Lorsque de nombreuses personnes imaginent des réunions, elles se représentent un patron ou un superviseur en train de débiter des exigences et des statistiques pendant une longue période, tandis que les employés regardent fixement vers la tête de la salle. Ces réunions peuvent être une énorme perte de temps si les patrons n’impliquent pas les employés et si ces derniers manquent de concentration et de dévouement dans la réalisation d’un ordre du jour spécifique. En revanche, lorsque les réunions sont interactives, ciblées et bien planifiées, elles peuvent être incroyablement productives. Les trois aspects sur lesquels il convient de se concentrer lors de l’organisation d’une réunion au bureau sont les suivants :
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1. Les rendre mémorables
Chaque réunion doit se distinguer des autres afin de la rendre unique et mémorable. Planifiez les réunions à des heures inhabituelles, par exemple à 9 h 17 plutôt qu’à 9 h 15 ou 9 h 30. Neal MacNamara, directeur de la communication de TINY Pulse, explique que le fait de programmer systématiquement les réunions à 8h48 a « éliminé presque complètement les retards » au sein de son entreprise. Un changement aussi simple permettra aux employés de rester vigilants le matin de la réunion, et personne n’arrivera en traînant les pieds avec quelques minutes de retard.
Utilisez des brise-glace pour commencer la réunion, mais faites en sorte qu’ils soient directement liés à l’ordre du jour. Donnez aux employés le temps d’exprimer leurs idées, afin qu’ils n’aient pas peur de prendre la parole lorsque la discussion s’oriente vers le sujet dont ils parlaient à un collègue quelques minutes plus tôt. Cette méthode « la connexion avant le contenu » a permis aux employés de LivePerson de mieux se connaître et de se sentir plus à l’aise pour parler d’un problème auquel ils étaient confrontés.
Josh Neblett, cofondateur et PDG de la société de commerce électronique Etailz, estime que les 5 à 10 dernières minutes d’une réunion devraient être consacrées aux questions ou préoccupations qui ont pu surgir au cours de la réunion. Plutôt que de dire aux employés « venez me voir dans mon bureau si vous avez des questions », ce temps délibéré est fixé afin d’affronter les problèmes de front. Cette méthode est d’autant plus efficace qu’il est probable que plusieurs personnes aient une question similaire et que l’animateur de la réunion puisse donner la réponse à tout le monde immédiatement plutôt que d’y répondre individuellement à cinq reprises.
2. Les rendre efficaces
Toutes les réunions devraient avoir un ordre du jour spécifique qui dicte exactement les sujets qui seront abordés. Steve Van Till, PDG de Brivo, a créé des ping-pong « No Re-hash » que tous les employés peuvent utiliser au cours d’une réunion lorsque quelqu’un aborde un sujet qui a déjà été longuement discuté ou qui risque de détourner l’attention de l’ordre du jour. Au lieu d’insister ou de perdre du temps en disant « Nous en avons déjà parlé, mais si vous avez des questions… », les autres membres de la réunion peuvent simplement lever la raquette, et l’orateur saura qu’il doit garder ce qu’il a à dire jusqu’à ce qu’il puisse parler avec le patron en privé.
D’autres bureaux ont mis en place des punitions pour les retards aux réunions. Ces punitions ne sont pas sévères ; il s’agit plutôt de moyens humoristiques et embarrassants de gérer les interruptions et les retards. Une entreprise oblige les retardataires à entrer en chantant une comptine ou une autre chanson, ce qui, bien sûr, les met mal à l’aise lorsque l’attention passe d’une affaire sérieuse à une interruption aussi insignifiante. Une autre entreprise a mis en place une politique qui oblige les employés à faire un don à l’association caritative de l’entreprise si leur téléphone portable s’éteint et interrompt une réunion. Ces détracteurs sont certainement plus efficaces que n’importe quelle discipline réelle, tout en maintenant le moral des employés à un niveau élevé.
3. Les raccourcir
Tout le monde aime les réunions courtes, n’est-ce pas ? En fait, toutes les réunions pourraient être courtes si le temps était utilisé de manière efficace. Si les employés doivent être tenus responsables de leur ponctualité et de leur attention pendant les réunions, la personne qui a convoqué la réunion est celle qui doit posséder des compétences en gestion du temps pour être efficace. Disposer d’un ordre du jour clair et concis (et s’y tenir) est la première étape pour organiser une réunion qui ne dépasse pas le temps imparti. De nombreuses entreprises mettent en place une minuterie de trente minutes, sachant que les gens sont câblés pour ne pouvoir se concentrer que pendant 25 à 30 minutes à la fois, et que tout ce qui dépasse cette période tombera dans une oreille et ressortira par l’autre. Vous pouvez également envisager des « punitions » en cas de dépassement du temps imparti, comme un don à l’association caritative de l’entreprise ou à la cagnotte de la fête de fin d’année. De cette manière, les participants et les organisateurs de la réunion sont tenus de respecter le temps imparti.
Conclusion
Les réunions ont mauvaise presse car elles nuisent souvent à la productivité d’une entreprise, ce qui est exactement le contraire de ce qu’elles sont censées faire. Comme toutes les autres mesures progressistes et innovantes prises dans le monde des affaires aujourd’hui, réorganiser la structure des réunions en sortant des sentiers battus permet aux dirigeants de faire un usage efficace des réunions et de s’assurer que les employés en tirent le meilleur parti.
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