La délégation de tâches peut mettre les gens mal à l’aise, les angoisser ou les stresser parce qu’ils craignent de perdre le contrôle ou de voir la qualité de leur travail diminuer si celui-ci est confié à quelqu’un d’autre. Déléguer des tâches à d’autres peut également être perçu comme un aveu de faiblesse ou d’incompétence, car certains craignent que les autres les jugent parce qu’ils ne sont pas capables de tout gérer eux-mêmes.

Pourtant, la capacité à déléguer peut considérablement augmenter votre productivité en optimisant votre temps et vos connaissances. Pour surmonter tous les sentiments négatifs et les obstacles, il vous suffit de travailler à l’acquisition de compétences en matière de délégation.

Qu’est-ce que la délégation ?

La délégation est définie comme « l’action de donner à quelqu’un le pouvoir d’agir à sa place »^[1].

« La délégation est l’art d’extraire le travail des autres et de le faire faire par eux comme si vous le faisiez vous-même. » – Andrew Carnegie

En management, la délégation consiste à confier des tâches à son équipe. C’est confier le travail que vous auriez pu faire vous-même lorsque l’équipe ne comptait qu’une poignée de personnes ou lorsque la charge était moins lourde. Mais à mesure que l’équipe s’agrandit et que les enjeux augmentent, les managers avisés confient certaines tâches aux membres de leur équipe. Il ne s’agit pas d’esquiver le devoir, mais de faire de la place pour se concentrer sur le véritable travail de gestion, comme l’accompagnement de l’équipe et l’évaluation de ses performances.

Lorsqu’elle délègue, une personne occupant un poste de direction ou de gestion transfère souvent son pouvoir de décision à d’autres membres de l’organisation tout en restant responsable du résultat de la tâche, en plus d’une partie de sa charge de travail.

La plupart des gens pensent que la délégation et l’attribution sont synonymes, mais il y a une distinction importante à faire entre les deux :

Lorsque vous attribuez une tâche, vous donnez simplement des instructions à un subordonné pour qu’il effectue une action spécifique. Vous lui dites quoi faire, et il le fait – c’est aussi simple que cela.

D’autre part, la délégation consiste à transférer une partie de son propre travail à une autre personne. Cette personne ne reçoit pas simplement une série d’instructions. L’important est qu’elle soit placée dans un rôle qui exige qu’elle prenne des décisions et qu’elle soit tenue responsable de l’accomplissement de la tâche.

La délégation consiste également à tirer parti du temps des autres pour augmenter votre temps de qualité. En déléguant des tâches, vous pouvez vous concentrer sur des responsabilités plus importantes, telles que la planification stratégique, tandis que les membres de l’équipe travaillent sur des tâches qui requièrent une expertise et une expérience supplémentaires. Vous pouvez ainsi consacrer votre temps et votre énergie à des tâches plus importantes et qui ont un impact plus grand sur l’organisation.

Dans mon article Le pouvoir de l’effet de levier pour mener la vie que vous voulez, j’explique plus en détail comment déléguer des tâches importantes à d’autres personnes vous permet d’accomplir des tâches plus rapidement et de vous libérer du temps.

4 types de délégation

Bien que la plupart des délégations impliquent une personne en position de leadership ou de gestion qui assigne des tâches à ses subordonnés, il existe d’autres types de délégations qui n’impliquent pas toujours des leaders ou des gestionnaires. Voici quatre types de délégation différents :

1. Délégation générale ou spécifique

Ce type de délégation est déterminé par la tâche à accomplir.

Le fait de confier un large éventail de responsabilités à une personne ou à une équipe sans lui donner d’instructions spécifiques sur la manière d’accomplir la tâche est appelé délégation générale.

En revanche, la délégation spécifique consiste à assigner une tâche spécifique assortie d’exigences et d’attentes précises.

Lorsqu’une personne ou une équipe dispose d’un degré élevé d’autonomie ou lorsque la tâche nécessite une résolution créative des problèmes, la délégation générale est utilisée. Lorsqu’une tâche est très structurée ou requiert un ensemble de compétences spécifiques, on a recours à la délégation spécifique.

2. Délégation formelle ou informelle

Le processus d’attribution de l’autorité est au cœur de ce type de délégation.

La délégation formelle est un processus structuré d’attribution de tâches et de responsabilités, avec des rôles et des attentes bien définis. Ce type de délégation est généralement utilisé dans les grandes organisations ou les agences gouvernementales.

La délégation informelle, quant à elle, consiste à déléguer des tâches ou des responsabilités à d’autres personnes de manière non structurée, généralement sans processus clair ni accord formel. Ce type de délégation est souvent utilisé dans les petites organisations ou équipes où la confiance et la collaboration sont élevées.

3. Délégation de haut en bas ou de bas en haut

Ce type de délégation est basé sur la hiérarchie d’une organisation.

On parle de délégation de haut en bas lorsqu’une personne occupant un poste plus élevé confie des tâches ou des responsabilités à une personne occupant un poste moins élevé. Ce type de délégation est couramment utilisé dans les organisations hiérarchiques, telles que les entreprises ou les agences gouvernementales.

La délégation de bas en haut consiste à confier des tâches ou des responsabilités à une personne occupant un poste plus élevé, souvent pour permettre à un employé de niveau inférieur de fournir un retour d’information ou des idées. Ce type de délégation est couramment utilisé dans les organisations dotées d’une structure plus collaborative ou plate, telles que les start-ups ou les petites entreprises.

4. Délégation latérale

Ce type de délégation nécessite la collaboration d’un groupe ou d’une équipe. Il s’agit de déléguer des tâches ou des responsabilités à des personnes se trouvant au même niveau organisationnel, souvent dans un but ou un objectif commun.

Ce type de délégation est souvent utilisé dans les équipes interfonctionnelles, qui réunissent des personnes de différents services ou domaines d’expertise pour mener à bien un projet ou une tâche.

La délégation latérale peut favoriser la collaboration, la créativité et l’innovation. Elle peut cependant être difficile à gérer car elle nécessite un niveau élevé de communication et de coordination entre les membres de l’équipe.

Pour déterminer lequel des quatre types de délégation utiliser, vous devez tenir compte de vos objectifs, de la complexité de la tâche, du degré de formalité de la structure organisationnelle et des compétences et de l’expertise des membres de l’équipe.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les différents modèles de délégation, lisez Qu’est-ce que le modèle de délégation et comment l’utiliser ?

Comment déléguer efficacement

Il semble y avoir de nombreux obstacles à la délégation, mais la bonne nouvelle est qu’en vous armant de compétences en matière de délégation, vous pouvez surmonter tous ces défis et déléguer efficacement.

Pour déléguer efficacement, vous devez choisir la bonne tâche à déléguer à la personne appropriée, établir des attentes claires, fournir des ressources, un soutien et un retour d’information, et suivre les progrès tout au long du processus.

LifeHack est une équipe entièrement distribuée, dont les membres travaillent à distance depuis les États-Unis, le Canada, le Royaume-Uni et plusieurs pays européens. Il peut être difficile de coordonner et de gérer les tâches au sein d’une équipe à distance, en particulier si les membres de l’équipe sont répartis sur différents fuseaux horaires ou ont des horaires de travail variables. Cependant, en déléguant les tâches de manière efficace, je peux m’assurer que tout le monde est sur la bonne voie en ce qui concerne les tâches et les projets.

Lisez mon article pour découvrir comment je délègue des tâches pour assurer la productivité personnelle et celle de l’équipe : Comment déléguer des tâches efficacement (Guide étape par étape)

Résultat final

La délégation est essentielle pour stimuler l’efficacité et la productivité d’une organisation. Elle permet aux dirigeants de se concentrer sur des tâches plus importantes, d’améliorer les compétences des membres de leur équipe, de favoriser la confiance et la communication, d’accroître la flexibilité et de promouvoir un environnement de travail plus collaboratif.

Bien qu’il puisse y avoir plusieurs obstacles à la délégation, il est important de se rappeler qu’une délégation efficace nécessite des objectifs clairs, de la communication, de la confiance et du soutien.

La délégation devient de plus en plus importante pour assurer le bon fonctionnement des équipes à mesure que les lieux de travail se diversifient et se répartissent. Par conséquent, si vous êtes un dirigeant désireux de libérer le plein potentiel de vos équipes et d’accroître le succès de votre organisation, vous devez commencer à déléguer et à développer les compétences nécessaires.