Comment changer votre relation avec le courrier électronique pour le meilleur

Le courrier électronique est devenu un système de communication courant dans la plupart des pratiques professionnelles. À l’origine, le courrier électronique était considéré comme une forme de communication qui améliorerait considérablement notre façon de travailler. Pourtant, il semble que le courrier électronique ait réquisitionné la majeure partie de notre journée de travail, tout en s’insinuant dans notre vie en dehors du travail à un rythme alarmant.

L’idée fausse la plus répandue sur le courrier électronique

En travaillant avec des groupes du monde entier, j’ai constaté une nette différence entre les personnes qui déclarent être submergées par le courrier électronique et celles qui déclarent que le courrier électronique fait tout simplement partie de leur travail. Alors que de nombreux professionnels font état d’une surcharge et d’un débordement du courrier électronique, ceux qui ne le font pas partagent un point de vue unique. Ces derniers considèrent le courrier électronique comme une forme de communication asynchrone. De par sa nature même, le courrier électronique est conçu pour être une communication asynchrone. Il est conçu pour être hors ligne. Une carte postale moderne en quelque sorte.

Pourtant, de nombreuses personnes traitent et utilisent le courrier électronique comme une forme de communication synchrone . Nous nous sentons obligés de répondre ou nous nous sentons accablés par le volume de courrier électronique parce que nous pensons que la personne nous attend. C’est comme si nous pensions qu’elle nous tapait sur l’épaule et attendait que nous nous retournions. C’est notre perception du courrier électronique qui est à l’origine de l’accablement et de la nervosité.

Qu’est-ce que je crois que le courrier électronique dit de moi ?

Nous savons que la consultation de notre courrier électronique est une habitude. Nous avons créé des habitudes dans la façon dont nous utilisons le courrier électronique. Pourtant, nous accordons rarement de l’attention aux habitudes cognitives liées à notre courrier électronique. Que vous dites-vous à propos du courrier électronique ? Si je ne réponds pas, mon patron pensera que je ne travaille pas. Si je ne réponds pas rapidement, je décevrai mes interlocuteurs. Si j’attends pour répondre, le client ira voir ailleurs ou dira à mon patron que je n’ai pas été réactif. Ou peut-être qu’une boîte de réception vide signifie que je peux faire une pause.

Je vous invite à prendre un moment pour réfléchir à ce qui motive votre comportement. Quelles histoires vous racontez-vous à propos du courrier électronique et de ce qu’il représente pour vous en tant que professionnel ?

Et si le fait que vous ne répondiez pas à votre patron était un réel problème ? Et si l’on s’attend à ce que vous soyez toujours en ligne ? Malheureusement, le courrier électronique est devenu un indicateur de performance pour beaucoup. « Si mon supérieur m’envoie un courriel et que je ne réponds pas immédiatement, il pensera que je ne suis pas devant mon ordinateur » ou « Si mon personnel ne répond pas immédiatement à mon ping sur Teams, je ne peux m’empêcher de penser qu’il ne travaille pas pour l’entreprise ».

Il s’agit d’une forme de connexion défectueuse. Les employés sont nerveux à l’idée de s’éloigner de leur ordinateur alors qu’ils entendent des messages sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Peu de superviseurs ont reçu une formation sur la manière de diriger des employés à distance, et ils sont donc entraînés dans le piège du cycle des courriels. Si quelqu’un est en ligne, c’est qu’il travaille. Il serait utile pour toutes les personnes concernées d’avoir une conversation sur le courrier électronique, de préférence sans passer par le courrier électronique ! Les employés n’ont pas non plus été formés ou entraînés dans ce domaine. Nous partons du principe que les gens savent travailler à distance et communiquer efficacement par courrier électronique.

Explorons quelques idées clés sur notre relation avec le courrier électronique.

Des idées rafraîchissantes pour les courriels

Il existe de nombreuses suggestions sur la manière de travailler plus efficacement avec le courrier électronique, mais les connaissances communes ne mènent pas toujours à des pratiques communes. Voici quelques idées pour aborder le courrier électronique différemment.

Appelez les choses par leur nom.

Le courrier électronique est un outil qui peut aussi être une source de distraction. Désactiver les notifications ou regrouper les courriels à certains moments de la journée de travail est une meilleure pratique pour gagner du temps et améliorer les flux de travail. Les courriels sont également un support pour l’agenda de tous les autres. Ce n’est pas votre agenda.

C’est littéralement un endroit où nous recevons les ordres des autres. Et si vous recevez toujours ces « ordres » et que vous vous retrouvez pris dans ce jeu de réponse et de retour, vous risquez d’être submergé.

Adopter une approche par courrier électronique.

Réservez un créneau horaire à la consultation de votre courrier électronique. Le matin, le midi, en fin d’après-midi, etc., selon ce qui vous semble le mieux adapté à votre emploi du temps. Il est utile de fixer des limites à l’utilisation de votre courrier électronique. Veillez également à communiquer vos « pratiques de réponse ». Cela peut être utile pour éviter que les gens ne vous envoient de multiples suivis qui encombrent votre boîte de réception. Parlez à votre supérieur et à votre équipe de vos fenêtres d’utilisation du courrier électronique. Faites-leur savoir que vous avez des blocs de travail pour les tâches à accomplir, si c’est possible.

Réalisez que les messages peuvent rester dans nos boîtes de réception plus longtemps que nous le pensons.

Les messages de votre boîte de réception ne sont pas comme les instructions de Mission Impossible. Il n’y a pas de règle « ce message s’autodétruira dans cinq secondes ». Les messages seront là lorsque vous serez prêt à les traiter. Prenez le temps et reconnaissez qu’il faut se donner une plus grande fenêtre de réponse. Encore une fois, le courrier électronique est une carte postale. Il s’agit d’une communication asynchrone. Si vous ou votre équipe avez besoin d’outils de communication synchrone, utilisez des outils spécialement conçus à cet effet. Si nous n’y prenons pas garde, le courrier électronique peut s’emparer de trop de domaines de notre flux de travail. Veillez à ce que votre courrier électronique ne devienne pas non plus votre système de classement ou de stockage.

Commencez votre journée de travail par une tâche à accomplir en dehors du courrier électronique.

Lire et répondre à des courriels peut être une source d’énergie, car cela implique souvent de s’orienter dans plusieurs directions ou de réfléchir à de nombreuses facettes de son travail. Si tout est prioritaire, rien ne peut l’être. Je vous invite à accomplir une tâche pour commencer votre journée avant d’ouvrir votre courrier électronique. Choisissez quelque chose de simple. Laissez volontairement quelque chose de la veille. Faites-le d’abord avant d’entrer dans le royaume perdu du courrier électronique. Cette tâche vous donnera un sentiment d’efficacité. Elle vous aidera à vous sentir productif. C’est ainsi que vous voulez vous sentir au début de votre journée de travail. Transportez ce sentiment d’accomplissement dans le reste de votre matinée.

Veillez à ce que le dernier courriel que vous envoyez fasse sourire quelqu’un.

Le courrier électronique peut être un outil utile pour partager des appréciations et diffuser des pensées positives. L’une de mes pratiques favorites consiste à m’assurer que le dernier courriel que j’envoie pour la journée a pour but de faire sourire quelqu’un ou d’illuminer sa journée. Terminez votre journée en apportant un peu de joie, un peu de lumière ou même un moment de gaieté à la personne qui le recevra.

Le courrier électronique fait partie intégrante de nos pratiques professionnelles, mais il ne doit pas dicter votre façon de travailler. J’espère que le temps consacré au courrier électronique sera bref et que le temps consacré aux tâches, c’est-à-dire à l’exécution du travail, sera abondant et utile.