À quel point votre travail est-il devenu « virtuel » ?

réunion virtuelle

Source : Gerd Altman/Pixabay

Ce billet a été rédigé en collaboration avec Florian Klonek du Future of Work Institute.

Combien de courriels avez-vous reçus aujourd’hui ? Utilisez-vous déjà Slack ou Microsoft teams au travail ? Êtes-vous au courant des outils virtuels que votre organisation utilise pour coordonner les projets d’équipe ?

Au cours de la dernière décennie, la plupart d’entre nous ont constaté une augmentation constante des outils virtuels que les organisations utilisent pour aider leurs employés à accomplir des tâches, à communiquer avec d’autres et à coordonner des projets de grande envergure.

Si vous vivez en Australie (comme nous) et que vous travaillez sur des projets d’envergure internationale, vous avez très certainement déjà eu l’occasion de coordonner des réunions avec des personnes travaillant dans des fuseaux horaires totalement différents.

C’est ce qu’on appelle travailler « virtuellement ». Le travail en équipe virtuelle devient rapidement la nouvelle norme dans de nombreuses organisations et industries. C’est pourquoi il est intéressant de s’interroger : Les équipes virtuelles fonctionnent-elles différemment des équipes en face à face ? La virtualité est-elle bonne ou mauvaise pour la performance des équipes ?

Une récente méta-analyse, qui consiste à résumer statistiquement les résultats de toutes les recherches menées à ce jour sur les effets de la virtualité sur la performance des équipes, n’a révélé aucune différence de performance entre les équipes virtuelles et les équipes en face-à-face (Carter et al., 2019). Mais en approfondissant ces résultats, on s’aperçoit qu’ils varient en fait beaucoup d’une étude originale à l’autre. Une telle variabilité indique généralement que les résultats dépendent d’autres facteurs qui « activent » (ou « désactivent ») les effets de la virtualité.

Une équipe de chercheurs de l’Université technique de Braunschweig en Allemagne et de notre Institut du futur du travail a entrepris de résoudre cette énigme en examinant la conception du travail des équipes virtuelles. La conception du travail des équipes peut être comprise autour des ressources professionnelles dont disposent les équipes (par exemple, l’autonomie, le retour d’information ou le soutien social) et de la mesure dans laquelle les équipes travaillent sur des tâches qui requièrent beaucoup de connaissances, ou qui sont complexes ou imprévisibles.

Dans 48 études différentes, les auteurs ont examiné comment la conception du travail d’équipe activait ou désactivait la relation entre la virtualité et le fonctionnement de l’équipe. Ils ont constaté que quatre aspects de la conception du travail sont importants :

• La virtualité dans les équipes semble nuire au fonctionnement de l’équipe (par rapport au travail d’équipe en face-à-face) lorsque le travail implique des tâches complexes, non routinières, et nécessite beaucoup de traitement de l’information.
• Lorsque les exigences professionnelles sont élevées (pression temporelle ou rôles clairement attribués aux membres de l’équipe), les équipes virtuelles obtiennent de moins bons résultats que les équipes traditionnelles.
• Lorsque le travail fournit de nombreuses ressources professionnelles (autonomie, retour d’information et/ou soutien social), les équipes virtuelles fonctionnent mieux que les équipes traditionnelles.
• Lorsque les membres d’une équipe dépendent les uns des autres pour mener à bien un projet, cela stimule l’apprentissage et améliore les performances.

Que pouvez-vous donc faire pour améliorer le travail en équipe virtuelle ? Nous avons trois conseils à vous donner :

1. Lorsque les membres d’une équipe travaillent dans des lieux différents (et dans des fuseaux horaires différents), ils ont besoin de flexibilité dans la manière et le moment où ils effectuent leur travail pour être le plus efficace possible. Par conséquent, si vous dirigez une équipe virtuelle, donnez-lui suffisamment d’autonomie dans la manière dont elle effectue son travail, autorisez-la à choisir ses propres méthodes de travail et à planifier son travail.
2. Donner aux membres de l’équipe des rôles clairement définis et discuter de ce que l’on attend de chacun d’entre eux afin d’améliorer la clarté des rôles.
3. Veillez à ce que l’équipe virtuelle reçoive régulièrement un retour d’information sur ses performances et créez des opportunités de soutien social. Par exemple, créez des canaux de communication virtuels (à l’aide d’outils tels que Slack ou MS teams) où les membres de l’équipe peuvent se connecter et échanger sur des questions liées au travail, publier des informations utiles et/ou simplement informer l’équipe des événements sociaux à venir. Cela évite aux membres de l’équipe de se sentir isolés dans le contexte de l’équipe virtuelle.