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Quel que soit votre degré d’organisation, la cohérence de votre système, l’attention que vous portez à votre boîte de réception, à votre liste de tâches et à votre calendrier, si vous ne vous arrêtez pas de temps en temps pour regarder la « vue d’ensemble », vous allez vous retrouver submergé. Vous finirez par réagir simplement à ce qui vous est proposé, au lieu de créer de manière proactive les conditions de votre vie.

Presque tous les experts en productivité recommandent de faire un bilan, qu’il s’agisse d’un processus formel (comme le recommande David Allen) ou simplement de quelques minutes de « temps à soi » pour réfléchir à sa situation. Bien que la semaine n’ait rien de magique en tant qu’unité de temps, faire un tel bilan chaque semaine semble donner les meilleurs résultats – c’est un bloc de temps qui est très profondément ancré en nous en tant qu’unité de planification.

Bien qu’il existe de nombreuses variations sur le thème du « bilan », l’idée de base est la même quel que soit le système considéré. Un bilan hebdomadaire se résume à trois questions :

1. Que dois-je faire la semaine prochaine ?
2. Qu’est-ce que je fais de travers et qui doit être corrigé ?
3. Quelles sont les nouvelles choses à faire pour que ma vie prenne la direction que je souhaite ?

Préparation de l’examen

Si certaines personnes parviennent à s’en sortir en faisant leur bilan chaque fois qu’elles en trouvent le temps, pour la plupart d’entre nous, il est bien plus fructueux de consacrer du temps à un bilan chaque semaine. Il s’agit d’une habitude, d’un rendez-vous régulier que vous vous fixez.

• Planifiez votre bilan hebdomadaire dans votre calendrier. Accordez-vous au moins une heure, de préférence deux.
• Terminez tout votre travail avant le début de l’examen.
• Mettez-vous à l’aise. Vous voudrez peut-être aller dans un endroit que vous n’associez pas au travail.
• Prenez 5 à 10 minutes de calme. Méditez, griffonnez ou regardez simplement la tête – tout ce qu’il faut pour mettre un « tampon » entre vous et les choses de la vie quotidienne.
• Avoir quelque chose à écrire.
• Assurez-vous de ne pas être dérangé. C’est votre moment !

La revue hebdomadaire GTD

J’ai déjà écrit une présentation assez complète de l’examen hebdomadaire tel qu’il est défini par David Allen, je vais donc commencer par répéter ce que j’ai dit dans cet article. Selon David Allen, la revue hebdomadaire doit comprendre les étapes suivantes :

1. Rassemblez tous vos documents en vrac et déposez-les dans votre boîte de réception pour qu’ils soient traités.
2. Traitez vos notes pour en extraire les actions à entreprendre, les rendez-vous, les nouveaux projets, etc.
3. Examinez les données de votre calendrier précédent pour vous rappeler les idées, les tâches, etc. que vous n’avez peut-être pas saisies à ce moment-là.
4. Examinez votre calendrier pour voir s’il y a de nouvelles actions à ajouter à vos listes.
5. Faites le vide dans votre tête. Notez tout ce qui vous préoccupe ou retient votre attention.
6. Passez en revue vos listes de projets afin de déterminer l’état d’avancement de chacun d’entre eux et s’il y a des mesures à prendre pour les faire avancer.
7. Passez en revue vos prochaines listes d’actions. Mettez-les à jour en cochant les actions que vous avez déjà réalisées. Utilisez les actions achevées comme déclencheurs pour vous rappeler les étapes ultérieures que vous devez franchir et non pour vous rappeler qu’une action est terminée.
8. Passez en revue les listes d’attente. Ajoutez les suivis appropriés à vos listes d’actions. Cochez tout ce que vous avez déjà reçu.
9. Examiner toute liste de contrôle pertinente.
10. Passez en revue votre liste « un jour » et « peut-être » et décidez s’il y a quelque chose que vous êtes prêt à mettre sur votre liste de projets actifs.
11. Passez en revue les dossiers de soutien de votre projet pour vous assurer que vous n’avez pas oublié de nouvelles mesures à prendre.
12. Soyez créatif et courageux. C’est la partie la plus difficile et la moins bien décrite du processus dans les livres d’Allen, ce qui est dommage, car c’est là que la magie opère. Après avoir fait le vide dans votre esprit, prenez le temps d’imaginer de nouvelles idées – des idées risquées, des idées créatives, etc. Il s’agit essentiellement d’une séance de remue-méninges libre autour du thème « que pourrais-je faire ? ».

Ces étapes se déroulent en trois temps :

1. Soyez clair : réglez tous les détails de la semaine précédente afin de pouvoir vous tourner vers l’avenir.
2. Soyez à jour : Planifiez les mesures à prendre au cours de la semaine prochaine pour faire avancer les projets sur lesquels vous travaillez actuellement.
3. Soyez créatif : Réfléchissez et commencez à planifier ce que vous pourriez faire pour donner une nouvelle direction à votre vie ou pour dépasser votre niveau actuel.

Un autre regard sur le bilan hebdomadaire

Je préfère considérer mon bilan hebdomadaire comme une série de questions auxquelles il faut répondre, plutôt que comme une série d’étapes à franchir. Bien que j’essaie toujours de faire un bilan hebdomadaire (toutes les deux semaines semble être plus pratique pour moi), je fais également quelques « mini-bilans » lorsque le temps le permet entre les bilans complets.

Un mini-examen consiste en quelques questions :

1. Sur quoi dois-je travailler ces prochains jours ?
2. Quelles sont les échéances à venir ?
3. Y a-t-il de nouveaux projets sur lesquels j’ai le temps de commencer à travailler ?

Je le fais avec mon Moleskine devant moi, en listant les tâches à accomplir au fur et à mesure que je réfléchis à chacune de ces questions. (Plus tard, je les transférerai dans mon système de gestion des tâches – une mini-révision est, pour moi, une sorte de « capture » plutôt que de « traitement »).

Le but de ce mini-bilan est de m’assurer que je reste sur la bonne voie et que rien d’important ne passe inaperçu. Lorsque je m’assois pour faire un bilan complet, je me préoccupe davantage de la façon dont ma vie se déroule dans l’ensemble. Le bilan complet consiste à répondre aux questions suivantes :

Votre vie est-elle équilibrée ?

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1. Sur quoi dois-je travailler ces prochains jours ?
2. Quelles sont les échéances à venir ?
3. Y a-t-il de nouveaux projets sur lesquels j’ai le temps de commencer à travailler ?
4. Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné la semaine dernière ? Quelles leçons puis-je en tirer ?
5. Qu’est-ce qui s’est bien passé au cours de la semaine écoulée ? Comment puis-je faire en sorte que cela se reproduise ?
6. Dans quelle mesure est-ce que je respecte mes devoirs et obligations ?
7. Qu’est-ce qui m’attend et à quoi dois-je me préparer ?
8. De quel type d’aide ai-je besoin ?
9. Tout ce que je fais contribue-t-il à me faire progresser vers mes objectifs ? Que puis-je faire pour les choses qui ne le sont pas ?
10. Suis-je satisfait de ma situation actuelle ? Qu’est-ce que je voudrais changer ?
11. Quels sont mes objectifs pour la semaine prochaine ? Le mois prochain ? 90 jours ?

Je préfère le format questions/réponses au pas-à-pas d’Allen parce que a) je fais la plupart des choses pratiques au quotidien de toute façon, et b) j’aime que la plupart de ces questions soient centrées sur moi, plutôt que sur mes affaires.

Après tout, c’est là l’intérêt du bilan : il ne s’agit pas de se tenir au courant de ce que l’on devrait faire, mais de faire le point avec soi-même. Et c’est important : nous avons tendance à ne pas nous regarder de trop près, soit parce que cela nous semble égoïste ou narcissique, soit parce que nous avons peur de ce que nous trouverons si nous regardons de trop près.

Si cela vous semble trop « musclé », c’est que vous en avez probablement plus besoin que la plupart des gens. Car, comme je le répète sans cesse, le but de tous ces trucs de productivité n’est pas de faire plus de choses. Il s’agit de mener une vie meilleure.