Dans tous les domaines de la vie, la gestion du temps est une compétence précieuse, mais elle est beaucoup plus importante dans certaines situations que dans d’autres.

Même lorsque vous vous détendez avec un livre, vous ne pouvez pas oublier complètement l’horloge. À un moment donné de l’après-midi, vous devrez commencer à préparer le dîner. Si vous voulez terminer un certain nombre de chapitres avant cette date, vous devez réfléchir au temps que vous pouvez consacrer à chacun d’entre eux.

Ce n’est pas la fin du monde si vous avez du mal à gérer votre temps lorsque vous lisez. Cependant, une fois que vous aurez compris pourquoi la gestion du temps est importante, vous commencerez à repérer les situations où il est essentiel de bien gérer son temps.

Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ?

La gestion du temps n’est pas un concept difficile

La gestion du temps est un art, mais il est difficile de bien l’exercer. Les psychologues la définissent^[1] comme « la capacité de planifier et de contrôler la façon dont on passe les heures d’une journée pour atteindre efficacement ses objectifs ».

Les personnes qui gèrent bien leur temps sont des planificateurs. Elles examinent leurs objectifs et décident du temps à consacrer à chacun d’entre eux au cours d’une heure, d’une journée, d’une semaine ou d’un mois donné.

Cela peut sembler facile, mais trop souvent, la vie s’en mêle. Un client vous appelle alors que vous êtes en plein travail. Au milieu de votre heure de lecture, votre fils ou votre fille renverse de la nourriture sur le sol. Bien que vous ayez prévu de consacrer du temps à autre chose, vous vous levez et vous vous occupez de la distraction.

Dans la plupart des cas, il n’y a pas de mal à s’écarter de la tâche à accomplir. Toutefois, si vous le faites dans de mauvaises circonstances, vous risquez de le regretter.

Quelles sont les conséquences d’une mauvaise gestion du temps ?

Une mauvaise gestion du temps peut se retourner contre vous. Si vous n’arrivez pas à maîtriser votre emploi du temps, vous risquez d’avoir des difficultés :

Retard

Un signe que vous ne savez pas gérer votre temps est que vous êtes toujours en retard à vos rendez-vous. Si vous êtes en retard à un rendez-vous, il y a de fortes chances que vous deviez repousser les suivants de quelques minutes également.

Le fait d’être régulièrement en retard a toutes sortes d’effets secondaires. Il peut entraver votre capacité à travailler en équipe, vous pousser à bâcler votre propre travail et contrarier les personnes qui comptent sur vous.

Mauvais résultats au travail ou à l’école

Lorsque vous ne gérez pas bien votre temps, vos problèmes de gestion du temps peuvent se traduire par des performances médiocres au travail ou à l’école.

Si vous passez trop de temps à rédiger le courriel parfait, vous risquez de ne pas avoir le temps de vous attaquer à l’analyse budgétaire que votre patron vous a demandée. Si vous n’arrivez pas à vous détacher de la télévision pour étudier en vue d’un examen, vous ne réussirez probablement pas très bien l’examen lui-même.

Procrastination

Les procrastinateurs – comme l’étudiant qui ne peut se résoudre à étudier – savent à quoi ils devraient consacrer leur temps. L’origine de leurs problèmes de gestion du temps réside simplement dans le fait qu’ils ne suivent pas leurs plans.

D’une certaine manière, la procrastination est pire que le fait de ne pas budgétiser son temps. Les procrastinateurs prennent des engagements qu’ils ont du mal à honorer. Lorsque cela se répète, les relations du procrastinateur ont tendance à en souffrir.

Si vous voulez en savoir plus sur les types de procrastination et sur la façon de les résoudre, cet article peut vous aider : Types de procrastination (et comment remédier à la procrastination et commencer à faire)

Relations endommagées

Votre patron peut être contrarié si vous avez du mal à rendre vos projets à temps, mais les effets d’une mauvaise gestion du temps sur vos relations sont plus profonds que cela.

Les gens veulent savoir qu’ils peuvent compter sur vous pour faire ce que vous avez dit, quand vous l’avez dit. Si ce n’est pas le cas, les membres de la famille peuvent hésiter à vous demander de l’aide et les amis peuvent y réfléchir à deux fois avant de vous inviter à sortir.

Quand la gestion du temps est primordiale

Vous ne subirez peut-être pas ces conséquences si vous gérez mal votre temps de lecture, mais vous les subirez si vous laissez une mauvaise gestion du temps s’infiltrer dans d’autres domaines de votre vie. À la maison comme au travail, il y a quelques situations où la gestion du temps est essentielle :

Quand les autres comptent sur vous

La gestion du temps est une chose que vous devriez souhaiter pour vous-même. Une bonne gestion du temps peut vous rendre plus productif et réduire votre niveau de stress. Cela dit, c’est particulièrement important lorsque vous faites partie d’une équipe.

Supposons que vous soyez représentant en développement des ventes. Votre travail consiste à faire progresser les ventes dans le pipeline, ce qui permet aux commerciaux expérimentés de votre équipe de se concentrer sur la conclusion de contrats.

Si vous consacrez trop de temps à certaines pistes, vous risquez d’avoir un taux de conclusion élevé mais un volume faible. Si vous accordez peu d’attention à un grand nombre de prospects, votre volume peut augmenter, mais les prospects que vous laissez passer ne concluront probablement pas. Une bonne gestion du temps consiste à consacrer le temps nécessaire à chaque client potentiel de votre liste.

Même lorsque vous n’êtes pas au travail, vous devez travailler en équipe. Si vous préparez un repas en famille, vous risquez de bouleverser l’emploi du temps si les légumes que vous avez convenu d’émincer ne sont pas prêts à cuire en même temps que le rôti.

En fin de compte, c’est en aidant les autres que l’on crée des liens personnels.

Quand votre emploi du temps est chargé

La raison pour laquelle la gestion du temps est importante en période de crise est évidente : lorsque vous êtes occupé, vous aurez du mal à tout faire si vous ne gérez pas votre temps de manière efficace.

Les personnes qui gèrent bien leur temps savent exactement ce qu’elles peuvent faire dans un délai donné. Elles utilisent à la fois la structure et la technique pour accomplir le plus de choses possible.

D’un point de vue structurel, ils prennent des rendez-vous à la suite les uns des autres. Ils réservent du temps sur leur calendrier pour un travail approfondi. En cas d’interruption, ils l’ignorent ou expliquent gentiment quand ils pourront s’en occuper.

Quelles techniques de gestion du temps pouvez-vous utiliser pour optimiser votre temps ? Nous vous recommandons la technique Pomodoro. Nommée d’après la minuterie utilisée par l’inventeur du système, les pomodoros sont des cycles de repos et de travail. Un pomodoro peut consister en un sprint de 30 minutes suivi d’une pause de 10 minutes, répété jusqu’à ce que la personne soit prête pour une pause plus longue.

D’autres techniques, telles que le blocage du temps ^[2], sont également efficaces. Le blocage du temps consiste à segmenter son emploi du temps en tranches de 15 minutes et à assigner une tâche spécifique à chacune d’entre elles. Chaque minute de la journée est prise en compte, de sorte qu’il n’y a pas de doute quant à la tâche à laquelle le bloqueur de temps doit s’atteler.

Lorsque vous apprenez quelque chose de nouveau

L’apprentissage de nouvelles choses prend du temps et nécessite donc une gestion du temps. Si vous voulez maîtriser une langue étrangère, par exemple, vous aurez besoin d’un plan à long terme. Les experts en apprentissage des langues estiment qu’il faut jusqu’à 44 semaines ^[3] de pratique pour atteindre un niveau de compétence intermédiaire.

Peu de compétences précieuses, si tant est qu’il y en ait, peuvent être acquises en un jour. Pour les développer, il faut consacrer chaque jour un peu de temps à la pratique, tout en sachant que le fruit de votre travail ne sera mûr que plusieurs mois plus tard.

La solution consiste à fixer des étapes. Vous pouvez, par exemple, prévoir de savoir conjuguer les verbes au présent dès la première semaine. Mais il se peut que vous n’appreniez la conjugaison du passé composé qu’au cours de la quatrième semaine.

Pour rester sur la bonne voie, offrez-vous de petites récompenses. Si vous apprenez l’espagnol, vous pourriez sortir dans un restaurant mexicain une fois que vous aurez appris les mots courants associés à la cuisine et à l’alimentation. Une fois que vous aurez maîtrisé les temps du passé, du présent et du futur, vous pourrez vous récompenser par un voyage en Espagne.

Quand vous êtes stressé

Le stress a pour effet de faire paraître les problèmes plus importants qu’ils ne le sont en réalité. Si une tâche vous stresse, prenez au sérieux la gestion de votre temps. Le meilleur moyen de se calmer est d’élaborer un plan.

Disons que vous vous inquiétez de savoir si la première conversation avec un nouveau client se passera bien. Vous savez que la préparation est essentielle pour que l’expérience du client soit positive.

Qu’est-ce que cela signifie en termes de gestion du temps ? Réservez du temps pour faire des recherches sur le compte. Prenez rendez-vous avec le vendeur du compte. Accordez-vous une demi-heure ou plus pour élaborer une stratégie.

Le psychologue du travail Cary Cooper suggère^[4] que le stress provient souvent de situations que vous ne pouvez pas contrôler. Avant d’en arriver là, soyez proactif. Réfléchissez à la façon dont la gestion du temps peut vous aider à éviter un mauvais résultat et adaptez votre emploi du temps pour y parvenir.

Lorsque les risques d’échec sont élevés

Si vous vous êtes déjà trouvé dans une situation où vous risquez d’échouer, vous avez peut-être entendu la maxime suivante : « Fais de ton mieux et oublie le reste ».

Faire de son mieux est en réalité un euphémisme pour une gestion efficace du temps. Si vous élaborez un plan d’action et que vous vous y tenez fermement, vous pouvez oublier le reste. L’échec survient, et certaines choses sont tout simplement hors de votre contrôle.

Cela dit, il est également important de bien gérer son temps en cas d’échec. Réservez du temps pour faire une analyse rétrospective : Qu’avez-vous fait de bien ? Où avez-vous laissé le temps vous échapper ? Si vous vous retrouvez à nouveau dans une situation similaire, que feriez-vous différemment ?

La gestion du temps est comme la conservation de l’eau : L’eau peut sembler abondante, mais vous savez qu’il vaut mieux ne pas la gaspiller. Entraînez-vous à être un bon gestionnaire de votre temps. Lorsque le moment critique arrivera, vous serez heureux de l’avoir fait.

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Crédit photo : Andrea Natali via unsplash.com