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La paperasse non classée est l’une des principales sources d’encombrement dans pratiquement tous les bureaux. Je pense que tout le monde souffre au moins un peu du syndrome du « Keep-It », cette horrible maladie qui nous pousse à imprégner chaque bout de papier qui passe sur notre bureau d’un pouvoir mystérieux qui fait qu’il est presque impossible de jeter quoi que ce soit.
L’indécision constitue au moins une partie du problème. De nombreux documents que nous conservons ne sont pas vraiment nécessaires, mais nous les gardons « au cas où » nous en aurions besoin plus tard. Comme ils ne sont pas particulièrement utiles, il est difficile de les organiser de manière pertinente, si bien qu’ils s’empilent, se retrouvent dans une boîte à chaussures ou s’entassent dans un classeur désordonné, sans ordre particulier.
Mais ce n’est qu’une partie du problème. Un problème plus profond est de savoir que l’on a besoin de quelque chose, mais de ne pas savoir comment le classer de manière à le mettre à l’écart lorsque l’on n’en a pas besoin, mais à le retrouver facilement au moment où l’on en a besoin. La peur de perdre quelque chose d’important ou de l’oublier peut être paralysante et nous conduit souvent à laisser de côté plus de choses que nous n’en classons.
Le classement est probablement la tâche la plus facile et la moins exigeante que l’on puisse accomplir dans un bureau. Pourtant, parce qu’il y a tant de risques, il crée beaucoup d’anxiété – et dans pratiquement tous les bureaux où j’ai travaillé, cette anxiété a largement contribué à ce que le classement ne soit pas fait.
Que faire alors ?
Tout d’abord, il convient de faire la distinction entre plusieurs types de documents. Les premiers sont les dossiers de projet, dont j’ai déjà parlé – ils doivent être à portée de main et sont généralement les plus faciles à trouver. Les seconds sont les documents officiels – factures, reçus, formulaires, rapports, comptes rendus de réunions, etc. Ces documents ont également tendance à se classer dans des catégories naturelles qui s’imposent d’elles-mêmes et autour desquelles il est facile de développer un système de classement.
Le véritable problème en matière d’archivage est le matériel de référence. Le matériel de référence est tout ce qui contient des informations dont nous avons besoin ou dont nous aurons besoin à un moment donné et qui auront une application au-delà de leur utilisation immédiate. En ce qui me concerne, l’un des principaux corpus de documents de référence – nous parlons ici d’environ 10 000 pages – est constitué d’articles et de notes universitaires que j’ai rassemblés depuis que j’ai commencé mes études supérieures, il y a plus de dix ans. En tant qu’universitaire, j’utilise ce matériel pour rédiger des articles, rechercher des sujets à présenter en classe et susciter de nouvelles idées, mais tout cela ne me sert à rien si je ne peux pas trouver ce que je cherche au moment où je le cherche.
Le système qui vient immédiatement à l’esprit est l’ordre alphabétique et, pendant des années, c’est ainsi que j’ai organisé la plupart de mes documents : par ordre alphabétique du nom de famille de l’auteur, tout comme mes livres. Le problème avec ce système, c’est que s’il est facile de savoir où vont les nouveaux documents – il suffit de regarder le nom de famille de l’auteur – la recherche de fichiers est une véritable plaie. Si je veux des informations sur les tabous alimentaires dans le Pacifique Sud, par exemple, je dois me rappeler que Margaret Mead a écrit sur ce sujet. Il est facile de se souvenir de Mead – elle est probablement la plus célèbre de tous les anthropologues – mais que se passe-t-il si l’article que je recherche est un document que j’ai consulté par hasard et qui a été écrit par un auteur dont je ne me souviens pas du nom, peut-être un étudiant diplômé d’une université obscure ?
Pour résoudre le problème de la recherche, j’ai réorganisé un grand nombre de mes dossiers par sujet principal. C’est le système recommandé par David Allen dans Getting Things Done, et il facilite grandement la recherche. Après plusieurs années de classement par sujet, j’avais plusieurs tiroirs bien organisés avec des dossiers classés par ordre alphabétique : « Colonialisme » après « Guerre froide » et avant « Contre-insurrection ». Trouver un dossier rempli de références sur un sujet particulier était un jeu d’enfant.
Cependant, sur le dessus du classeur, il y avait une pile croissante de documents non classés. Des documents impossibles à class er. Des documents qui traitaient également de deux ou plusieurs sujets, des documents qui ne se prêtaient pas à un titre facilement mémorisable, etc. Comme le fait remarquer Allen, s’il faut plus de quelques secondes pour classer quelque chose, les chances que vous le fassiez diminuent considérablement – le classement doit être rapide, facile et même amusant, sinon nous ne le ferons pas. Cela signifie qu’au fur et à mesure que ma pile de travail que je ne pouvais pas catégoriser, étiqueter et classer en quelques secondes augmentait, je devenais de plus en plus réticent à l’idée de classer tout court.
C’est ainsi que s’est écroulé mon empire de papier.
Entrez dans le dragon de papier
Le système que je commence à mettre en place s’inspire du système utilisé par le logiciel de gestion documentaire Paper Tiger. Dans le système Paper Tiger, les dossiers sont numérotés et classés de bas en haut. Chaque nouveau document ou groupe de documents est placé dans le prochain dossier vide disponible, et une description du contenu et des mots-clés sont saisis sous le numéro de ce dossier dans la base de données du logiciel. Ainsi, mon dossier rempli de ressources sur la contre-insurrection peut se trouver dans le dossier 08174 ; pour le trouver, il me suffit de rechercher « contre-insurrection » dans la base de données, ce qui me permettra de savoir exactement où se trouvent les documents dont j’ai besoin.
Le logiciel Paper Tiger n’est pas bon marché – la version complète destinée aux utilisateurs finaux individuels coûte environ 170 dollars. Au lieu de cela, je crée une simple feuille de calcul, avec les colonnes suivantes :
Dossier # | Titre | Auteur | Mots-clés | Notes
La colonne des numéros de dossiers est déjà numérotée jusqu’à 1000 (ou 01000, en fait – je peux ajouter des numéros jusqu’à 99 999 si nécessaire. Je pense à long terme, là !) L’idée est que pour trouver quoi que ce soit, je peux faire une recherche CTRL-F. Plus tard, je pourrai créer des requêtes dans le tableau, mais pour l’instant, une simple recherche « dans la page » devrait suffire. Plus tard encore, je pourrai importer le tout dans Access ou une autre base de données – peut-être qu’un week-end, je deviendrai fou en l’important dans MySQL et en écrivant un front-end Ruby on Rails ! (J’ai toujours voulu apprendre Ruby on Rails…)
Le Tigre de papier est essentiellement un système d’étiquetage pour les documents physiques (bien qu’il puisse techniquement être étendu aux documents numériques sur mon PC ou, en fait, à tout élément n’importe où que je veuille cataloguer). Mais ce qui est important, c’est qu’il résout à la fois le problème du classement – sans être limité à un seul sujet, je n’ai plus à m’inquiéter de ne pas pouvoir trouver quelque chose parce que je l’ai classé sous « Impérialisme » et que je l’ai cherché sous « Colonialisme » – et le problème de la recherche – la seule compétence dont j’ai besoin pour trouver un fichier, c’est de compter.
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Et vous ? Comment avez-vous résolu vos problèmes de classement – ou les avez-vous résolus ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné pour vous dans le passé (ou aujourd’hui), et qu’est-ce qui a fonctionné ? Faites-nous part de vos réflexions dans les commentaires.