Un conseil que j’ai souvent entendu est de se fixer des échéances. En d’autres termes, lorsque vous travaillez sur une tâche, vous vous mettez d’accord sur une date limite que vous essayez de respecter. Cela devrait vous aider à terminer la tâche à temps.

Mais permettez-moi de vous poser la question suivante : combien de fois avez-vous fixé ce type d’échéances pour vous rendre compte ensuite que vous n’étiez pas en mesure de les respecter ? Je ne sais pas ce qu’il en est pour vous, mais cela m’est arrivé à plusieurs reprises et j’en suis venu à la conclusion que négocier et fixer des délais uniquement avec soi-même est voué à l’échec.

Le problème, c’est qu’il est si facile de modifier et de reporter les échéances plutôt que de s’efforcer d’accomplir le travail dans les limites définies. Dans ce cas, qu’est-ce qui nous pousse à négliger les échéances que nous fixons de cette manière ?

Vous ne ressentez pas la pression

La réponse à cette question est simple : vous gardez les délais pour vous et personne d’autre ne les connaît.

Le problème de cette approche est qu’il est facile de modifier le plan initial puisque vous êtes la seule personne à le connaître. Malheureusement, c’est se tromper soi-même et cela peut conduire à une procrastination inutile, qui à son tour rend les choses plus difficiles pour soi et l’accomplissement d’une tâche devient de plus en plus difficile.

C’est dommage, car l’idée noble d’un délai est maintenant renversée : Au lieu de fixer les limites de votre travail et de le réaliser en temps voulu, la tâche reste inutilement sur votre liste de tâches.

Vous pensez donc que les autres vous critiquent ?

Lorsque je réfléchis aux situations dans lesquelles je me suis fixé des délais (que je n’ai pas été en mesure de respecter), je peux penser à au moins trois raisons essentielles pour le faire :

• Je ne voulais pas ressentir de pression extérieure
• Je n’étais pas sûr de pouvoir terminer la tâche à temps
• J’ai eu l’impression que les autres pouvaient me critiquer si je n’accomplissais pas la tâche dans les limites fixées.

Tout d’abord, le fait d’annoncer publiquement une échéance vous expose davantage à la pression extérieure. En d’autres termes, d’autres personnes s’attendent à ce que vous teniez votre promesse de faire quelque chose avant la date limite. Si cette pression est trop forte, vous essayez de l’éviter.

Deuxièmement, vous pouvez ne pas avoir confiance en vos capacités à réaliser une tâche dans les délais impartis. Cela est particulièrement vrai si vous ne connaissez pas bien la tâche ou si vous n’avez pas les compétences nécessaires pour l’accomplir.

Troisièmement, personne ne veut être critiqué ou engueulé si le travail n’est pas livré à temps. Il est plus facile de garder le délai pour soi, car on est le seul à le connaître.

Étirer sa zone de confort

Pour se débarrasser de l’inefficacité des délais négociés en interne, il faut faire le contraire : être ouvert à ce sujet et annoncer les délais au monde entier. C’est la seule façon d’obtenir de meilleurs résultats et de s’efforcer de livrer les tâches à temps. Même si cela peut sembler effrayant pour certains, il faut quand même le faire. C’est le seul moyen de surmonter le fait de repousser sans cesse les échéances et de se tromper soi-même avec des délais que l’on n’arrivera pas à respecter.

Avant d’annoncer quoi que ce soit au monde, comprenez que vous disposez de moins de temps que vous ne le pensez. Cela vous aidera à fixer des délais plus réalistes, ce qui diminuera les craintes que vous éprouvez à l’égard des délais publics. De même, lorsque vous êtes réaliste quant à vos propres compétences et que vous comprenez en quoi consiste réellement la tâche, il devient plus facile d’établir des calendriers plus précis.

Des délais bien pensés

1. Analysez bien votre situation. Avant de fixer les délais, posez-vous les questions suivantes :

• Quel est le temps dont je dispose réellement ?
• Quelle est la quantité de travail que je dois réellement accomplir ?
• Quelles sont mes compétences par rapport à la tâche et au délai ?

Soyez très réaliste dans vos réponses, car c’est ainsi que vous poserez les bases de délais solides. Si vous avez des doutes sur vos propres compétences, sur la tâche ou sur le temps disponible, il est temps d’être plus prudent sur ce que vous promettez.

2. Moins, c’est plus. Déterminez l’objectif que vous souhaitez atteindre, mais veillez à ne pas trop promettre. Comme nous l’avons dit, vous avez moins de temps libre que vous ne le pensez et le temps passe littéralement vite lorsque vous vous mettez au travail.

Il est préférable d’adopter une approche légèrement plus conservatrice que d’essayer de promettre trop de choses. Dans ce cas, il vaut mieux faire moins de travail que d’expliquer plus tard pourquoi vous n’avez pas pu faire tout ce que vous aviez promis avec tant d’audace.

3. Tenez compte des facteurs externes : comprenez qu’il existe des facteurs qui réduisent le temps dont vous disposez pour la tâche et le respect de l’échéance.

Par exemple, si vous avez promis de réaliser une tâche pour votre patron dans les cinq jours, mais que vous êtes en voyage le lundi et que vous avez des réunions tout le mardi, vous n’avez soudain plus que trois jours pour réaliser cette tâche. Tenez compte de ces causes externes lorsque vous décidez de l’échéance publique de votre travail.

4. Soyez honnête avec vous-même (et avec les autres). Ce point est absolument crucial.

Par exemple, dans mon travail quotidien, lorsqu’on me confiait une tâche pour laquelle je n’étais pas compétent, j’en informais mon patron ou mon chef de projet. De cette manière, je ne créais pas d’attentes irréalistes et tout le monde savait ce qu’il en était réellement.

5. Annoncez la date limite au monde entier. Une fois que vous avez effectué tout le travail de fond, il est temps d’annoncer publiquement votre date limite. Vous vous efforcerez alors de respecter le délai et il vous sera de plus en plus difficile de le repousser.

Lorsque vous annoncez votre emploi du temps, vous devez rendre des comptes, par exemple aux visiteurs de votre blog, aux abonnés de votre liste de diffusion, à vos amis, à votre conjoint, à vos collègues et à votre patron, à votre groupe de réflexion ou à votre coach.

6. Tirez les leçons de l’échec. S’il vous arrive encore de manquer une échéance, analysez les raisons de cet échec. Trouvez calmement les raisons qui vous ont conduit à manquer le délai et utilisez cette expérience la prochaine fois que vous fixerez un autre délai.

Conclusion

Il est parfois justifié de garder une date limite pour soi, mais si vous avez une tâche importante à accomplir, annoncer la date limite au monde entier est une meilleure option (surtout si cette tâche vous rapproche de vos grands objectifs). Par exemple, j’écris actuellement un livre sur la productivité et j’ai déjà annoncé à mes abonnés e-mail (et à tous ceux avec qui je parle), que ce livre sera publié le 22 octobre 2013.

De cette façon, je m’assurerai de vraiment respecter le délai et de tout faire avant cette date.

À vous de jouer : Comment créez-vous des délais efficaces ?