C’est un scénario courant : vous pensez vous organiser et vous écrivez tout ce que vous avez à faire. Votre liste de choses à faire fait près d’un kilomètre de long. Cela fait du bien de tout mettre sur papier, mais à quand remonte la dernière fois que vous avez terminé une longue liste de tâches à accomplir ?

Vous avez peut-être réussi à accomplir les premières tâches, mais il y a de fortes chances que vous ayez abandonné ou que vous ayez coché des éléments même s’ils n’étaient pas correctement exécutés. Dresser une liste peut vous aider à vous concentrer et à planifier le temps dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches. Cependant, si votre liste est trop longue, elle peut en fait nuire à votre productivité en vous submergeant.

L’établissement de listes peut contribuer à votre productivité dans une certaine mesure

Le fait d’écrire ce que vous devez faire peut vous aider à désencombrer votre esprit et vous évitera d’oublier des choses.^[1] Une grande partie des conseils en matière de productivité consiste à dresser des listes afin d’être plus efficace.

Dresser une liste n’est qu’une première étape sur la voie de la productivité. Si vous ne savez pas comment hiérarchiser les tâches que vous devez accomplir, vous aurez l’impression d’être toujours en retard. Vous ajouterez constamment des éléments à votre liste, mais vous ne pourrez jamais tout vérifier. Vous pouvez travailler dur toute la journée et repartir en vous sentant coupable de ne pas avoir tout accompli.

Il est également déroutant de regarder une liste et d’y voir mélangées des tâches professionnelles, des tâches domestiques, des priorités familiales et des obligations sociales. À un moment donné, vous en aurez assez de vous sentir coupable et désorganisé. Il se peut que vous abandonniez la liste ou qu’elle continue à vous causer un stress inutile.

Devenir un meilleur rédacteur de listes

Au lieu de jeter les listes de choses à faire par la fenêtre, il est utile d’apprendre à dresser des listes plus concises et mieux organisées. Vous ferez toujours la même quantité de travail, mais vous l’organiserez d’une manière qui vous donnera le sentiment d’être plus accompli.

Si vous avez cent choses à faire, divisez-les en dix listes de dix choses. Chaque fois que vous complétez une liste, vous avez accompli 10 % de votre travail. Le fait de pouvoir constater vos progrès rendra vos cent tâches un peu moins intimidantes.

Décomposer les gros problèmes en éléments gérables

Ce conseil s’applique aussi bien à la fixation d’objectifs qu’à la réalisation de grands projets et à la conquête d’une longue liste de choses à faire. Divisez votre liste en petits morceaux que vous pouvez terminer rapidement. Vous vous sentirez beaucoup plus motivé lorsque vous verrez une liste que vous pouvez réellement terminer plutôt qu’une liste qui traîne depuis des jours.

Définissez vos priorités

Il est tentant d’attribuer un niveau de priorité aux éléments de la liste en leur attribuant une valeur ou en les assimilant à des chiffres. Évitez de désigner les éléments comme étant hautement, moyennement ou faiblement prioritaires. Ne perdez pas de temps à dire : « Cette tâche est de niveau 1, celle-ci de niveau 2 et celle-ci de niveau 3 ». Vous vous retrouverez probablement avec un grand nombre de choses qui semblent vraiment urgentes.

Essayez plutôt de hiérarchiser votre liste visuellement. Organisez-les du plus important au moins important. L’élément le plus important se trouve en haut de votre liste et doit être terminé en premier^[2]. Une fois que vous avez terminé, passez à l’élément suivant. Ce qui se trouve en haut de votre liste est la chose la plus importante.

Plutôt que de mélanger vos tâches, séparez-les en fonction de leur place dans votre vie. Concentrez-vous sur les tâches professionnelles au travail. Lorsque vous rentrez chez vous, rangez votre liste de travail et consacrez-vous à 100 % aux choses que vous devez faire à la maison.

Cette stratégie est efficace parce que vous ne vous concentrerez que sur une seule chose à la fois. Notre cerveau n’est pas doué pour les tâches multiples, il n’est donc pas logique de lui demander de le faire.^[3] Se concentrer sur un seul élément à la fois signifie que vous serez en mesure d’effectuer la tâche plus rapidement et plus efficacement que si vous vous préoccupiez de plusieurs éléments.

Les stratégies de productivité doivent nous permettre de nous sentir mieux, et non moins bien

Une longue liste de tâches irréalisables vous laissera un sentiment de fatigue, de culpabilité et de stress. Adoptez l’habitude de dresser des listes concises et de vous concentrer sur une seule chose à la fois, et vous serez étonné de voir tout ce que vous pourrez accomplir.

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