Être un bon communicateur est une qualité essentielle d’un grand dirigeant.
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Une grande partie du temps d’un dirigeant est consacrée aux réunions. Il est donc essentiel qu’il soit capable de mener des réunions efficaces.
how to have effective meetings
Voici cinq techniques simples qui peuvent être appliquées immédiatement pour rendre les réunions plus efficaces et plus productives.
Bien que la plupart de ces techniques soient connues ou courantes, la question clé est la suivante : « Les appliquez-vous ? ».
- Faites en sorte que tout le monde soit présent et concentré dès le début de la réunion. Il n’est pas rare que les gens aient de multiples priorités et il n’est donc pas surprenant que les participants aux réunions ne soient pas concentrés ou dispersés. Si tout le monde ne se concentre pas sur la réunion en cours, il y a de fortes chances que la réunion ne soit pas aussi efficace qu’elle pourrait l’être.
Voici une question puissante qui peut être posée au début de chaque réunion pour que tout le monde se concentre et soit présent. Cela ne prend que quelques minutes et ce temps vaut la peine d’être investi au début d’une réunion: Que devez-vous dire pour être pleinement présent pendant cette réunion ?
Les réponses peuvent aller de « J’ai plus de 100 courriels non ouverts » à « J’ai du mal à respecter la date limite de mon projet ».
En étant capable de reconnaître et d’exprimer ce qui est actuellement en tête, on permet aux gens de se consacrer à l’activité en cours. La question de suivi que le responsable peut alors poser est la suivante :
Seriez-vous prêt à être pleinement présent lors de cette réunion ?
C’est l’une des techniques les plus efficaces que je connaisse pour préparer le terrain à une réunion réussie. - Prévoir un ordre du jour à suivre. Il ne s’agit pas d’un « bon à avoir », mais d’un « must à avoir » ! Les réunions officielles ne peuvent se dérouler sans ordre du jour. Il n’est peut-être pas pratique d’avoir un ordre du jour si un dirigeant ou un responsable s’entretient avec quelqu’un dans l’atelier ou sur le terrain.
Cependant, toutes les réunions formelles doivent avoir un ordre du jour, qui indique clairement ce qui sera discuté, les résultats escomptés pour chaque point de l’ordre du jour, et qui est responsable de la direction ou de la mise à jour des points de l’ordre du jour.
Il est également important que les ordres du jour soient envoyés à tous les participants avant la réunion afin qu’ils sachent à quoi s’attendre et ce qu’ils doivent préparer pour la réunion. - Énoncez le résultat escompté dès le début de la réunion. Chaque réunion doit avoir un objectif. Il incombe au responsable de faire savoir à toutes les personnes présentes pourquoi la réunion a lieu et ce qu’on en attend.
Le but de notre réunion d’aujourd’hui peut être simplement énoncé comme suit : « Le but de notre réunion d’aujourd’hui est de… » Le fait d’avoir un résultat clair à l’esprit aidera tout le monde à rester concentré sur ce qui doit être fait pour atteindre ce résultat. - Documenter les décisions prises. Il est important de disposer d’un historique des discussions et des décisions prises. Cela sera utile si quelqu’un n’a pas pu assister à la réunion ou s’il y a un malentendu sur ce qui devait être fait ou ce qui a été décidé.
Au début de toute réunion, une personne doit être désignée pour rédiger le procès-verbal. Il est même préférable que cette désignation soit confirmée avant le début de la réunion. Une fois la réunion terminée, le procès-verbal doit être distribué dès que possible, généralement dans les deux jours qui suivent ou avant, afin que les participants puissent examiner ce qu’ils doivent faire maintenant. - Attribuez des étapes d’action assorties de délais. Si les mesures à prendre ne sont pas assignées à la fin de la réunion, celle-ci risque d’avoir été une perte de temps. Ne nous voilons pas la face. Pourquoi organiser une réunion si elle ne débouche pas sur une action concrète ?
Chaque mesure doit être assignée à une personne et assortie d’une date d’échéance. De cette façon, le responsable ou le gestionnaire dispose d’une mesure claire pour responsabiliser tout le monde. À la fin de chaque réunion, une étape importante consiste à fixer la date et l’heure de la prochaine réunion. C’est la responsabilité du dirigeant.
Ces cinq techniques simples, mais puissantes, peuvent aider tout dirigeant à organiser des réunions efficaces et productives. Des réunions efficaces sont le signe d’une bonne communication qui, en fin de compte, est le signe d’un bon leadership.
Question : Quelles sont les autres techniques nécessaires à l’organisation de réunions efficaces ?
