Quelle est la part de votre journée réellement productive ? Selon Voucher Cloud^[1],, l’employé de bureau moyen n’est réellement productif que pendant deux heures et 23 minutes sur une journée de huit heures. Cela représente plus de cinq heures par jour qui ne vous mènent nulle part. C’est beaucoup de temps qui s’envole.

C’est comme être coincé dans une ornière – plus vous essayez d’en sortir, plus vous vous sentez coincé. Vous est-il déjà arrivé, à la fin d’une journée, de vous demander : « Qu’ai-je bien pu faire aujourd’hui ? » Vous n’êtes pas le seul à vous poser cette question.

Le vrai problème quand on ne se sent pas productif, ce n’est pas seulement une mauvaise journée. C’est le fait d’être pris dans un cycle d’activité sans fin, où l’on est toujours occupé mais où l’on n’avance jamais vraiment. Cela peut vous donner l’impression d’être toujours pressé, mais de ne pas faire grand-chose.

Dans cet article, nous allons examiner les raisons de ce phénomène et, surtout, ce que vous pouvez faire pour y remédier. Si vous cherchez à faire en sorte que vos journées comptent, que vous soyez débordé au travail ou que vous essayiez de tirer le meilleur parti de votre temps, vous trouverez dans cet article des moyens concrets et pratiques de sortir de ce piège de la productivité.

Pourquoi vous sentez-vous improductif ?

Comprendre les raisons de l’improductivité est la première étape pour y remédier. Examinons les causes les plus courantes de l’improductivité :

Noyés dans un océan de tâches

Lorsque votre liste de choses à faire devient une histoire sans fin, le simple volume de tâches peut vous submerger. Cette surcharge entraîne souvent une lassitude face aux décisions à prendre : plus les choix sont nombreux, plus il est difficile de les faire. Elle peut également vous enfermer dans une paralysie analytique, où vous réfléchissez trop et n’agissez pas assez. La charge mentale engendrée par un trop grand nombre de tâches peut vous donner l’impression d’être bloqué et réduire votre productivité.

Se déconcentrer dans un monde connecté

Dans le monde d’aujourd’hui, les distractions sont comme des invités non sollicités lors d’une fête, elles surgissent sans cesse. Sans une gestion efficace des distractions, vous pouvez facilement être détourné de ce que vous devez faire. C’est particulièrement vrai si votre journée est remplie de courriels, de messages et de réunions inattendues. Ces interruptions peuvent détourner votre attention et vous empêcher de vous concentrer sur vos tâches principales.

Quand le contrôle vous ralentit

Le désir de perfection et de contrôle peut être une arme à double tranchant. La recherche de la perfection peut vous amener à passer trop de temps sur des détails mineurs, ce qui ralentit les progrès. Par exemple, un écrivain qui révise constamment son travail peut avoir du mal à l’achever. Parfois, pour aller de l’avant, il faut relâcher les rênes du contrôle.

Efforts sans direction

Avoir un objectif clair, c’est comme avoir un GPS pour son travail ; sans lui, on roule sans but. Je me souviens d’un rédacteur qui se sentait perdu dans son travail. Il était très occupé, mais sans objectif clair, ses efforts étaient dispersés. Une fois qu’il a compris l’objectif de son rôle, sa productivité a grimpé en flèche. Une orientation claire vous aide à concentrer vos efforts et à éviter de perdre du temps dans des tâches improductives.

Paralysie des priorités

Lorsque vous traitez toutes les tâches avec la même importance, vous risquez de vous éparpiller. Imaginez un vendeur qui donne la priorité à la paperasserie plutôt qu’aux rendez-vous avec les clients. Il risque de rater des opportunités de vente importantes. Le fait de hiérarchiser les tâches vous permet de vous concentrer sur ce qui fait vraiment avancer les choses.

Courir à vide

L’énergie est un élément essentiel de la productivité. Si vous êtes épuisé, votre travail en pâtira. C’est comme essayer de conduire une voiture sans essence. Dans des domaines tels que les soins de santé, où les longues heures de travail sont courantes, le manque de repos peut conduire à l’épuisement professionnel et à des erreurs. S’assurer que vous avez suffisamment d’énergie est essentiel pour maintenir votre productivité.

Perte de motivation

La motivation est le carburant de la productivité. Si vous n’êtes pas motivé, il vous sera difficile de rester à la tâche. Des facteurs tels que le manque de reconnaissance, une rémunération inadéquate ou des possibilités de croissance limitées peuvent saper votre motivation. Il est important de s’attaquer à ces facteurs externes pour maintenir votre motivation et votre enthousiasme pour votre travail.

Que faire lorsque vous vous sentez improductif ?

S’attaquer à l’improductivité, ce n’est pas seulement travailler plus dur, c’est aussi travailler plus intelligemment. Que votre improductivité soit due à des problèmes de motivation ou à un manque de stratégies efficaces, il existe une solution.

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Si la motivation est votre pierre d’achoppement, il est peut-être temps de réévaluer votre parcours. Êtes-vous engagé dans un travail qui compte vraiment pour vous ? Consultez la rubrique Pourquoi vous vous sentez agité et démotivé pour en savoir plus.

Si votre problème est davantage lié à la façon dont vous travaillez qu’aux raisons qui vous poussent à le faire, voici 7 stratégies pour améliorer votre productivité :

1. Réfléchissez à votre objectif

Commencez par prendre un peu de recul et réfléchissez à ce que vous voulez vraiment accomplir. Des objectifs flous peuvent réduire à néant votre motivation et votre productivité.

Demandez-vous ce qui compte le plus pour vous et définissez un objectif spécifique, mesurable et conforme à vos valeurs et à vos ambitions.

Par exemple, si vous êtes rédacteur indépendant, identifiez votre objectif final. S’agit-il de publier dans un magazine renommé, d’écrire un livre à succès ou de créer un blog populaire ? Le fait d’avoir un objectif final clair peut donner une direction et un sens à vos efforts quotidiens.

Si la fixation d’objectifs à long terme vous semble insurmontable, commencez par des objectifs hebdomadaires. Ces objectifs plus modestes peuvent vo
us inciter à agir et vous donner un sentiment de réussite.

Pour une approche complète de la définition et de la réalisation de vos objectifs, consultez le Guide ultime de la réalisation d’un objectif. Ce guide peut vous aider à trouver votre voie.

2. Diviser les tâches écrasantes en tâches plus petites

Le fait d’être confronté à une tâche importante et difficile peut souvent conduire à la procrastination. La solution consiste à diviser votre objectif en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Cela le rend moins intimidant et vous aide à prendre de l’élan au fur et à mesure que vous accomplissez chaque petite tâche.

La méthode « Rewind & Reduce » (rembobiner et réduire) est une méthode pratique. En voici un bref aperçu :

1. Revenir en arrière: Commencez par travailler à rebours de votre objectif final. Identifiez les principales étapes nécessaires pour atteindre votre objectif. Vous disposerez ainsi d’une feuille de route claire qui vous permettra de rester sur la bonne voie et de gagner du temps et de l’énergie.
2. Réduire: Divisez chaque étape en petites actions ciblées. Visez des tâches que vous pouvez accomplir en une heure environ. Il est ainsi plus facile d’estimer le temps nécessaire à chaque tâche, ce qui garantit un flux de travail plus efficace.
3. Résumez: Additionnez les estimations de temps pour chaque tâche. Cela vous aidera à créer un calendrier réaliste.

Pour approfondir cette méthode, lisez Comment décomposer un grand projet en tâches gérables.

3. Fixer des priorités lorsque tout semble important

Pour gérer efficacement vos tâches et éviter de vous sentir submergé, il est essentiel d’établir des priorités. La méthode Superstructure est un moyen simple de hiérarchiser les tâches de manière intelligente.

Cette méthode consiste à classer les tâches en trois groupes : Les « indispensables », les « souhaitables » et les « souhaitables ». Vous planifiez ensuite ces tâches en fonction de leur adéquation avec votre objectif principal.

Voici un exemple pour illustrer la méthode Superstructure :

Imaginez-vous dans la peau d’un chef de projet jonglant avec différentes tâches. Appliquez la méthode Superstructure de la manière suivante :

• Les incontournables : Ces éléments sont essentiels à la réussite de votre projet. Par exemple, finaliser le plan du projet et obtenir l’approbation des parties prenantes.
• Ce qu’il faut faire : Tâches importantes mais non critiques, telles que la programmation de réunions d’équipe ou la mise à jour de votre outil de gestion de projet.
• Ce qu’il faut faire : Ces éléments sont utiles mais pas indispensables. Il s’agit par exemple d’organiser des activités de renforcement de l’esprit d’équipe ou de rechercher des ressources supplémentaires.

En vous concentrant d’abord sur les « incontournables », vous vous assurez de traiter en premier lieu les aspects les plus critiques de votre projet. Cette approche vous aide à rester concentré et vous évite d’être submergé par la multitude de tâches à accomplir.

Pour en savoir plus sur l’établissement des priorités, consultez mon autre article intitulé Comment établir des priorités lorsque tout semble important.

4. Retrouver sa concentration grâce à la technique Pomodoro

La technique Pomodoro est un moyen simple mais efficace de stimuler la concentration et la productivité. Elle consiste à travailler par tranches de 25 minutes (chacune appelée « Pomodoro ») suivies d’une pause de 5 minutes. Cette structure permet de maintenir un niveau de concentration élevé pendant les périodes de travail et d’assurer un repos régulier.

Prenons l’exemple d’un professionnel du marketing qui rédige une proposition de campagne. Il pourrait structurer sa journée en utilisant la technique Pomodoro :

• Pomodoro #1 : Se concentrer sur la rédaction des objectifs de la campagne et du public cible. Faites ensuite une pause pour vous lever, vous étirer et remplir votre bouteille d’eau.
• Pomodoro #2 : Travaillez à l’élaboration d’une liste de canaux et de tactiques de marketing potentiels. Ensuite, faites une petite promenade dans le bureau ou sortez prendre l’air.
• Pomodoro #3 : Élaborer le
  budget et le calendrier de la campagne. Profitez de la pause suivante pour vous détendre, en faisant par exemple des exercices de respiration profonde.
• Pomodoro n°4 : Revoir et éditer la proposition pour en assurer la clarté et la cohérence.

Répétez ce schéma pour maintenir votre concentration et votre productivité à un niveau élevé. Après avoir accompli quatre Pomodoros, il est important de faire une pause plus longue pour se ressourcer.

Pour en savoir plus sur la mise en œuvre de cette technique, lisez La technique Pomodoro : Qu’est-ce que c’est et comment cela stimule la productivité.

5. Prenez en charge votre énergie mentale

L’un des principaux obstacles à la productivité est la distraction. Si vous pouvez mettre en sourdine les notifications et trouver un espace de travail calme pour vous attaquer aux distractions externes, ce sont les distractions internes qui sont souvent les plus difficiles à gérer. Il s’agit notamment des pensées et des émotions négatives qui découlent des tâches décourageantes et qui vous poussent à chercher à vous évader dans des activités moins stimulantes.

Comme nous l’avons vu, la décomposition des tâches difficiles peut aider à gérer ces distractions internes. En outre, des pratiques telles que la méditation et la pleine conscience peuvent être incroyablement efficaces pour calmer un esprit agité. Elles améliorent la concentration et réduisent le stress.

Pensez à intégrer la méditation quotidienne dans votre routine. Vous n’avez pas besoin de quelque chose d’extraordinaire – des applications de méditation guidée ou de simples exercices de respiration profonde pendant 10 à 15 minutes par jour peuvent faire une grande différence.

Il est également essentiel d’apprendre à lâcher prise sur ce qui échappe à votre contrôle et de vous concentrer sur ce que vous pouvez influencer. Par exemple, lorsqu’un membre de l’équipe s’est inquiété d’un retard de livraison, j’ai conseillé de se concentrer sur la communication avec le client et de trouver des solutions alternatives au lieu de se focaliser sur le retard.

L’article Comment apprendre à lâcher prise sur ce que l’on ne peut pas contrôler offre plus d’informations sur cette approche.

En réorientant votre attention vers des domaines exploitables, vous pouvez maintenir votre productivité même dans des situations difficiles.

6. Équilibrez votre compteur d’énergie

La gestion de l’énergie est aussi importante que la gestion du temps. Différentes tâches drainent notre énergie à des degrés divers. Par exemple, rédiger une proposition est généralement plus exigeant mentalement que de répondre à des courriels.

Il peut sembler efficace de regrouper toutes les tâches qui demandent beaucoup d’énergie, comme le brainstorming, la rédaction et la préparation de présentations. Mais cette approche peut rapidement épuiser votre énergie et avoir un impact sur votre productivité.

Pour maintenir votre niveau d’énergie constant, organisez vos tâches en fonction de l’énergie qu’elles requièrent. Intercalez les tâches à forte intensité énergétique avec celles qui le sont moins. Et n’oubliez pas de faire des pauses régulières. Les activités qui vous rajeunissent, comme l’exercice, la lecture ou les activités de plein air, sont essentielles. Ce ne sont pas seulement des pauses, ce sont des stations de recharge.

Pour en savoir plus sur la gestion efficace de votre énergie, consultez Votre guide pour booster votre énergie.

En appliquant ces stratégies, vous ne lutterez pas seulement contre l’inefficacité, mais vous vous concentrerez davantage et vous améliorerez vos performances globales.

7. Synchronisez vos efforts avec le système de gestion du temps de LifeHack

Faisons le lien entre les tactiques de productivité que nous avons explorées ci-dessus et le système Time Flow de LifeHack – un moyen pratique de tout regrouper, de la définition d’objectifs à la gestion de votre énergie, pour vous assurer que vous n’êtes pas simplement occupé mais que vous avancez efficacement vers vos véritables objectifs.

Étape 1 : Identifier vos étoiles polaires

Les étoiles polaires sont vos grands rêves, ceux dont nous avons parlé lors de la définition d’objectifs clairs. Elles guident tout ce que vous faites.

• Ils vous donnent une orientation claire. Tout comme la fixation d’objectifs spécifiques, ils vous permettent de rester sur la bonne voie.
• Ce sont vos constantes, qui ne changent que lorsque votre vie prend un tournant majeur.
• Ils constituent l’épine dorsale de votre plan, en veillant à ce que tout ce que vous faites soit conforme à votre vision d’ensemble.

Étape 2 : Définir vos initiatives

Initiatives

Les projets de ce type consistent à diviser les grands rêves en éléments plus petits et réalisables, et à déterminer ce qui doit retenir votre attention en premier lieu.

• Ce sont vos plans d’action. Ils reflètent la décomposition d’objectifs importants en étapes plus petites et l’établissement de priorités.
• Flexibles et adaptables, ils restent toujours fidèles à vos étoiles du Nord.
• Chacune d’entre elles doit vous permettre de vous rapprocher de vos objectifs ultimes, en éliminant les éléments moins importants.

Étape 3 : Se plonger dans les blocs de focalisation

Blocs Focus

consistent à prendre ces tâches prioritaires et à leur accorder toute l’attention qu’elles méritent, un peu comme on utilise la technique Pomodoro et qu’on surveille son niveau d’énergie.

• Il s’agit de vos temps de travail dédiés. Semblables aux sessions Pomodoro, mais adaptées à vos tâches.
• Chaque bloc a un objectif et une limite de temps.
• Bien pensés et classés par ordre de priorité, ces blocs garantissent que votre temps est consacré à ce qui compte.
• Il s’agit de faire moins mais mieux, ce qui fait écho à l’idée de maintenir son niveau d’énergie.

En combinant ces étapes avec les stratégies que nous avons abordées, le système Time Flow vous aide non seulement à gérer votre temps, mais aussi à faire en sorte que chaque minute compte pour atteindre ce qui compte vraiment pour vous.

Pour en savoir plus sur le système Time Flow, cliquez ici.

Réflexions finales

Nous nous heurtons tous, de temps à autre, à un mur de productivité. Le tout est de savoir ce qui se cache derrière. Il peut s’agir d’une montagne de tâches, de ces satanées distractions, d’une baisse de motivation ou tout simplement d’un épuisement professionnel. Connaître les causes profondes est la moitié de la bataille.

Je vous invite à retrousser vos manches et à essayer ces stratégies. Restez optimiste et déterminé à vous améliorer. Avec le bon état d’esprit et un peu d’huile de coude, vous pouvez franchir ces obstacles à la productivité et exploiter vos véritables capacités.

Cesser de se sentir improductif

7 Actions

Réfléchissez à votre objectif: clarifiez ce que vous voulez atteindre et fixez des objectifs spécifiques, mesurables et conformes à vos valeurs.

Diviser les objectifs en tâches plus petites: Utilisez la méthode « Rewind & Reduce » pour diviser les grands objectifs en étapes gérables.

Classez les tâches par ordre de priorité à l’aide de la méthode de la superstructure: Classez les tâches en trois catégories : les tâches indispensables, les tâches souhaitables et les tâches souhaitables, et planifiez-les en conséquence.

Utilisez la technique Pomodoro: Travaillez par intervalles ciblés de 25 minutes suivis de pauses de 5 minutes pour maintenir votre concentration et éviter l’épuisement.

Calmez votre esprit: Pratiquez quotidiennement la méditation ou des exercices de pleine conscience pour gérer les distractions internes et rester concentré.

Équilibrez votre compteur d’énergie : Planifiez vos tâches en fonction de l’énergie qu’elles requièrent et engagez-vous dans des activités qui vous rechargent.

Intégrer les stratégies au système de gestion du temps: Établissez vos étoiles polaires, définissez vos initiatives et mettez en place des blocs de concentration pour aligner vos actions sur vos objectifs.