Garder à l’esprit tout ce dont vous devez vous souvenir et tout ce que vous devez faire peut être accablant. Vous arrive-t-il d’avoir l’impression d’être complètement débordé ? Il y a toujours quelque chose qui requiert votre attention.

Garder toutes ces bribes d’informations dans sa tête est ahurissant et empêche de se détendre. Externaliser vos tâches en les écrivant est un moyen simple de libérer votre espace métallique et de vous organiser.

Si vous vous sentez débordé, un « vidage de cerveau » est le moyen idéal pour réduire le stress, se concentrer et se motiver.

Il n’y a rien de mal à s’extérioriser

Certaines personnes nient la valeur de l’externalisation ou pensent qu’il s’agit d’un signe de faiblesse. Elles peuvent penser que le besoin d’écrire signifie que vous n’avez pas une bonne mémoire ou que vous n’avez pas la capacité mentale de suivre le rythme. Ce n’est pas du tout le cas.

Cette aversion pour l’écriture nous vient honnêtement. Socrate estimait que l’écriture détruisait notre mémoire et affaiblissait notre esprit. Il affirmait même qu’il était « inhumain » d’écrire.

Parfois, sortir le stylo et le bloc-notes semble être une étape que l’on pourrait sauter. Par exemple, vous pourriez aller au supermarché sans faire de liste de courses, ou faire votre valise sans liste de colisage. Mais ce n’est pas parce que vous pouvez le faire que vous devez le faire.

Sans liste, vous risquez de dépasser votre budget à l’épicerie ou d’oublier d’acheter quelque chose. Sans liste, vous risquez d’oublier un article essentiel comme votre chargeur de téléphone ou votre adaptateur de voyage.

Votre cerveau n’est pas conçu pour jongler avec autant de choses à la fois

Notre cerveau est puissant, mais les recherches montrent que nous ne sommes pas très doués pour le multitâche.^[1] Lorsque vous êtes multitâche, votre cerveau divise votre attention. Vous pouvez penser que vous effectuez efficacement deux tâches à la fois, mais votre esprit ne fait que passer de l’une à l’autre.

Vous ne pouvez vous accrocher qu’à quelques idées à la fois et vous ne pouvez vraiment vous concentrer que sur une seule tâche. De plus, votre cerveau ne sait pas très bien hiérarchiser les priorités. Vos courriels, votre liste de choses à faire, cette chose dont vous devez vous souvenir, un élément que vous attendez et la tâche que vous essayez de terminer sont tous en concurrence pour votre attention.

Notre cerveau est fait pour résoudre des problèmes et établir des connexions. Il n’est pas très doué pour retenir des bribes d’informations que nous pourrions facilement extérioriser.

Voici comment vous pouvez (et devez) externaliser

1. Faites une liste des choses à faire. Lorsque vous écrivez ce que vous devez faire, l’idée de ces tâches n’encombre pas votre mémoire à court terme.
2. Utilisez un calendrier. En ajoutant vos rendez-vous et réunions à votre calendrier, vous n’avez pas à vous en préoccuper. Ces éléments n’entrent dans votre espace mental que lorsque vous avez besoin de vous y concentrer, ce qui vous évite de vous demander si vous n’oubliez pas quelque chose en permanence.
3. Faites des listes de courses. Il n’y a rien de plus frustrant que de rentrer du magasin et de se rendre compte que l’on a oublié ce que l’on était venu chercher. Une liste de courses vous fera gagner du temps et vous aidera à respecter votre budget.

Imaginez ce que vous pourriez faire si vous disposiez d’une plus grande largeur de bande mentale

En libérant l’espace mental occupé par des éléments insignifiants, vous donnez à votre cerveau la possibilité de faire ce pour quoi il est conçu : trouver de nouvelles idées et établir des liens.

Votre esprit est doté d’une incroyable capacité d’innovation, mais ce n’est pas l’endroit idéal pour stocker tout ce que vous devez faire. Il n’est pas fait pour accueillir vos listes de choses à faire et votre calendrier de rendez-vous. Plus vous vous débarrasserez de ces choses qui occupent votre espace mental, plus vous aurez les idées claires.

L’effet Zeigarnik a été découvert à la fin des années 1920. Ce concept psychologique explique que notre cerveau retient plus facilement les tâches incomplètes ou interrompues que les tâches achevées^[2]. Les choses que vous n’avez pas terminées occupent plus de bande passante que les choses que vous avez déjà faites.

Mettre la théorie en pratique

Lorsque j’ai vidé mon esprit de toutes les choses qui pesaient sur lui, j’ai réalisé à quel point l’effet Zeigarnik influençait ma vie. Après avoir vidé mon esprit en extériorisant tout ce que je pouvais, j’ai eu beaucoup plus de clarté mentale et j’étais plus détendue que je ne l’avais été depuis longtemps.

J’ai également appris qu’il est important de saisir les tâches au fur et à mesure qu’elles se présentent afin de maintenir la clarté. C’était très bien de sortir de ma tête les engagements non résolus et de les inscrire sur des listes de tâches, mais de nouvelles choses se présentaient constamment. J’ai dû mettre au point un système pour empêcher ces tâches à faible rendement de prendre le dessus.

Trouver un système d’externalisation qui fonctionne pour vous

Certaines des personnes les plus productives que je connaisse s’appuient sur le bon vieux papier et le crayon pour mettre de l’ordre dans leurs engagements. C’est un excellent système, mais ce n’est pas la seule façon d’aborder l’externalisation.

J’ai adopté un système qui s’intègre parfaitement à ma vie. Vous devez trouver quelque chose qui vous semble tout à fait naturel. Il doit vous permettre de voir, de gérer et de hiérarchiser facilement tout ce qui requiert votre attention. En choisissant le bon système, les choses se mettent en place presque sans effort.

La liste « En attente » est un outil puissant à ajouter à votre arsenal de productivité^[3] Elle ajoute une nouvelle dimension à votre liste de choses à faire. Au lieu de noter uniquement ce que vous devez accomplir, vous notez également les choses que vous attendez pour accomplir ces tâches.

Par exemple, imaginez que vous planifiez un événement, mais que vous avez besoin d’une demande officielle signée par un supérieur pour commander des fournitures. Votre liste « En attente » contiendrait quelque chose comme « Recevoir une demande officielle signée par le patron ».

Une telle liste peut vous aider à comprendre quelles parties de vos projets sont sous votre contrôle et lesquelles ont besoin de la contribution d’autres personnes. Le suivi de cette liste peut vous permettre de savoir à qui vous adresser si vous n’avez pas tout ce dont vous avez besoin.

Ce système est simple à intégrer. Vous pouvez bien sûr rédiger votre liste à la main, mais vous pouvez aussi mettre au point un système de traitement des courriers électroniques. Après avoir envoyé des courriels qui nécessitent une réponse, faites glisser ces messages dans un dossier « En attente ». Vous pourrez ainsi voir ce que vous devez suivre, et cela vous aidera à repérer les messages importants qui pourraient se retrouver dans votre dossier de courrier indésirable.

Libérez votre esprit

Il n’y a rien de noble à essayer de faire faire à son cerveau des choses qu’il ne fait pas très bien. Développez un système pour externaliser ce que vous devez faire. Vous vous sentirez moins stressé et vous serez beaucoup plus efficace lorsque vous serez libre de vous concentrer.