La rédaction de lettres commerciales est une tâche que nous devons tous accomplir de temps à autre, mais nous ne recevons généralement pas de formation à l’école sur la manière de le faire. Une mauvaise présentation de votre lettre peut vous faire paraître négligé et non professionnel, mais une fois que vous avez assimilé les principes de base et que vous disposez de quelques exemples, la rédaction d’une lettre d’affaires devient beaucoup plus facile.

Quel est le plus grand « non » dans la rédaction d’une lettre ?

Le problème le plus fréquent lorsque l’on rédige une lettre d’affaires est probablement l’utilisation d’un format de lettre inapproprié^[1]. Ce format offre quelques options, mais la plupart du temps, c’est ainsi que l’on procède.

Tout en haut de votre lettre doivent figurer vos coordonnées : nom, société (le cas échéant), adresse et numéro de téléphone. Certaines personnes indiquent également leur adresse électronique à cet endroit.

Viennent ensuite la date et les coordonnées de la personne à qui vous écrivez : nom, société et adresse.

Il y a ensuite une formule de politesse, généralement du type « Cher Monsieur/Madame Dupont ». Le corps de la lettre suit, puis une conclusion (Sincèrement, Meilleures salutations, ce que vous voulez) et quelques lignes vierges suivies de votre signature dactylographiée. Lorsque vous imprimez la lettre, vous pouvez la signer à l’encre.

Une fois le format maîtrisé, c’est le contenu qui peut s’avérer un peu plus délicat. Qu’il s’agisse d’une lettre de démission ou d’une lettre de recommandation, il existe quelques règles de base à respecter. Voici dix types de lettres professionnelles que vous pourriez être amené à rédiger^[2], le format de chaque lettre et un exemple que vous pouvez utiliser comme modèle.

Lettre de réclamation : Exprimer sa déception

Un moyen d’exprimer officiellement votre déception à l’égard d’une expérience, de signaler un mauvais service à la clientèle ou de faire savoir à une entreprise que ses produits n’ont pas répondu à vos attentes.

Quelques conseils :

• Ne vous laissez pas emporter par l’émotion ou la colère ; exposez simplement les faits.
• Soyez cordial, professionnel et bref. Faites-lui savoir ce qui s’est passé et ce que vous aimeriez qu’il fasse pour arranger les choses.
• Terminez en leur donnant un délai pour répondre avant de faire intervenir un médiateur ou un avocat.

Modèle de lettre de plainte | Federal Trade Commission

Lettre d’ajustement : Expliquer et s’excuser

Une bonne lettre d’ajustement peut vous aider à conserver un client fidèle ; une mauvaise lettre peut se répandre comme une traînée de poudre sur l’internet.

Quelques conseils :

• Dans la plupart des cas, vous devrez vous excuser de ne pas avoir répondu aux attentes de votre entreprise.
• Faites-lui savoir ce que vous faites pour remédier à la situation, ou expliquez-lui pourquoi vous ne faites pas ce que le client a demandé, le cas échéant.
• Soyez professionnel, concis, aimable et présentez vos excuses.

Exemples de lettres d’ajustement | OfficeWriting.com

Lettres de vente : Sensibilisation et promotion des produits

Les lettres de sollicitation restent importantes pour faire connaître votre entreprise ou vos produits/services à des clients potentiels.

Quelques conseils :

• Soyez bref.
• Faites en sorte qu’il s’agisse d’eux, mais pas de vous ou de votre entreprise.
• L’appel à l’action, c’est-à-dire le fait de dire à l’utilisateur ce qu’il doit faire et comment il doit le faire.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez également inclure vos prochaines étapes ou actions de suivi.

Modèles de lettres de vente | Letters.org

Lettre d’information : Recherche d’informations

Rédigez ce type de lettre lorsque vous souhaitez obtenir des informations, telles qu’une demande d’entretien, une demande de catalogue ou une demande de document public.

Quelques conseils :

• Soyez précis et bref ; facilitez la tâche de la personne qui pourra noter pour vous ce dont vous avez besoin.
• Il peut être utile de fournir un certain contexte, mais pas toute l’histoire de la raison pour laquelle vous avez besoin d’un document.
• Soyez courtois et montrez votre gratitude.
• Si vous demandez des informations sur les possibilités de travail, utilisez le format de la lettre de motivation.

Lettre de demande de renseignements | Modèles de documents

Lettre d’accusé de réception : indique le message reçu

Les lettres d’accusé de réception indiquent que vous avez reçu quelque chose (comme une demande d’emploi ou de bourse, ou des documents de vente) mais que vous n’avez pas encore agi.

Quelques conseils :

• Soyez bref.
• S’il y a des informations que toutes les personnes qui envoient des informations doivent connaître, comme la date à laquelle une décision sera prise concernant l’embauche pour un poste, indiquez-le également.
• Elle peut être utilisée pour remercier quelqu’un d’avoir fait un don à une cause, et doit donc être incluse dans la lettre avec toutes les pièces jointes.

Lettres de remerciement pour toutes les occasions | Template.net

Lettre de suivi : Encourager et rappeler

Une lettre de suivi est une sorte de coup de pouce pour s’assurer que les destinataires ont bien reçu une première lettre et pour leur rappeler ce que vous attendez d’eux. Elle est souvent envoyée après une lettre de vente, une lettre d’introduction ou une lettre de demande d’informations.

Quelques conseils :

• Soyez bref pour rappeler au destinataire qui vous êtes, ce que vous avez demandé et quand vous l’avez demandé.
• Inclure la date limite si la note initiale ne l’a pas fait.
• Inclure un appel à l’action en guise de rappel.

Modèles de suivi de toutes sortes | Write Express

Lettre de commande : Passer une commande

Une manière formelle de passer une commande.

Quelques conseils :

• Soyez concis et précis.
• Veillez à inclure toutes les informations dont une personne aurait besoin pour passer une commande.
• Indiquez toutes les informations relatives à l’expédition et au mode de paiement.
• Montrez votre gratitude.
• Fournir les coordonnées d’une personne à contacter pour le suivi.

Exemples de lettres de commande | Comment rédiger une lettre

Lettre de motivation : Se présenter pour un emploi

La lettre de motivation est un moyen de se présenter, en particulier lorsqu’on postule à un emploi.

Quelques conseils :

• Mentionnez d’emblée l’emploi pour lequel vous postulez. Il n’est pas nécessaire de faire preuve de fantaisie.
• Ne citez que quelques points pertinents dans votre CV, en particulier les expériences connexes.
• N’oubliez pas de mentionner également vos compétences non techniques (par exemple, vos compétences en matière de communication et de leadership).
• Indiquez vos coordonnées et mettez-vous à la disposition du responsable du recrutement pour répondre à ses questions.

Format de la lettre de motivation | Monster

Lettre de recommandation : aider ou référencer quelqu’un pour ses candidatures

Ce type de lettre est souvent rédigé par un enseignant pour aider un étudiant à postuler pour une bourse ou un stage ou pour être admis dans une école ou un programme. Vous pouvez également en écrire une pour recommander quelqu’un pour un emploi, une bourse ou une autre opportunité.

Quelques conseils :

• Soyez honnête à propos de la personne sur laquelle vous écrivez.
• Ne vous réjouissez pas et n’acceptez pas d’écrire une lettre pour quelqu’un que vous ne soutiendriez pas ou que vous ne connaissez pas très bien.
• Utilisez des exemples spécifiques pour mettre en évidence les compétences et les aptitudes de la personne.
• Expliquez pourquoi vous donneriez cette opportunité à la personne sur laquelle vous écrivez.
• Remerciez le lecteur pour le temps qu’il vous a consacré et indiquez ses coordonnées s’il a des questions.

Modèle de lettre de recommandation | la Muse

Lettre de démission : Démissionner d’un poste

Ne cédez pas à l’envie d’envoyer une lettre de démission incendiaire ; vous ne savez jamais quand vous croiserez à nouveau ces personnes.

• Soyez bref et concis : « Cette lettre vous informe que je démissionne de mon poste de x à compter du x. Je vous remercie de m’avoir offert cette opportunité ».
• Réfléchissez bien à vos mots si vous occupez un poste très en vue et que votre lettre est susceptible d’être rendue publique.
• Vous pouvez inclure une raison si vous le souhaitez, mais ce n’est pas nécessaire.
• Remerciez votre patron et/ou l’entreprise pour les opportunités qu’ils vous ont offertes.

Lettres de démission pour de nombreux objectifs/raisons | L’équilibre

Pour connaître les nombreuses autres lettres dont vous pourriez avoir besoin dans votre carrière professionnelle, consultez cette liste exhaustive de la Balance.