Imaginez : vous êtes assis à votre bureau, penché sur votre ordinateur, et soudain vous apercevez votre horloge : il est 12 h 25. Vous jurez qu’il n’était que 8h30 lorsque vous avez posé votre tasse de café et ouvert Gmail. Mais vous ne vous souvenez pas le moins du monde de ce que vous avez fait dans la matinée, et il y a encore 53 tâches sur votre liste de choses à faire, non cochées.

C’est à ce moment-là que vous vous rendez compte que quelque chose ne va pas dans votre productivité et que vous devez en trouver la cause…

Examinons ensemble les points suivants et voyons si vous en avez déjà fait quelques-uns :

De nombreuses personnes font de la vérification des courriels la première chose qu’elles font au travail, uniquement pour se donner l’illusion d’en faire plus.

Mais vous devez savoir que les courriels ne sont probablement pas la partie la plus importante de votre travail et qu’un tel faux sentiment d’accomplissement peut être dangereux. Vous risquez de passer plus de temps que vous ne l’imaginez sur votre boîte de réception, ce qui rendra le reste de la journée très pénible.

Le problème est que vous n’avez aucun contrôle sur l’ordre des courriels dans votre boîte de réception^[1], et que vous n’y répondez que passivement. Cela vous oblige à mettre en attente ce qui est vraiment important ou urgent tout en vous noyant dans les courriels.

Et il est très probable que la consultation des courriels ne soit qu’un moyen d’échapper au travail réel (vous vous souvenez des 53 autres choses qui figurent sur votre liste de choses à faire ?)

Si vous ne vous fixez pas d’objectif et ne prévoyez pas de temps pour accomplir une tâche, vous risquez de dépenser beaucoup plus de temps et d’énergie que nécessaire.

La fixation d’objectifs vous permet de mieux gérer votre temps et est essentielle pour maximiser votre productivité. Un objectif vous indique dans quelle direction aller et où aller finalement^[2]. Il vous aide à vous concentrer sur la voie à suivre. Si vous n’avez pas d’objectif clair, vous risquez d’errer et de ne pas progresser.

En outre, le fait de s’engager à respecter une limite de temps vous motive à persévérer. Ne vous autorisez pas à ralentir ou à changer de tâche tant que celle que vous avez à faire n’est pas terminée. Ainsi, vous serez en mesure de maîtriser votre temps et d’arriver rapidement au bout de votre liste de choses à faire.

Lorsqu’il est difficile de visualiser les résultats possibles d’un travail, nous risquons de perdre du temps sur des choses qui ont peu d’impact sur la productivité.

Si nous n’avons pas d’attentes claires quant à l’aspect que nous souhaitons donner à l’œuvre achevée, il est facile pour nous de vouloir la rendre encore plus « parfaite » alors que nous sommes en plein dans le travail. Et il est plus facile de faire des changements inutiles lorsque le travail est en cours, ce qui peut coûter plus de temps et d’efforts.

Et très souvent, nous sommes inconsciemment distraits par des choses mineures telles que les messages téléphoniques ou le fil d’actualité de Facebook.

Nous ne pouvons pas nous passer de notre téléphone, ce qui signifie que nous devons constamment réagir aux notifications qu’il nous envoie. Mais ce sont des voleurs de productivité sournois dont vous devriez vous débarrasser.

Vous pensez peut-être que prendre 8 secondes pour répondre à un DM sur Twitter ne fait pas de mal, mais il faut en fait 15 minutes pour reprendre l’élan à cause de l’interruption^[3].

Toutes les petites erreurs que nous commettons peuvent nous faire perdre beaucoup de temps chaque jour.

Les éléments mentionnés ci-dessus peuvent sembler trop mineurs pour nuire gravement à votre productivité. Mais si vous voulez vraiment maximiser votre productivité et en faire le plus possible chaque jour, vous devez vous débarrasser de ces mauvaises habitudes.

Les petites choses s’additionnent – 5 minutes perdues par jour peuvent se transformer en heures à la fin de la journée. Essayez de calculer cela en fonction du nombre de DM auxquels vous pouvez répondre !

Voici quelques conseils utiles pour vous aider à démarrer :

Définissez clairement l’objectif de chaque tâche, faites en sorte qu’elle soit réalisable et estimez le temps nécessaire pour la mener à bien.

Supposons que vous ayez une proposition à rédiger, un tas de feuilles de calcul à remplir, etc.

Écrivez (ou tapez) chaque élément et estimez le temps dont vous aurez besoin. Vous pouvez même décomposer une tâche plus importante en sous-tâches plus petites et assigner une limite de temps à chacune d’entre elles. Ensuite, classez-les par ordre d’importance et mettez-vous au travail. Notez le temps que vous utilisez au fur et à mesure.

Arrêtez de consulter vos courriels tous les matins. Faites plutôt quelque chose de créatif (en premier).

Vous devriez plutôt donner la priorité à vos tâches créatives par rapport aux autres, car le matin est le meilleur moment pour réfléchir^[4]. Vous voulez concentrer votre énergie sur les tâches qui demandent plus de réflexion, comme la rédaction de la proposition pour une réunion cet après-midi, ou la comparaison des offres de prix des fournisseurs potentiels, etc. plutôt que sur les tâches réactives comme la vérification des courriels.

Pensez à vous déconnecter de votre messagerie professionnelle à la fin de chaque journée, afin de ne pas être tenté d’y accéder dès que vous allumez votre ordinateur. Vous pourrez ainsi vous détacher de votre boîte de réception et vous atteler d’abord à des tâches plus importantes.

Mettez en veilleuse les notifications de tout ce qui n’est pas lié au travail.

Tout comme vous avez supprimé les courriels de votre collection de distractions, supprimez toutes les notifications qui vous distraient. Vous devrez mettre votre téléphone en mode « ne pas déranger » si vous ne pouvez pas résister à l’envie de le consulter lorsqu’il vibre.

Même lorsque vous vous accordez une courte pause sur Instagram, fixez également une limite de temps. Le fait d’avoir un rappel vous aide à vous remettre au travail et à vous concentrer à nouveau.

Ce sont là quelques-unes des choses auxquelles vous devez prêter attention si vous avez l’impression de souffrir de problèmes de productivité. Commencez par suivre ces conseils et passez votre journée de travail sans encombre !

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