Si vous maximisez votre efficacité, vous apporterez plus de valeur à vous-même et aux autres. Vous atteindrez vos objectifs plus rapidement et plus régulièrement. Vous vivrez une vie plus épanouie, qu’il s’agisse d’accroître votre richesse, vos loisirs ou le temps passé en famille. Heureusement, vous pouvez maximiser votre efficacité, ou « entrer dans la zone », en suivant trois règles simples : créer un environnement propice, se concentrer intentionnellement et éliminer les distractions inévitables. Ces actions clés permettent de se concentrer sur la tâche à accomplir et de minimiser l’attention portée aux distractions.

J’enseigne et je donne des conférences dans une grande université, j’écris des articles scientifiques et des programmes informatiques, et je suis des cours de niveau doctoral. Il ne s’agit là que de mon « travail de jour ». Le soir, j’aime passer du temps avec ma femme et nos familles, lire, écrire pour mon blog et participer à des activités de plein air. Tout comme vous, j’ai de grands rêves et je dois travailler efficacement pour atteindre mes objectifs. Mais je n’ai pas la volonté de travailler sans relâche pendant de longues journées abrutissantes. Peut-être n’en avez-vous pas non plus. Si je veux atteindre mes objectifs, je dois travailler efficacement.

Je n’ai pas toujours réalisé cela – c’est en fait une nouvelle idée pour moi. Dans le passé, j’ai cru à l’absurdité de l’idée de « faire des heures ». Le conseil habituel est à peu près le suivant : « Écrivez tout ce que vous devez faire et faites-le : « Écrivez tout ce que vous devez faire et faites-le ! ». Ce n’est pas très utile, car je ne peux pas le faire. Je suis trop facilement distraite.

J’ai compris que les listes de choses à faire, bien qu’elles aient leur place, ne sont pas la clé d’une production efficace. Au lieu de cela, je devais simplement anéantir l’ennemi de la productivité : les distractions. Je savais que si j’éliminais les distractions, j’atteindrais mes objectifs et j’aurais plus de temps à consacrer à mes autres centres d’intérêt.

Depuis, j’ai réduit l’idée d’annihiler les distractions à trois clés simples. Si vous faites ces choses, vous maximiserez votre efficacité.

Créer un environnement propice à la productivité

Tout d’abord, vous devez créer un environnement propice à la productivité en éliminant les distractions potentielles. Cela signifie que votre bureau ne doit contenir que ce dont vous avez besoin, y compris les tiroirs de votre bureau et le plateau de votre ordinateur. Tout objet inutile dans votre espace de travail vous rend moins efficace. Il peut entraver votre productivité physiquement, mentalement et émotionnellement. Vous devez déplacer le livre dont vous n’avez pas besoin pour faire de la place à un document indispensable. La feuille de calcul inachevée sur le bureau de votre ordinateur détourne votre attention et vous avez besoin de quelques secondes pour reprendre votre élan. Le tiroir encombré de votre bureau vous empêche de trouver ce dont vous avez besoin et ajoute du stress à votre matinée.

Désencombrer son espace de travail est simple. Il suffit de prendre tout ce qui se trouve à l’intérieur, sur et autour de votre bureau, de le mettre en tas et de ne remettre en place que ce qui est nécessaire à vos tâches quotidiennes. Jetez tout le reste ou rangez-le ailleurs. C’est aussi simple que cela.

Application : Mon bureau est composé d’un ordinateur, d’une lampe et de ce sur quoi je travaille à ce moment-là. C’est tout. Je veille également à ce que le bureau de mon ordinateur ne soit pas encombré. Je n’ai pas d’icônes permanentes sur mon bureau. Lorsque je commence à travailler sur un projet particulier, je crée des icônes de raccourci pour les fichiers importants et je les ajoute au bureau. Lorsque j’ai terminé, je les supprime. Le tiroir de mon bureau ne contient que les fournitures dont j’ai besoin au cours d’une journée de travail normale (stylo, surligneur, étiqueteuse, agrafeuse, trombones, pinces crocodiles et élastiques). Je garde un bloc-notes légal et un panier de « collecte » sur une étagère située sous le bureau et hors de vue. Ma corbeille à papier se trouve à côté de mon bureau.

Désencombrez votre espace de travail. Cela libère votre esprit et vous permet d’être plus créatif et productif en éliminant de nombreuses distractions potentielles avant même que vous ne commenciez à travailler.

Se concentrer de manière intentionnelle

La concentration apparaît rarement de manière inattendue. Elle est plutôt intentionnelle. Vous pouvez y parvenir grâce à un effort volontaire, mais seulement pour un temps limité. Heureusement, ce « temps limité » est suffisant.

La loi de Parkinson nous dit que « le travail s’étend pour remplir le temps disponible pour son achèvement ». Cette loi est une conséquence des distractions, qui volent continuellement de la valeur à nos vies. Ce qui aurait pu être deux heures à écrire un article de blog et deux heures à jouer au frisbee avec ma femme se transforme en quatre heures de blog. Vous devez intentionnellement contrecarrer cette tendance.

Contrairement à certains qui recommandent des délais stricts pour le travail (par exemple, j’arrêterai de travailler sur ce projet à 15 heures), je recommande de travailler sur des projets aussi longtemps que vous le souhaitez, mais de manière intensive. Cela vous donne la flexibilité nécessaire pour juger intuitivement de votre temps au fur et à mesure que le travail avance, mais vous évite de vous traîner les pieds. Le fait de travailler par courtes périodes intenses et de faire des pauses fréquentes, connu sous le nom de « pulsation« , permet de travailler efficacement tout en conservant son énergie mentale. Vous devez vaincre la loi de Parkinson non pas par des délais stricts, mais en travaillant intensément ou pas du tout. Engagez-vous à travailler intensément pendant une période de temps raisonnable, à faire une brève pause et à recommencer.

Application : J’utilise la technique Pomodora: je travaille 25 minutes, je fais une pause de cinq minutes et je recommence. Pendant cette courte pause, je peux boire un verre d’eau, consulter mon courrier électronique ou mon fil Twitter, ou sortir. Comme je ne dispose que de cinq minutes, je ne crains pas que ces activités deviennent incontrôlables. Ces pauses sont rafraîchissantes et me permettent d’entamer une nouvelle session de 25 minutes avec une concentration renouvelée. J’utilise Tomate Timer pour Ubuntu pour gérer mes sessions ; CherryTomato timer est disponible pour Windows et Mac. Mais le logiciel que vous utilisez n’a pas d’importance, il suffit de trouver un système qui vous convient.

Lorsque vous travaillez, veillez à maximiser votre concentration en effectuant des sessions intenses et courtes, entrecoupées de pauses délibérées. Vous gagnerez ainsi en efficacité, vous aurez plus de temps pour vous consacrer à d’autres activités et vous apporterez une valeur ajoutée à votre vie et à celle des autres.

Développer un système pour faire face aux inévitables distractions

Malgré vos efforts pour créer un espace de travail sans distraction et pour travailler en sessions courtes et concentrées, des distractions apparaissent et vous devez y faire face. Une idée vous vient à l’esprit pour un autre projet ou quelqu’un vous interrompt pour vous donner une information importante. Vous devez collecter ces informations pour plus tard, mais d’une manière qui ne perturbe pas votre efficacité actuelle. Le système de collecte proposé par David Allen me semble utile à cet égard.

Lorsqu’une distraction importante apparaît, vous devez vous débarrasser rapidement de cette information, tout en vous assurant que vous la traiterez plus tard. Je note rapidement ces distractions et les jette dans le panier de collecte qui se trouve sur une étagère sous mon bureau. Je passe en revue ma corbeille plusieurs fois par jour, de manière fiable, efficace et délibérée, pour traiter ces distractions potentiellement perturbatrices.

Application : En rédigeant ce billet, quelques autres bonnes idées me sont venues à l’esprit. Je les ai simplement notées et jetées dans mon panier de collecte sous mon bureau. Depuis, je les ai ajoutées en tant qu’idées d’articles dans mon logiciel Nevernote. Parce que j’ai placé ces idées dans un système auquel je faisais confiance, j’ai libéré mon esprit pour qu’il continue à travailler sur la tâche en cours sans essayer de s’en souvenir pour plus tard ou de s’en occuper maintenant.

Les distractions sont inévitables. Vous devez mettre en place un système qui vous permette de poursuivre rapidement votre session de travail en cours, tout en veillant à ce que les informations soient stockées et utilisées ultérieurement. Un simple panier de collecte vous permet de le faire.

Vous pouvez maximiser l’efficacité et offrir plus de valeur à vous-même et aux autres.

Vous pouvez et devez travailler plus efficacement. Vous méritez mieux que de vous traîner les pieds pendant huit heures chaque jour. Heureusement, un travail efficace ne nécessite pas une volonté surhumaine. Il suffit de se donner les moyens de réussir. Vous devez prendre trois mesures pour maximiser votre efficacité. Aucune étape n’est difficile, mais toutes requièrent une action délibérée. Tout d’abord, vous devez éliminer les distractions potentielles de votre espace de travail. Vous devez vous occuper de ces distractions avant qu’elles ne vous ralentissent. Deuxièmement, vous devez travailler par à-coups. Si vous ne le faites pas, votre travail s’étendra pour remplir l’espace disponible, empiétant sur le temps consacré à la famille, aux loisirs et aux projets secondaires de l’entreprise. Enfin, vous devez prévoir de faire face aux inévitables distractions qui risquent de perturber vos sessions autrement productives. Noter rapidement les informations et les jeter dans un panier de collecte vous permet de vous remettre sur la bonne voie tout en sachant que vous prendrez les mesures nécessaires plus tard. Prenez ces mesures, maximisez votre efficacité et créez de la valeur sans relâche.

Qu’en pensez-vous ? Ai-je oublié des clés importantes ? Comment avez-vous mis en œuvre ces idées ? Comment maximisez-vous l’efficacité ?

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