nombreux chefs d’entreprise prospères réduisent déjà le temps qu’ils consacrent au traitement des courriers électroniques à un ou deux jours par semaine. Vous serez surpris d’apprendre que de nombreuses personnes dans votre entreprise peuvent gérer leurs problèmes sans que vous ayez à intervenir.

6. S’écouter soi-même

Choisissez les types d’outils de productivité qui vous aident le plus. Si vous réagissez mieux aux rappels constants de votre téléphone ou aux fenêtres contextuelles de votre ordinateur, installez des applications pratiques! Si vous aimez noter les choses et les cocher physiquement, achetez un grand agenda et un stylo de luxe. Ne suivez pas les tendances, réfléchissez et utilisez ce qui vous convient le mieux.

7. Régler les « jours d’avion »

Avez-vous déjà remarqué que vous pouviez atteindre plus d’objectifs en étant totalement déconnecté du monde lors d’un long vol ? Vous n’avez pas besoin de prendre l’avion, vous pouvez créer le même environnement à la maison ou au bureau. Les « jours d’avion », bloquez le temps sur votre calendrier partagé, éteignez votre téléphone et votre connexion réseau, éliminez toutes les autres distractions et concentrez-vous sur les trois tâches les plus prioritaires de votre liste.

8. Nettoyez votre Facebook

Quels que soient vos efforts, il vous arrive de jeter un coup d’œil à votre Facebook de temps en temps. Pour limiter le temps passé sur le réseau social, Roman Grigorjev suggère de faire passer tout le monde du statut d' »amis » à celui de « connaissances ». De cette façon, vous ne verrez que deux à cinq messages importants par jour, au lieu de centaines de photos de chats et de statuts de réflexion personnelle.

9. Utiliser la règle des 2 minutes

S’il vous faut moins de deux minutes pour terminer la tâche, faites-la tout de suite. Oui, c’est aussi simple que cela, mais croyez-moi, cette petite habitude peut augmenter considérablement votre productivité si vous la mettez en pratique.

10. Ne pas perdre de temps au bureau

Lisez et répondez à vos courriels pendant vos déplacements et sauvegardez les articles intéressants que vous avez trouvés dans l’application Pocket pour les consulter plus tard. Votre bureau est l’endroit où vous devez vous concentrer uniquement sur votre travail et rien d’autre.

11. Soutenir votre équipe

En tant que leader, vous devez vous efforcer d’encourager les autres à rayer des éléments de leur liste, tout comme vous le faites. Plus votre équipe est inspirée et motivée, plus vous pourrez atteindre d’objectifs à la fois. Si vous pouvez aider les autres à accomplir leurs tâches quotidiennes et à dépasser leurs objectifs, vous serez en mesure de conduire l’ensemble de l’entreprise vers une plus grande productivité.

12. Mangez d’abord cette grenouille

Pas littéralement, bien sûr. Commencez votre journée en travaillant sur l’activité que vous redoutez le plus (la grenouille), pourtant celle qui se trouve actuellement entre vous et le prochain pas de géant vers le succès !

13. Toujours avoir la matrice de décision à portée de main

Pour en revenir à l’établissement des priorités, si vous avez beaucoup de choses urgentes à faire ou une petite crise, utilisez cette matrice de prise de décision simple, mais très efficace.

Tout ce qui est facile à faire et qui aura un impact important doit être considéré comme une priorité « à faire tout de suite ». Les tâches de moindre importance et faciles à réaliser doivent être déléguées. Les éléments qui ont un impact important et qui sont difficiles à réaliser sont intégrés dans le mélange pour être classés par ordre de priorité par rapport à d’autres initiatives.

14. Apprendre à dire non

Vous êtes souvent invité à de multiples conférences, réunions et interventions. Apprenez à refuser les invitations ; vous n’aurez jamais le temps de vous concentrer sur ce qui est vraiment important tout en essayant de courir après d’éventuelles opportunités, même si elles semblent amusantes, utiles ou intéressantes. Le travail en réseau doit être limité à ce qui est nécessaire. Par exemple, engagez-vous à assister à deux conférences par an, à une ou deux réunions par mois, etc.

15. Prendre des rendez-vous avec soi-même

Vous avez des dizaines de réunions inscrites à votre agenda, mais quand vous êtes-vous réservé pour la dernière fois quelques heures pour vous asseoir tranquillement, rassembler vos idées et passer en revue les tâches essentielles que vous souhaitez accomplir ?

16. Essayer un logiciel de reconnaissance vocale

Je suppose que vous tapez toujours plus lentement que vous ne parlez, donc utiliser Siri pour taper des messages pour vous sur votre iPhone vous fera gagner beaucoup de temps. Utilisez Dragon Dictation pour taper toutes sortes de mémos, d’e-mails et d’autres documents pour vous ou Evernote Premium qui offre désormais la même fonction. Vous gagnerez ainsi au moins une heure par jour.

Crédit photo : Nana B Agyei via flickr.com