Oh, le grand débat sur la liste des choses à faire! Le monde de la productivité adore se disputer sur ce sujet.
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Les listes de choses à faire sont-elles le seul moyen de se tenir au courant ou un objectif irréaliste qui ne fait que vous stresser et vous faire regretter toutes les choses que vous n’avez jamais faites ? Faut-il dresser une courte liste des éléments les plus essentiels ou une liste exhaustive de toutes les tâches dont vous devrez vous souvenir ?
Je n’essaierai pas d’entrer dans ce débat, car la vérité est que des choses différentes fonctionnent pour des personnes différentes. En ce qui me concerne, j’ai découvert que ce qui fonctionne le mieux est ce que l’on appelle une liste de tâches « roulante ». J’aimerais donc partager cette technique avec vous, non pas pour vous convaincre que c’est la seule façon de procéder, mais pour vous donner une autre option qui vous conviendra peut-être aussi.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Si vous avez toujours plusieurs projets en même temps, une liste déroulante de tâches peut être un excellent moyen de décomposer toutes les étapes et les échéances et de vous permettre de respecter le calendrier sans vous submerger. Voici comment procéder :
Commencez par un document vierge (numérique, pas sur papier). Les listes déroulantes ne fonctionnent pas bien sur les calendriers ou les blocs-notes traditionnels, car il y a trop de réorganisation et de réarrangement. Vous avez besoin d’un document que vous pouvez facilement couper et coller à mesure que vos priorités changent et que de nouveaux éléments apparaissent.
Divisez vos projets en étapes. Supposons que l’une de vos tâches ce mois-ci consiste à terminer le rapport Smith. Cette tâche se compose de plusieurs éléments plus petits : collecte des recherches, compilation et organisation des données, rédaction du rapport, diffusion du rapport auprès des collègues pour recueillir leurs commentaires. Inscrivez chaque élément sur votre liste, dans l’ordre où vous devrez le faire.
Fixez des délais pour ces étapes. Disons que le rapport Smith doit être remis dans deux semaines. À côté de chaque élément du projet, indiquez une date limite estimée à laquelle vous devrez l’avoir terminé pour respecter le calendrier. Il ne s’agit pas d’un délai impératif, mais d’un point de référence pour vous éviter de prendre du retard et vous aider à classer l’élément au bon endroit sur votre liste.
Établissez un ordre de priorité. Supposons que vous ayez cinq actions à mener avec des échéances cette semaine. Déterminez celles qui sont les plus importantes et placez-les en premier. Si M. Dupont est votre client le plus important et le plus VIP, les actions liées à son rapport passeront probablement avant toutes les autres. Ce qui se trouve en haut de votre liste devrait toujours être ce que vous devez absolument faire, même si le reste est reporté au lendemain.
Abordez les points dans l’ordre. Ne sautez pas les étapes si vous n’avez pas particulièrement envie de faire le point n° 1 tout de suite. 1 dans l’immédiat. L’intérêt de classer les tâches est de s’assurer que les plus importantes sont faites en premier. Alors, courage et faites ce qui se trouve en haut de votre liste.
Réévaluez et réorganisez votre liste. Votre liste évoluera toujours. Chaque matin, examinez vos tâches pour vous assurer qu’elles sont toujours dans le bon ordre. Peut-être qu’un autre projet est soudainement passé au statut d’urgence ; faites remonter ses tâches sur la liste. Vous avez peut-être reçu de nouvelles tâches, et vous devez donc déterminer où les intégrer. La clé de l’efficacité d’une liste déroulante de tâches est de la faire rouler.
Pourquoi cette liste est-elle utile ?
Elle est gérable. Plutôt qu’une liste de grands projets nébuleux dont la lecture est paralysante, une liste déroulante décompose les choses en petits éléments réalisables sur lesquels vous pouvez travailler dès maintenant. Vous êtes toujours en train de travailler sur une partie d’un projet ou d’un autre, ce qui vous permet de progresser sans vous laisser submerger.
Elle est flexible. Si les choses à faire aujourd’hui ne sont pas faites, elles restent en haut de la liste, tandis que d’autres choses se retrouvent en bas, ce qui vous laisse deux fois plus de travail et deux fois plus de stress. En revanche, une liste évolutive vous permet de jongler avec les choses et de faire de la place pour l’imprévu, en restructurant vos priorités au fur et à mesure que les projets évoluent et que les échéances changent.
Si les listes traditionnelles n’ont pas fonctionné pour vous, essayez la liste évolutive. Vous découvrirez peut-être que c’est exactement ce qu’il vous faut pour garder vos priorités changeantes en ordre (et votre santé mentale intacte).
(Crédit photo : Femme d’affaires réfléchie via Shutterstock)