Votre boîte de réception prend-elle le pas sur votre vie professionnelle ? Êtes-vous incapable de faire du « vrai » travail parce que vous êtes trop occupé à répondre à des courriels ? Vous sentez-vous stressé, distrait et submergé lorsque vous voyez de nouveaux courriels apparaître dans votre boîte de réception ? Vous n’êtes pas le seul. Le professionnel moyen qui vit dans un bureau reçoit 100 messages par jour.
Votre boîte aux lettres électronique est une distraction parfaite.
Des chercheurs ont découvert que lorsque les gens sont interrompus pendant une tâche, par exemple pour consulter leur courrier électronique, ils ont tendance à rattraper le temps perdu en travaillant plus vite. Mais cela a un coût : des niveaux de stress et de frustration plus élevés. Plus nous répondons à des déclencheurs externes comme le courrier électronique, plus nous entraînons notre cerveau dans une boucle stimulus-réponse sans fin. Nous nous conditionnons à répondre instantanément. Bientôt, il nous semble impossible de faire ce que nous avons prévu parce que nous réagissons constamment à des déclencheurs externes au lieu de nous occuper de ce qui se trouve devant nous.
La solution consiste peut-être à ignorer le déclencheur externe, c’est-à-dire à ignorer la notification par courrier électronique. Peut-être que si nous ne réagissons pas à la notification, nous pouvons vaquer à nos occupations et faire taire rapidement l’interruption lorsqu’elle se produit. Pas si vite. Une étude publiée dans le Journal of Experimental Psychology : Human Perception and Performance a montré que le fait de recevoir une notification de téléphone portable sans y répondre était tout aussi distrayant que de répondre à un message ou à un appel.
Le courrier électronique est peut-être le produit qui crée le plus d’habitudes. D’une part, il offre une récompense variable. Comme l’a découvert le psychologue B.F. Skinner, les pigeons picorent plus souvent les leviers lorsqu’ils reçoivent une récompense selon un calendrier de renforcement variable. De la même manière, l’incertitude du courrier électronique nous incite à vérifier et à picorer. Toute cette incertitude nous incite à voir ce que nous pourrions trouver lorsque nous ouvrons notre boîte de réception.
Réduisez vos communications par courrier électronique.
Alors, quelle est la solution ? Voici un moyen de soulager notre boîte de réception qui ne cesse de s’agiter. Comme pour beaucoup de choses dans la vie qui prennent plus de temps et d’attention que nous ne le souhaiterions, il est possible de contrôler totalement notre boîte de réception. Il existe des techniques que nous pouvons intégrer à nos habitudes de travail pour désamorcer le magnétisme malsain des courriels non lus.
Pour réduire le temps total que nous consacrons chaque jour aux courriers électroniques, nous devons réduire le nombre total de messages reçus. Pour recevoir moins de courriels, il faut en envoyer moins.
La plupart des messages électroniques que nous envoyons et recevons ne sont pas urgents. Pourtant, la faiblesse de notre cerveau pour les récompenses variables nous pousse à traiter chaque message de notre boîte aux lettres électronique comme s’il était urgent. Cette tendance nous pousse à vérifier constamment, à renvoyer des réponses et à aboyer instantanément toutes les demandes qui nous viennent à l’esprit. Il s’agit là d’erreurs.
Vous seriez étonné de voir combien de choses perdent de leur importance lorsque nous leur donnons un peu de temps pour respirer. En demandant à l’autre partie d’attendre un peu, nous lui donnons la possibilité de trouver elle-même une réponse – ou, comme c’est souvent le cas, le temps que le problème disparaisse sous le poids d’une autre priorité.
Gestion de la boîte de réception des courriels : privilégier la qualité à la quantité.
Dans mon cas, je reçois des dizaines de courriels par jour me demandant de discuter d’un sujet lié à mes livres. J’adore discuter avec mes lecteurs, mais si je répondais à chaque courriel, je n’aurais plus le temps de faire quoi que ce soit d’autre. Pour réduire le nombre de courriels que j’envoie et que je reçois, j’organise des « heures de bureau ». Les lecteurs peuvent réserver un créneau de quinze minutes avec moi sur mon site web.
La programmation d’heures de bureau permet de réduire le nombre de courriels échangés. Cette pratique convient à presque tous ceux qui sont confrontés à une boîte de réception débordante. Vous consacrez du temps à la personne qui se trouve en face de vous, ce qui vous permet de réduire le nombre de courriels qui circulent plus tard. Si toutes les questions envoyées par courriel ne peuvent pas attendre une heure de bureau hebdomadaire, un grand nombre de messages ne sont pas aussi urgents que nous le pensons au premier abord et sont mieux traités en personne.
Vous vous dites peut-être que les heures de bureau peuvent être utiles, mais que les courriels restent très importants. Ils sont probablement beaucoup moins importants que vous ne le pensez. Des chercheurs ont écrit dans la Harvard Business Review : « Nous estimons que 25 % de ce temps est consacré à la lecture de courriels qui n’auraient pas dû être envoyés… et que 25 % est consacré à répondre à des courriels qui… n’auraient jamais dû être traités. » En d’autres termes, environ la moitié du temps que nous consacrons au courrier électronique est aussi productif que de compter les fissures au plafond.
Bien sûr, le courrier électronique peut toujours être un outil utile. Mais il existe de nombreuses situations où le courrier électronique nuit plutôt qu’il n’aide. Dans le cas de questions complexes où le ton et la nuance sont importants, le fait de prévoir des heures de bureau régulières peut améliorer la communication et réduire le nombre de courriels.
Ainsi, la prochaine fois que vous recevrez une question non urgente par courrier électronique, essayez de répondre par quelque chose comme : « J’ai réservé du temps les mardis et jeudis de 16 h à 17 h. Si cela vous préoccupe toujours, n’hésitez pas à passer me voir ou à prendre rendez-vous pour en discuter plus longuement ». Vous pouvez même mettre en place un outil de planification en ligne pour permettre aux gens de réserver un créneau horaire.
Si vous êtes toujours sceptique, essayez cette technique de l’heure de bureau pendant une semaine ou deux pour voir si elle vous permet de réduire le nombre de courriels que vous envoyez et recevez.
En prévoyant de manière proactive des moments dans votre journée pour discuter de questions importantes qui, autrement, encombreraient votre boîte aux lettres électronique, vous passerez moins de temps à envoyer des courriels et plus de temps à vous montrer intraitable.
