La règle des 80-20 ou principe de Pareto, qui tire son nom de l’économiste italien du XIXe siècle Vilfredo Pareto, qui a découvert qu’en 1896, environ 80 % des terres italiennes étaient détenues par 20 % de la population, est devenue un axiome courant dans le monde des affaires et dans la vie quotidienne.

Ce principe a été mis en évidence en 1992 par un rapport du Programme des Nations unies pour le développement qui montrait qu’environ 80 % de la richesse mondiale était entre les mains de 20 % de la population^[1]. Des entreprises ont indiqué que 80 % de leurs ventes provenaient de 20 % de leurs clients et Microsoft a découvert qu’en corrigeant les 20 % de bogues les plus signalés, elle éliminait 80 % des problèmes de ses logiciels.

Il semble que le principe de Pareto soit partout autour de nous.

En ce qui concerne notre propre productivité, le principe peut être appliqué en ce sens que 80 % de nos résultats proviennent de 20 % de nos efforts. L’astuce consiste à découvrir quels sont ces 20 % afin d’y consacrer le maximum d’efforts et d’éliminer autant que possible les 80 % qui ne produisent pas les résultats escomptés.

Comment faire ?

Comment fonctionne la règle des 80/20 ?

Pareto a remarqué que les personnes dans la société étaient divisées en deux catégories :

• Les « quelques privilégiés », c’est-à-dire les 20 % les plus riches et les plus influents.
• Le « nombre insignifiant », autrement dit les 80 % les plus pauvres.

En approfondissant ses recherches, il a découvert que ce clivage ne s’appliquait pas seulement à l’argent et à l’influence, mais aussi à d’autres domaines. La quasi-totalité de l’activité économique est soumise à l’observation précédente.

Il a observé que 80 % des richesses de l’Italie à l’époque étaient contrôlées par seulement 20 % de la population.

Cela se résume à une vérité universelle : toutes les choses ne sont pas créées de la même manière. Tous les intrants n’aboutissent pas au même résultat.

Bien sûr, dans un monde idéal, chaque minute de votre temps, chaque once de votre effort, chaque décision de votre agenda aurait la même importance. Mais dans le monde réel, seuls 20 % de ce que vous faites sont vraiment importants.

Qu’est-ce que cela signifie pour vous ?

Voici ce qu’il faut retenir : vous devez concentrer vos efforts sur les 20 % qui vous permettront de rentabiliser au maximum votre temps. Votre attention est une ressource limitée. Il s’agit donc d’être stratégique dans la gestion de votre temps et d’essayer de maximiser le temps que vous consacrez aux choses importantes.

Ne vous laissez pas distraire par des préoccupations insignifiantes. Occupez votre temps avec ce qui compte le plus.

Vous pouvez appliquer la règle des 80/20 à pratiquement tous les aspects de votre vie. Utilisez ce principe pour fixer des objectifs efficaces ou rationaliser votre emploi du temps. Vous pouvez également l’appliquer à votre vie de famille, à vos objectifs de remise en forme et à bien d’autres choses encore.

Quel est un exemple de la règle 80/20 ?

La règle des 80/20 est omniprésente. Une fois que vous aurez appris comment elle fonctionne, vous commencerez à la reconnaître dans pratiquement tous les aspects de votre vie.

Il y a un exemple qui a été très important dans le monde des affaires. Il s’agit du fait qu’environ 20 % des clients représentent 80 % des ventes d’une entreprise.

Les consommateurs les plus fidèles d’une entreprise sont ceux qui dépensent le plus. Ce sont eux qui ont accompagné l’entreprise contre vents et marées et qui sont plus disposés à payer des prix plus élevés.

Les entreprises intelligentes concentrent leur énergie sur le maintien d’une relation à long terme avec leurs fidèles – un retour plus lucratif sur l’investissement de leur temps et de leurs efforts.

Depuis l’élaboration de cette règle, l’humanité a utilisé ce ratio particulier dans toutes sortes de situations. Même si le rapport n’est pas toujours exact, cette règle est appliquée dans de nombreuses industries et dans la vie. En voici quelques exemples :

• 20 % des investissements stratégiques pourraient représenter 80 % de votre capital^[2].
• 20 % des donateurs peuvent contribuer à hauteur de 80 % à votre collecte de fonds.
• 20 % du contenu en ligne que vous créez pourrait attirer 80 % du trafic vers votre page web.
• 20 % des représentants commerciaux génèrent 80 % de vos ventes totales.
• 20 % des clients représentent 80 % des bénéfices totaux.
• 80 % des recettes proviendront de 20 % des travailleurs.

Comment la règle des 80/20 est-elle appliquée à tort ?

La règle des 80/20 est tout simplement la « loi du petit nombre ». Il s’agit d’une hiérarchie d’importance où quelques tâches, temps ou investissements valent plus que le reste.

Malheureusement, le principe 80/20 étant très répandu, le concept a souvent été mal compris.

Ne vous laissez pas abuser par ces trois mythes :

1. 80 + 20 = 100

Parfois, les gens essaient de créer un diagramme expliquant la règle 80/20 à l’aide d’un diagramme circulaire. Un cinquième du diagramme est intitulé 20 % et le reste 80 %. Bien que ceux d’entre nous qui ont des compétences de base en mathématiques puissent voir comment cela donne 100 %, le calcul sape l’essence même de la règle.

Selon la règle des 80/20, 20 % des intrants créent 80 % des extrants. Les intrants et les extrants ne sont pas la même chose et ne peuvent donc pas être placés dans le même diagramme circulaire. La règle 80/20 pourrait tout aussi bien s’appeler la règle 55/3, si 55 % des résultats étaient créés par 3 % des intrants.

Ne vous laissez pas impressionner par les chiffres. Les chiffres 80 et 20 ne sont que des exemples d’un type d’équilibre inégal. Le fait qu’ils totalisent 100 est une coïncidence.

2. Éliminer les 80 %.

L’un des arguments que j’ai entendus contre la règle des 80/20 est le suivant : « Si vous continuez à appliquer la règle des 80/20, en éliminant les 80 % de gaspillage, vous finirez par ne plus rien avoir ». Je suppose que les personnes qui ont défendu ce point de vue pensaient être intelligentes en utilisant une interprétation littérale et mathématique de la règle.

Une fois de plus, les chiffres ne sont pas très importants. Les applications réelles sont moins mathématiques. Lorsque vous disposez d’un temps limité, vous ne pouvez pas effectuer toutes les tâches possibles. La règle des 80/20 vous suggère de passer en revue toutes les tâches que vous pourriez normalement effectuer. Choisissez les 20 % qui produisent le plus de résultats et concentrez-vous sur eux. Le temps qu’il vous reste peut être consacré aux 80 % les moins productifs.

3. 80/20 à la perfection

J’ai également constaté que cette règle était mal appliquée dans le cadre de l’acquisition de compétences. Il faut peut-être deux ans pour atteindre un niveau de compétence de 80 %. Mais pour obtenir les derniers 20 % de compétences, il faut investir huit années supplémentaires. Bien qu’il s’agisse d’une bonne application de la règle, les conseils relatifs aux compétences vont souvent à l’encontre de la règle 80/20. Au lieu d’éliminer le besoin de ces derniers 20 %, vous investissez la majeure partie de votre temps à maîtriser ces derniers 20 %.

L’idée de la règle des 80/20 est qu’il faut minimiser les 80 % d’intrants inefficaces. Il y a bien sûr des cas où cette règle ne s’applique pas. La maîtrise d’une compétence peut être l’un des domaines où le conseil 80/20 est erroné.

Cependant, en recommandant le contraire de la règle 80/20, vous ne pouvez pas vraiment prétendre que la règle 80/20 est appliquée ici. Cela reviendrait à dire que « la précipitation entraîne le gaspillage » est le même conseil que « celui qui hésite est perdu ».

Comment utiliser réellement la règle des 80/20 pour la productivité

Voici comment vous pouvez appliquer le principe de Pareto pour augmenter votre productivité :

1. Soyez absolument clair sur ce que vous voulez accomplir

Le moyen le plus simple et le plus efficace d’y parvenir est d’être absolument clair sur ce que vous essayez d’obtenir.

Quel est le résultat que vous souhaitez obtenir ? La plupart des gens ne savent pas clairement ce qu’ils veulent obtenir et se laissent entraîner à travailler sur des choses qui n’apporteront pas une grande contribution à l’objectif global.

Par exemple, si vous avez un projet de déménagement, passer un temps fou à discuter de la couleur des murs, des meubles et des plantes du jardin ne vous fera pas avancer vers le déménagement.

En revanche, si vous décidez du nombre de pièces et de l’emplacement de la maison que vous souhaitez, vous disposerez de données bien plus importantes pour vous adresser à un agent immobilier. Vous trouverez la bonne maison beaucoup plus rapidement qu’en discutant des couleurs, des meubles et des objets de votre jardin.

Avant de commencer un projet, dressez une liste de toutes les tâches à accomplir pour le mener à bien, puis signalez ou mettez en évidence les tâches qui vous apporteront la plus grande contribution à l’achèvement du projet. Ces tâches seront les 20 % de tâches qui vous permettront de réaliser 80 % du chemin vers l’achèvement du projet. Concentrez-vous sur ces tâches.

2. Quelles sont vos matières principales et secondaires ?

Jim Rohn a inventé cette question qui signifie essentiellement qu’il y a des parties de votre travail quotidien qui contribuent directement à l’objectif global que vous essayez d’atteindre^[3]. D’autres parties de votre travail ne contribuent pas directement à cet objectif mais pourraient être décrites comme des tâches ménagères. L’astuce consiste à savoir de quoi il s’agit.

Brian Tracy en parle souvent dans le cadre du processus de vente^[4]. Le temps majeur est celui où vous êtes en face du client et où vous lui parlez. Le temps mineur correspond aux déplacements vers le client ou aux réunions avec votre directeur des ventes au bureau. Bien sûr, il est important de se rendre chez le client ou de rencontrer son directeur des ventes, mais ces activités ne contribuent pas directement à vos performances de vente, de sorte qu’elles sont considérées comme du temps mineur.

Lorsque je travaillais dans la vente, il y a de nombreuses années, j’ai appris que même si vous étiez populaire auprès de votre équipe d’administration des ventes, le fait de rédiger méticuleusement vos rapports de vente tous les jours n’améliorait pas les performances commerciales. J’ai observé que les meilleurs vendeurs de notre entreprise étaient ceux qui avaient une mauvaise réputation administrative et qui n’étaient pas les plus populaires du bureau. Le fait est qu’ils étaient les meilleurs vendeurs parce qu’ils avaient compris que le fait d’être en contact avec le client permettait d’augmenter les ventes, ce qui, en fin de compte, se traduisait par des salaires plus élevés.

Examinez votre calendrier de la semaine dernière et identifiez les tâches qui ont eu le plus d’impact positif sur vos objectifs. Ensuite, prévoyez d’en faire davantage la semaine prochaine afin de travailler sur les 20 % de tâches dont vous savez qu’elles vous permettront d’atteindre 80 % des résultats que vous souhaitez obtenir.

3. Arrêter de penser, commencer à faire

Je rencontre ce problème avec beaucoup de mes clients lorsque je les accompagne dans le développement de leur propre entreprise. Ils passent beaucoup trop de temps à planifier et à réfléchir.

La planification et le développement d’idées ont leur place dans la création d’une entreprise, mais il y a une limite à ne pas franchir. Si vous passez 80 % de votre temps à réfléchir et à planifier, votre entreprise ne démarrera pas.

Prenons un exemple simple. Lorsque j’ai lancé ma chaîne YouTube il y a un peu plus de trois ans, j’ai passé une semaine à planifier le type de vidéos que j’allais produire, puis j’ai commencé à enregistrer. Ma première vidéo était épouvantable, mais le processus de publication des vidéos semaine après semaine m’a permis d’apprendre de meilleures façons de produire des vidéos, ce qui a alimenté la croissance de ma chaîne.

Je vois beaucoup trop de gens qui planifient et réfléchissent à ce qu’ils veulent faire, mais qui ne produisent pas de contenu. Si vous passez 80 % de votre temps à produire du contenu et 20 % à le planifier, quel que soit le média pour lequel vous produisez, vous obtiendrez des résultats positifs. Si vous inversez ce ratio, vous n’obtiendrez pas beaucoup de résultats.

Arrêtez-vous un instant et posez-vous la question :

« Qu’est-ce que je pourrais faire aujourd’hui pour obtenir 80 % des résultats que je souhaite le plus ?

4. Utilisez votre calendrier pour examiner la façon dont vous avez utilisé votre temps

Votre calendrier est votre outil d’analyse le plus puissant lorsqu’il s’agit de voir comment vous passez votre temps chaque semaine. Si vous constatez que vous passez une grande partie de votre temps quotidien en réunions et à régler des problèmes avec vos collègues, vous vous apercevrez que vous ne vous concentrez pas sur les 20 % où se trouvent les vrais résultats.

Si vous avez pris le temps de noter les activités qui vous donnent 80 % de vos résultats, puis de consulter votre calendrier à la fin de la semaine pour voir où vous passez votre temps, vous serez en mesure de faire des ajustements ; ainsi, vous vous concentrerez davantage sur les activités qui vous donnent les meilleurs résultats. Réservez du temps chaque jour pour travailler sur ces tâches.

Essayez d’éliminer les tâches qui ne vous apportent pas beaucoup de résultats. Si vous le pouvez, déléguez-les à d’autres personnes mieux à même de les accomplir à votre place, de sorte que vous puissiez consacrer plus de temps chaque semaine à ces tâches. Vous obtiendrez ainsi un bien meilleur retour sur votre investissement en temps.

Pour tirer réellement parti du principe 80:20, vous devez savoir où vous passez votre temps chaque jour.

Si vous êtes un producteur de contenu, vous devez produire du contenu et ne pas perdre votre temps à analyser des données. Bien sûr, l’analyse est importante si vous voulez voir de la croissance, mais sans contenu, vous n’aurez pas d’analyse sur laquelle baser votre futur contenu. Vous devez donc consacrer 80 % de votre temps à la production de contenu.

Si vous travaillez dans la vente, si vous passez 80 % de votre temps à planifier vos appels de vente et seulement 20 % de votre temps devant vos clients, vos performances commerciales ne seront pas très bonnes. Inversez ce ratio. Passez 20 % de votre temps à planifier vos appels et 80 % à rencontrer vos clients.

Résultat final

La règle des 80-20 est un outil de productivité dont beaucoup d’entre nous ont besoin, et ce pour de bonnes raisons. Comme vous pouvez le constater, elle vous aidera à vous concentrer et à donner la priorité aux aspects les plus importants de votre vie.

Non seulement cela, mais cela maximisera ces résultats en même temps et garantira que vous ne passez pas trop de temps à travailler dessus. Tout ce que vous avez à faire, c’est de commencer à poser des questions.

Pour que la règle des 80-20 soit efficace, n’oubliez pas les points suivants :

• Soyez très clair sur ce que vous voulez obtenir. À quoi ressemblera un résultat positif ? Identifiez ensuite les 20 % d’actions qui vous permettront d’atteindre 80 % de votre objectif.
• Quels sont vos domaines de prédilection et de prédilection ? Quelles sont les activités quotidiennes qui vous permettront d’avancer constamment vers la réalisation de vos objectifs ? Faites-les tous les jours.
• Réduisez le temps que vous passez à penser à faire quelque chose et commencez simplement à le faire. Si vous passez 80 % de votre temps à réfléchir et seulement 20 % à agir, le rapport est inversé.
• Identifiez les mesures que vous avez prises au cours de la semaine écoulée et qui ont eu le plus d’impact positif sur vos objectifs. Faites-en davantage la semaine prochaine. Classez-les par ordre de priorité et prévoyez du temps dans votre calendrier.