Pour de nombreux propriétaires de petites entreprises, les marges bénéficiaires ne sont plus ce qu’elles étaient. L’une des conséquences de ces marges de plus en plus réduites est une réticence croissante à embaucher du personnel supplémentaire, même lorsque le besoin s’en fait sentir^[1].

Il est toujours difficile de trouver un équilibre entre les résultats financiers et la fatigue croissante des travailleurs. Savoir exactement quand embaucher dans votre petite entreprise peut échapper même aux dirigeants les plus avisés.

Les candidats à l’embauche apportent également une liste de courses lors des entretiens, car ils exigent de plus en plus de « trouver la bonne personne » pour eux. Comment le propriétaire d’une petite entreprise peut-il savoir quand embaucher ou même comment s’engager dans un paysage aussi profondément modifié ?

Quelques repères pour savoir quand embaucher dans votre petite entreprise

Bien entendu, le propriétaire d’une petite entreprise qui se concentre exclusivement sur le résultat net pour décider du moment de l’embauche manquera tous les bateaux qui passeront devant lui.

Oui, se demander si l’on peut se permettre d’embaucher du personnel supplémentaire est une question de bon sens et doit être une priorité absolue. Toutefois, la migration du commerce vers les détaillants en ligne a ajouté quelques difficultés qu’il vous faut aplanir.

Quel est le bon moment pour embaucher du personnel supplémentaire ?

J’ai déjà mentionné l’amenuisement des marges bénéficiaires et la tendance à repousser le plus longtemps possible l’embauche de personnel supplémentaire. Mais vous ne voulez pas non plus retarder les choses au point que votre équipe en place en ait assez du rythme de l’augmentation de la charge de travail et se retire.

Votre investissement dans la collecte d’informations utiles ne doit pas nécessairement se traduire par d’innombrables heures de supervision. Au contraire, la mise en œuvre de quatre pratiques principales dans le cadre des activités courantes peut contribuer à déclencher une « alerte » lorsque le moment d’embaucher est venu.

1. Protégez votre équipe contre les descriptions de poste en constante évolution

Lorsque vous avez engagé l’un des membres les plus fiables de votre personnel, il a franchi tous les obstacles qui se présentaient à lui. En conséquence, vous n’avez cessé d’accroître ses responsabilités.

Cependant, vous pourriez aussi contribuer involontairement à la fatigue et à l’épuisement des travailleurs^[2]. Parfois, cela se produit même avec du personnel qui est sincèrement enthousiaste à l’idée de relever de nouveaux défis.

Un simple coup d’œil périodique à votre équipe actuelle et une interrogation sur les raisons pour lesquelles vous l’avez engagée peuvent vous apporter des informations précieuses.

Tuez la fatigue des travailleurs dans l’œuf en réservant des moments réguliers et planifiés pour des réunions informelles et individuelles.

La fréquence et la durée des réunions dépendent entièrement de votre modèle d’entreprise. Vous pouvez décider d’organiser des réunions hebdomadaires de 5 à 10 minutes ou des sessions d’examen plus longues chaque mois ou trimestre.

Si vous ne communiquez pas régulièrement avec vos collaborateurs, il est temps de le faire.

Demandez également à vos responsables d’approuver de temps à autre les descriptions de poste de l’entreprise. Il peut s’agir d’un examen informel (par exemple, des courriels trimestriels) ou d’un examen en face à face. En fin de compte, vous voulez garder un œil sur la charge de travail et les qualifications.

Vos collaborateurs font-ils toujours ce pour quoi vous les avez engagés ? Leurs tâches quotidiennes ont-elles changé, peut-être imperceptiblement ? Documentez, documentez, documentez.

2. Tenir compte des changements de personnel lors de la mise en œuvre d’une nouvelle technologie

C’est peut-être un peu embarrassant, mais plus d’un propriétaire de petite entreprise s’est lancé à corps perdu dans l’achat d’une nouvelle technologie ou d’un nouveau logiciel sans s’arrêter suffisamment longtemps pour poser une simple question :

« Qui, parmi mes collaborateurs actuels, sera chargé de faire fonctionner – et peut-être même de dépanner – cette nouvelle merveille technologique ?

Peu de choses sont plus stressantes que de demander au personnel en place d’utiliser un nouvel appareil ou un nouveau logiciel qui ne lui est pas familier. Faites preuve de prudence lorsque des besoins particuliers se font jour.

C’est peut-être le moment d’embaucher une personne à temps partiel possédant des compétences spécialisées ou de déléguer cette nouvelle responsabilité tout en déchargeant quelqu’un d’autre d’autres tâches.

Avant que votre entreprise n’effectue un investissement technologique important, assurez-vous que votre diligence raisonnable inclut des entretiens avec d’autres propriétaires d’entreprise dignes de confiance qui ont déjà franchi le pas. Même s’ils n’ont pas acheté la même marque ou le même modèle que vous envisagez, ils peuvent certainement vous donner des conseils que vous n’auriez peut-être pas envisagés.

Par ailleurs, quoi que vous fassiez, ne vous fiez pas uniquement aux avis ou aux évaluations publiés sur le web. Veillez également à parler à des utilisateurs en chair et en os. Veillez à poser des questions précises sur le moral de l’équipe avant et après la mise en œuvre.

Certes, cette recherche vous demandera plus de temps au départ, mais elle peut vous épargner les coûts plus élevés liés à l’embauche et au renouvellement du personnel.

3. Demandez en priorité l’avis de vos collaborateurs de longue date

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles le fait d’ignorer ou de rejeter le retour d’information est potentiellement désastreux. Il peut être tentant de balayer les commentaires du type « nous avons besoin d’aide » en les assimilant à de la paresse. Cependant, vous devriez au moins prendre le temps d’évaluer soigneusement ce type de commentaires.

Cet employé a-t-il eu tendance à se plaindre dans le passé ? Avez-vous déjà remarqué qu’il n’avait pas à l’esprit les intérêts de votre entreprise ? Plus précisément, plusieurs membres du personnel vous ont-ils déjà fait part du même type de commentaires ?

Si vous êtes le seul à ne pas avoir besoin d’embaucher pour votre petite entreprise, il est temps de faire une pause et de vous livrer à un examen de conscience. C’est là que vos séances quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles avec le personnel porteront leurs fruits.

Vous disposez déjà de suffisamment d’informations pour élaborer un projet de proposition d’embauche. Présentez ce projet comme « quelque chose que nous envisageons pour l’avenir » et faites-le circuler parmi les employés susceptibles d’être les plus concernés.

Une fois que vous avez affiné la description du poste de manière à ce qu’elle vous semble gérable, il vous reste une dernière chose à faire avant de la publier sur LinkedIn ou Indeed.

Jetez un coup d’œil rapide sur les attentes en matière de salaire et de mode de vie des demandeurs d’emploi dans ce créneau. Votre entreprise peut-elle rivaliser avec les autres employeurs de votre zone géographique et de votre secteur d’activité ? Si ce n’est pas le cas, il est peut-être temps de chercher d’autres solutions de recrutement.

4. Être à l’affût des changements démographiques de la clientèle

Le produit ou le service de votre petite entreprise s’adresse peut-être à une niche de marché particulière. Dans ce cas, la tranche d’âge médiane de votre client moyen a-t-elle augmenté ou diminué ? Les changements intervenus au sein de la communauté locale ont-ils entraîné une modification de la clientèle ?

Au fil du temps, même des changements progressifs dans votre clientèle peuvent donner lieu à une augmentation presque imperceptible de la charge de travail demandée à votre personnel. En règle générale, si vous attendez que les files d’attente à la caisse s’étirent jusqu’à la porte, vous avez déjà perdu des clients de longue date.

Bien sûr, toute augmentation des ventes est excellente – jusqu’à ce que les gens commencent à sortir de chez eux.

Si votre entreprise est présente sur le web, la première chose à faire pour remarquer les changements démographiques est de plonger dans l’analyse de votre site web.

Par exemple, si vous utilisez Google Analytics, vous pouvez facilement créer des rapports personnalisés basés sur les données démographiques des utilisateurs et les envoyer automatiquement par courrier électronique à votre équipe chargée des achats. N’attendez pas de votre équipe qu’elle aille chercher des informations.

L’étape suivante consiste à comparer les données démographiques des utilisateurs avec les ventes réelles.

Par exemple, l’urbanisation croissante peut modifier les besoins de votre communauté locale. L’intérêt en ligne peut ne pas se traduire en dollars et en cents dans le monde réel.

Bien entendu, il ne peut qu’être utile d’entrer en contact avec des associations professionnelles locales, des agents immobiliers réputés ou des chambres de commerce. L’information sera votre meilleure amie lorsque vous chercherez à anticiper les changements.

En quoi l’embauche dans les petites entreprises est-elle unique ?

De nombreux propriétaires de petites entreprises commettent encore une erreur catégorique lorsqu’ils évaluent les CV ou les portefeuilles des candidats. Ils peuvent facilement ne donner aux candidats qu’un coup d’œil superficiel avant de décider qui ils veulent interviewer.

L’hypothèse sous-jacente est que les candidats les plus qualifiés sont toujours les meilleurs. C’est souvent vrai, mais pas toujours.

Par exemple, une personne qui a l’air bien « sur le papier » ne cherche peut-être qu’à toucher un salaire jusqu’à ce qu’elle puisse passer à autre chose de plus grand et de meilleur. Les entreprises plus importantes peuvent mieux résister à la rotation fréquente de leur personnel que les petites entreprises.

Lorsque vous recrutez pour votre petite entreprise, essayez de prendre en compte les facteurs qui contribuent à la réussite à long terme. Le candidat est-il enraciné dans votre communauté ? Est-il prêt à participer à votre programme de mentorat^[3]‍ ?

Il est toujours plus facile de consacrer du temps à la formation d’un candidat qui n’est pas parfait que d’investir du temps, des efforts et des dépenses dans un candidat qui cherche un emploi.

Comment les propriétaires de petites entreprises peuvent-ils repérer les candidats adéquats ?

Bien entendu, le bouche-à-oreille est probablement votre meilleur outil pour évaluer les aptitudes d’une personne. Si le candidat a travaillé dans d’autres petites entreprises, prenez le temps et la peine d’appeler son ancien superviseur. C’est encore mieux si vous connaissez déjà son ancien patron !

Même si vous appréciez vraiment le candidat, passez tout de même un coup de fil^[4].

L’autre caractéristique à rechercher est un véritable intérêt pour ce que produit votre entreprise et un désir intrinsèque d ‘en savoir plus.

Il peut être révélateur de présenter les candidats à des membres du personnel de longue date, puis de quitter la pièce. Envisagez de donner aux candidats la possibilité d’interagir de manière informelle avec d’autres membres de l’équipe en qui ils ont confiance, sans que vous ne les surveilliez.

Autres conseils en matière d’embauche

Chaque fois que vous embauchez quelqu’un, il y a toujours un risque que vous passiez beaucoup de temps à le former et que vous le perdiez pour un meilleur poste ailleurs. Cela fait partie du jeu.

Toutefois, lorsque vous démontrez un intérêt authentique pour la réussite individuelle de vos collaborateurs, ceux-ci seront beaucoup moins enclins à aller exercer leurs talents ailleurs.

Sur le marché actuel, il est extrêmement utile de considérer chaque entretien comme une voie à double sens. De nombreux managers commettent encore l’erreur de croire que l’évaluation est à sens unique.

Il peut être utile de poser des questions à double sens, telles que « Est-ce que cela semble vous intéresser ? » ou « Est-ce que cet entretien a augmenté ou diminué votre enthousiasme ? Cela montre aux candidats que vous ne considérez pas votre personnel comme de simples drones chargés d’accomplir des tâches.

Lorsque vous embauchez pour votre petite entreprise, vous prévoyez d’investir dans vos nouveaux employés.

Ne vous précipitez jamais dans le processus d’embauche !

Posez les bases de votre prochaine embauche pendant que tout va bien et que votre petite entreprise ronronne comme un chaton heureux. C’est à ce moment-là que vous devez combiner vos objectifs personnels à long terme avec ceux des autres employés.

Oui, vous voulez que votre entreprise prospère, mais cela ne peut se faire que si vous êtes prêt à aider vos collaborateurs à faire de même.

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