Alors que l’ère numérique tente de rendre la plupart des choses électroniques, nous ne pouvons toujours pas échapper aux traces écrites que nous devons conserver et classer, telles que les formulaires fiscaux, les cartes de visite, les reçus, les formulaires d’assurance et les instructions ou manuels divers.
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Le problème de la conservation des documents réside dans leur empilement progressif et dans la nécessité de garder à l’esprit la pertinence de chacun d’entre eux au fil du temps. Même si vous les classez de manière ordonnée, ils peuvent rapidement prendre de la place et être difficiles à retrouver.
L’utilisation d’un scanner est une solution, mais attendre d’en trouver un et devoir ensuite organiser les documents en différents fichiers peut s’avérer une tâche frustrante.
L’application qui vous aide à résoudre vos problèmes de papier
Il existe une solution simple pour éviter les problèmes liés au papier et à la numérisation : une application appelée Scannable. Cette application est entièrement gratuite et peut être téléchargée et installée sur votre téléphone, ce qui vous permet de scanner n’importe où et n’importe quand.
L’avantage de Scannable est qu’il est directement lié à Evernote, ce qui facilite grandement l’organisation instantanée de vos documents papier. Mais si Evernote n’est pas votre plateforme d’organisation préférée, Scannable propose différentes fonctions d’exportation qui vous permettent d’envoyer vos documents par courrier électronique vers le portail de stockage de votre choix. Il vous suffit de numériser, d’envoyer et les documents seront automatiquement exportés au format jpeg ou PDF.
Comment Scannable peut aider dans la vie quotidienne
Un exemple de la façon dont Scannable peut vous faciliter la vie est celui des cartes de visite. Lorsque nous travaillons en réseau, les cartes de visite peuvent commencer à s’accumuler et, bien qu’elles soient utiles, nous n’en avons pas nécessairement besoin tout de suite – nous avons plutôt tendance à les conserver pour un usage ultérieur. Il vous suffit de pointer votre appareil photo, de prendre un cliché et Scannable fera automatiquement pivoter, recadrera et ajustera l’image pour la rendre aussi claire que possible.
Avec Scannable, vous pouvez non seulement scanner la carte de visite pour en faire une copie numérique, mais aussi vous connecter directement à la personne sur Linkedin. Vous n’aurez donc plus besoin de conserver et d’organiser plusieurs cartes de visite, tout en restant instantanément connecté.
Vous avez également la possibilité de transmettre des documents à d’autres membres de votre équipe. Si vous pensez qu’une carte de visite sera particulièrement utile à un client ou à un service, vous pouvez la lui envoyer numériquement au lieu de la lui remettre physiquement lors de votre prochaine rencontre. Vous éviterez ainsi qu’elle ne prenne la poussière au fond de votre tiroir et qu’elle ne soit complètement oubliée.
Vous avez non seulement la possibilité d’envoyer le scan par courrier électronique ou par SMS à votre destinataire, mais aussi de l’envoyer par courrier électronique ou par SMS, ou de l’exporter sous forme de fichiers PDF et JPG. Vous pouvez utiliser Evernote ou toute autre application de votre choix.
Cette application pratique vous permettra non seulement de créer de l’espace physique et de vous débarrasser du papier, mais aussi d’avoir l’esprit tranquille en sachant que tout est sauvegardé et organisé, prêt à être consulté ultérieurement.