Combien de fois vous sentez-vous débordé et désorganisé dans la vie, que ce soit au travail ou à la maison ? Il semble que nous ayons tous du mal à gérer notre temps dans certains domaines de notre vie ; l’une des phrases les plus courantes, outre « Je t’aime », est « Je n’ai pas le temps ». Tout le monde suggère de travailler à partir d’une liste de choses à faire pour commencer à mieux organiser sa vie, mais pourquoi ces listes ont-elles aussi une connotation négative ?

Supposons que vous souhaitiez ardemment renverser la situation avec toutes vos bonnes intentions – vous pourriez alors prendre une feuille de papier et un stylo pour commencer à vous attaquer à ce désordre intangible en dressant une liste de choses à faire. Ce qui se passe généralement, c’est que soit vous êtes submergé par tout ce qu’il y a sur votre liste, ce qui fait que vous vous sentez encore plus mal qu’avant, soit vous faites la liste mais ne savez pas du tout comment l’exécuter efficacement.

Les listes de choses à faire peuvent vous être utiles, mais si vous ne les utilisez pas efficacement, vous risquez de vous sentir encore plus désabusé et stressé qu’avant. Pensez à un système de classement : le concept est bon, mais si vous vous contentez de classer des documents sans structure ni système, le système de classement aura un effet négatif. Il en va de même pour les listes de choses à faire : vous pouvez en dresser une, mais si vous ne la faites pas correctement, l’exercice sera vain.

Pourquoi certaines personnes trouvent-elles que les listes générales de choses à faire ne fonctionnent pas ?

La plupart des gens trouvent que les listes de tâches générales ne fonctionnent pas parce que.. :

• Ils se sentent tellement dépassés par toutes les choses qu’ils doivent faire.
• Ils ne savent pas comment hiérarchiser les éléments de la liste.
• Ils ont l’impression d’ajouter continuellement des éléments à leur liste et non de la réduire.
• Il y a un sentiment de confusion lorsque les tâches domestiques sont mélangées aux tâches professionnelles.

Avantages de l’utilisation d’une liste de tâches

Cependant, il y a de nombreux avantages à travailler à partir d’une liste de tâches :

• Vous savez clairement ce que vous devez faire.
• Vous vous sentirez moins stressé parce que toutes les choses à faire sont sur papier et hors de votre esprit.
• Il vous aide à établir des priorités dans vos actions.
• Vous ne négligez pas tant de tâches et n’oubliez rien.
• Vous vous sentez plus organisé.
• Il vous aide à planifier.

4 règles d’or pour faire fonctionner une liste de choses à faire

Voici mes règles d’or pour faire fonctionner une liste de choses à faire :

1. Catégoriser

Des études ont montré que votre cerveau est submergé lorsqu’il voit une liste de 7 ou 8 options ; il veut s’arrêter^[1]. Pour cette raison, vous devez travailler à partir de différentes listes. Séparez-les en différentes catégories et ne faites pas figurer plus de 7 ou 8 tâches sur chacune d’entre elles.

Il peut être intéressant pour vous d’avoir une liste de « projets », une liste de « suivi » et une liste de « ne pas oublier » ; vous saurez ce qui vous convient le mieux, car ces titres sont différents pour chacun d’entre nous.

2. Ajouter des estimations

Vous devez non seulement savoir ce qui doit être fait, mais aussi combien de temps cela prendra afin de planifier efficacement.

Imaginez que votre liste comporte une tâche qui prendra 30 minutes, une autre qui pourrait prendre 1 heure et une autre qui pourrait prendre 4 heures. Ajoutez donc une colonne supplémentaire à votre liste et indiquez votre estimation de la durée de la tâche, en restant réaliste !

Conseil : si vous avez du mal à faire des estimations précises, commencez par développer cette compétence au quotidien. Estimez le temps qu’il vous faut pour vous préparer, préparer le dîner, aller vous promener, etc., puis comparez ce temps au temps réel. Vous commencerez à être plus précis dans vos estimations.

3. Établir des priorités

Pour sélectionner efficacement ce sur quoi vous devez travailler, vous devez prendre en considération : la priorité, l’ordre et le temps estimé. Ajoutez une colonne supplémentaire à votre liste pour la priorité. Répartissez vos tâches en quatre catégories :

• Important et urgent
• Pas urgent mais important
• Peu important mais urgent
• Pas important ou urgent

Vous voulez travailler sur des tâches urgentes et importantes, bien sûr, mais vous devez aussi sélectionner des tâches importantes et non urgentes. Pourquoi ? Parce que ces tâches sont normalement liées à des objectifs à long terme et que si vous ne travaillez que sur des tâches urgentes et importantes, vous aurez l’impression de passer votre journée à éteindre des incendies. Vous finirez par négliger d’autres domaines importants, ce qui aura le plus souvent des conséquences négatives.

Vous devriez consacrer la majeure partie de votre temps aux deux premières catégories.

4) Révision

Pour que cette liste soit efficace, elle doit devenir un outil quotidien que vous utilisez pour gérer votre temps et que vous revoyez régulièrement. Il ne sert à rien d’avoir une liste pour enregistrer tout ce que vous devez faire, mais de ne pas l’utiliser dans le cadre de votre plan global de gestion du temps.

Par exemple : À la fin de chaque semaine, passez en revue la liste et utilisez-la pour planifier la semaine à venir. Sélectionnez ce sur quoi vous voulez travailler en tenant compte de la priorité, du temps et de l’ordre, puis planifiez ces éléments dans votre calendrier. Règle d’or en matière de planification : ne planifiez pas plus de 75 % de votre temps.

Pour en savoir plus sur la création d’une liste de tâches efficace, cliquez ici : Comment créer une liste de choses à faire qui booste votre productivité

Résultat final

Prenez donc un stylo et du papier et offrez-vous le cadeau d’un esprit calme et clair en déchargeant tout ce qui s’y trouve sur une liste, car vous avez maintenant tous les outils nécessaires pour que cela fonctionne. La connaissance ne sert à rien si elle n’est pas mise en pratique – voulez-vous vraiment avoir plus de temps ?

A votre réussite !