C’est une pulsion humaine, n’est-ce pas ? Le désir ardent d’en faire plus, de s’attaquer à tout en même temps. Nous pensons souvent que nous sommes faits pour poursuivre de nombreux objectifs simultanément, sans nous rendre compte qu’en agissant ainsi, nous risquons de n’en atteindre aucun.

Avez-vous déjà regardé votre écran d’ordinateur, déconcerté par d’innombrables onglets ouverts, chacun rivalisant pour attirer votre attention ? Ou peut-être êtes-vous passé d’une émission de télévision à l’autre, sans jamais vraiment vous engager dans l’une d’entre elles.

Si ce schéma peut donner l’illusion d’un progrès, la réalité est toute autre : des éléments importants ne sont pas pris en compte. Ce sont ces détails minuscules mais vitaux qui sont souvent négligés.

Et voici la dure vérité : le multitâche est un mirage. Loin d’être un atout, c’est plutôt un piège.

La croyance selon laquelle jongler avec plusieurs tâches est la clé pour gérer un emploi du temps chargé est erronée. En réalité, cela risque de réduire votre production globale et de diminuer la qualité de votre travail.

Si votre liste de tâches semble interminable et que le stress augmente, il est essentiel de comprendre pourquoi le multitâche n’est pas le remède que vous recherchez et d’identifier les vraies solutions.

Démystifions les mythes qui entourent le multitâche et découvrons comment le fait de se concentrer sur une seule tâche à la fois n’est pas un inconvénient – c’est en fait la voie vers un véritable accomplissement et une véritable plénitude.

Le multitâche en quelques mots

Pour beaucoup de gens, le multitasking consiste à jongler avec plusieurs tâches simultanément. Vous l’avez déjà vu, n’est-ce pas ? Quelqu’un qui parle au téléphone tout en rédigeant à la hâte un courrier électronique, ou un autre qui écoute de la musique tout en rédigeant un rapport.

Mais ce n’est pas tout à fait exact.

Ce que nous appelons souvent le multitâche ne consiste pas à faire plusieurs choses en même temps. Il s’agit plutôt de passer d’une tâche à l’autre en succession rapide, dans le but de les terminer toutes en moins de temps.

Ne me croyez pas sur parole, il existe des recherches sur le sujet^[1].

Cynthia Kubu, spécialiste du cerveau, a quelque chose à dire à ce sujet. Selon elle,^[2]

« Lorsque nous pensons être multitâches, la plupart du temps, nous ne faisons pas vraiment deux choses à la fois. Au lieu de cela, nous effectuons des actions individuelles en succession rapide, ou nous passons d’une tâche à l’autre ».

Pour mieux comprendre, imaginons une personne plongée dans un rapport. Mais elle jongle aussi avec les réponses aux courriels et peut-être même avec une réunion virtuelle.

Plutôt que d’effectuer toutes ces tâches ensemble, ils se contentent de passer de l’une à l’autre. Quelques minutes sur le rapport, un coup d’œil rapide sur un courriel, un signe de tête en réunion, puis de nouveau le rapport. Il s’agit d’une danse trépidante, et non d’un duo harmonieux de tâches.

Pourquoi le multitâche ne fonctionne pas

Il faut se rendre à l’évidence : notre cerveau n’est pas construit comme un ordinateur dernier cri. Il ne peut pas exécuter simultanément plusieurs programmes puissants sans problème.

Chaque fois que nous passons d’une tâche à l’autre, le cerveau a besoin d’un moment pour s’adapter. C’est comme mettre en pause une vidéo pour en lire une autre – il y a toujours un petit temps d’attente. Et tout comme les vidéos, le fait de commencer et d’arrêter constamment des tâches peut nous faire perdre du temps et de l’énergie, ce qui fait que le résultat final n’est pas toujours très bon.

Voici les raisons pour lesquelles essayer de tout faire n’aboutit pas à tout faire :

Les conséquences de la permutation des tâches

On pourrait penser que le fait de passer d’une tâche à l’autre permet de gagner du temps. Ce n’est pas le cas. Des études ont mis en évidence un problème fascinant connu sous le nom de « coûts de changement de tâche ».

En clair ? Le temps et l’énergie cérébrale supplémentaires qu’il nous faut à chaque fois que nous changeons de vitesse. Ces petits détours incessants peuvent absorber jusqu’à 40 % de votre temps de travail^[3].

Imaginez : vous êtes en train d’étudier un rapport et « ping ! » – un courriel apparaît. La curiosité vous gagne et vous jetez un coup d’œil. Une minute s’est écoulée. Lorsque vous revenez au rapport, une autre minute s’écoule à essayer de comprendre où vous vous êtes arrêté.

C’est ce que l’on appelle le « coût de la permutation des tâches ». Si vous procédez de la sorte à plusieurs reprises, vous verrez les minutes s’accumuler et grignoter le temps que vous pensiez gagner.

En fait, le multitâche donne souvent l’impression de prendre un raccourci, mais en réalité, il vous fait faire un long détour.

Et les coûts ? Ils ne se limitent pas à quelques minutes supplémentaires.

Qualité du travail par trempage

Vous avez déjà entendu parler de l’adage « valet de chambre, maître d’œuvre » ? C’est ce que le multitasking nous fait devenir. Des études ont montré sans ambiguïté que lorsque nous jouons à ce jeu de jongleur, la qualité de notre travail tend à s’en ressentir.

Le nœud du problème ? La division de l’attention. Chaque fois que nous passons d’une tâche à l’autre, notre cerveau a besoin de se recalibrer. Dans ces moments d’ajustement, la concentration diminue, les erreurs se glissent et la qualité baisse. Nous ne sommes pas totalement « présents » pour chaque tâche, ce qui fait que le produit final est quelque peu, eh bien, à moitié cuit.

Prenons le monde réel pour une seconde.

Avez-vous déjà essayé de changer de station de radio en conduisant ? Ou peut-être envoyé un SMS au feu rouge ? La recherche nous apprend que même ces ajouts apparemment simples à la conduite peuvent faire déraper notre performance sur la route^[4].

Nous ne sommes pas seulement mauvais dans les tâches supplémentaires, nous sommes aussi moins bons au volant, ce qui augmente nos chances de devenir un accident de la route^[5].

Comme si les performances médiocres n’étaient pas suffisantes, il y a un autre invité indésirable à cette fête du multitâche : le stress. Lorsque nous empilons les tâches les unes sur les autres, le poids devient vite lourd. Cette pression croissante peut obscurcir notre jugement, ralentir nos réflexes et nous amener à faire des choix que, dans un jour plus clair, nous aurions évités.

En fait, le multitâche donne souvent de moins bons résultats : moins de qualité, plus d’erreurs et une forte dose de stress.

La jonglerie mentale affaiblit le muscle cognitif

Diviser son attention revient à essayer de courir dans deux directions à la fois. Vous n’irez pas loin dans l’une ou l’autre.

Lorsque nous nous dispersons, notre cerveau doit constamment changer d’aiguillage et passer d’une tâche à l’autre. C’est comme changer de chaîne toutes les deux minutes. En peu de temps, la télécommande du cerveau commence à s’user et il devient difficile de comprendre l’intrigue de n’importe quelle émission.

Jongler avec les tâches n’est pas seulement une question de temps, c’est aussi une question de surcharge de données. Imaginez que vous essayez d’attraper la pluie avec un tamis. C’est la façon dont votre cerveau gère le multitâche.

Un flot d’informations arrive de toutes parts et le cerveau doit trier l’or du gravier. Mais ce processus de triage ? Il est épuisant et peut entraîner la perte de pépites cruciales^[6].

Considérez maintenant les « signets » de votre cerveau. Passer d’une tâche à l’autre oblige le cerveau à se souvenir de deux intrigues : l’endroit où vous vous êtes arrêté dans la première tâche et l’endroit où vous devez repartir dans la suivante. C’est comme si vous lisiez deux livres en même temps et que vous deviez vous souvenir du chapitre auquel vous êtes arrivé dans chacun d’eux.

Cette mouche du coche peut faire manquer des points essentiels de l’intrigue, ce qui conduit à une compréhension confuse des deux^[7].

Le verdict ? Lorsque vous étalez votre beurre mental trop finement, vous vous retrouvez avec des toasts secs.

Que faire au lieu d’être multitâches ?

Je comprends. Vous avez une montagne à déplacer et vous essayez de la pousser d’un seul coup. Mais n’oubliez pas que même les montagnes se gravissent un pas à la fois.

Oubliez les tâches multiples. Voici un meilleur plan de match lorsque votre assiette est pleine à craquer :

1. Établir des priorités

Oubliez le jonglage et fixez-vous des priorités. Au lieu de disperser votre attention, rassemblez ces tâches, étalez-les et concentrez-vous sur une seule d’entre elles à la fois.

Cela permet d’éviter les changements de tâches et de se consacrer pleinement à chaque travail.

Jetez un coup d’œil à la méthode Superstructure de LifeHack. C’est comme construire une maison, brique par brique.

Tout d’abord, faites un croquis de la maison (votre objectif). Ensuite, empilez vos briques (tâches) en fonction de leur importance :

• Les incontournables – Ce sont les briques de la fondation. Sans eux, la maison s’effondre. Ils ne sont pas négociables pour atteindre votre objectif.
• Ce qu’il faut faire – Considérez ces éléments comme les murs. Ils donnent à la maison sa structure, mais sans fondation, ils ne sont que des barrières indépendantes.
• Ce qu’il faut faire – Il s’agit des éléments décoratifs. De jolis nains de jardin ou des rideaux de fenêtre voyants. C’est très bien si vous les avez, mais la maison reste solide sans eux.

Maintenant, situons cela dans le quotidien d’un chef de bureau :

Les incontournables :

• Veiller à ce que tous les membres de l’équipe soient en phase avec leurs objectifs de performance.
• Offrir un soutien et des conseils immédiats en cas de difficultés.

Ce qu’il faut faire :

• Procéder à des évaluations régulières des performances et offrir un retour d’information constructif.
• Concevoir et mettre en œuvre des stratégies visant à améliorer le moral et la productivité de l’équipe.

Ce qu’il faut faire :

• Participer à des ateliers de gestion ou à des conférences pour se tenir au courant.
• Organiser des sessions de formation ou des ateliers périodiques pour améliorer les compétences de l’équipe.

En classant vos tâches de cette manière, vous assurez d’abord la stabilité et la fonctionnalité de votre équipe (indispensables). Ensuite, vous optimisez les performances (ce qui est souhaitable). Et lorsque tout fonctionne bien, vous ajoutez des améliorations pour assurer une croissance continue (ce qu’il faut faire).

Pour une exploration plus approfondie de la hiérarchisation efficace des priorités, en particulier lorsque tout semble urgent, consultez le Guide ultime de hiérarchisation de votre travail et de votre vie.

En vous y retrouvant, vous serez passé maître dans l’art de gérer les journées les plus chargées.

2. Plonger en profondeur avec une seule tâche à la fois

Il est tentant, dans notre monde toujours connecté, de jongler. Mais avez-vous déjà vu quelqu’un jongler sans finir par laisser tomber une balle ? Il en va de même pour les tâches.

Jongler avec de multiples tâches peut sembler productif, mais conduit souvent à des erreurs, des inefficacités et des épuisements.

C’est là qu’intervient la notion de « tâche unique » ou de « monotâche ». Il ne s’agit pas d’une nouvelle idée. Il s’agit simplement de l’art de se consacrer entièrement à une tâche à la fois.

En accordant toute votre attention à une tâche unique, vous la terminez plus rapidement, vous commettez moins d’erreurs et vous vous acquittez de votre tâche avec finesse.

C’est comme si l’on écoutait toutes les stations de radio pour n’en écouter qu’une seule, clairement. Cette approche claire et sans distraction permet non seulement d’accélérer le travail, mais aussi de réduire le stress.

C’est là qu’intervient le système Time Flow, une création astucieuse de l’équipe LifeHack. Considérez ses blocs de concentration comme des « conteneurs d’attention ». Vous y déversez toute votre concentration, en consacrant du temps uniquement à cette tâche, à l’abri des distractions éparses qui nous importunent habituellement.

Mais il ne s’agit pas seulement d’accomplir des tâches, il s’agit d’accomplir les bonnes tâches. Celles qui sont en harmonie avec vos objectifs globaux ou, comme nous aimons les appeler, avec les étoiles du Nord, et avec les jalons qui jalonnent votre parcours, nos initiatives.

Pour en savoir plus sur le système Time Flow, cliquez ici.

Mais passer du multitâche au monotâche n’est pas un simple interrupteur que l’on actionne. Il s’agit d’une compétence, d’un muscle qui a besoin d’un peu de gymnastique. La pleine conscience est un bon moyen de faire travailler ce muscle.

L’idée de la méditation de pleine conscience est simple : ancrer son esprit dans le moment présent. Avec le temps, cette pratique améliore la capacité du cerveau à se concentrer sur une tâche.

Commencer par de courtes périodes, comme un jogging mental de 5 minutes, et les allonger progressivement peut permettre de prolonger la concentration.

3. Passez le Relais

Parfois, pour avancer plus vite et plus efficacement, il faut passer le relais. C’est là que la délégation s’impose comme un outil de productivité de premier ordre, surtout lorsque la liste des choses à faire est plus longue qu’un ticket de caisse.

Déléguer des tâches revient à assembler un puzzle avec des pièces provenant de différents ensembles. Il s’agit d’attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes. En laissant les autres s’occuper de ce qu’ils savent faire, vous pouvez consacrer toute votre attention à ce que vous faites le mieux.

Le résultat ? Les tâches sont accomplies avec brio et le moral et la productivité de l’équipe s’en trouvent renforcés.

Avant d’abandonner une tâche, procédez à une analyse rapide.

Quelles sont les tâches qui vous accaparent sans porter de fruits ? Lesquelles donnent l’impression d’être rédigées dans une langue étrangère ?

Ce sont des candidats de choix pour la délégation.

Ensuite, c’est l’heure de l’appariement.

Associez la tâche au bon coéquipier. Gardez un œil sur leur assiette actuelle, leur savoir-faire et leurs antécédents.

Et surtout, soyez très clair dans votre dossier. Précisez le « quoi », le « quand » et le « comment » afin qu’il n’y ait pas de place pour le jeu des devinettes.

Et n’oubliez pas que déléguer ne consiste pas seulement à passer le relais et à s’en aller.

Restez dans la boucle. Donnez un coup de main ou un retour d’information lorsque c’est nécessaire, en veillant à ce que le produit final corresponde à ce que vous aviez imaginé.

Maîtriser l’art de la délégation peut changer la donne. Vous souhaitez approfondir ce sujet ? Jetez un coup d’œil à mon guide intitulé Comment déléguer des tâches efficacement. Il regorge de conseils pratiques qui vous permettront d’améliorer vos prouesses en matière de délégation.

Résultat final

Contrairement à la croyance populaire, le multitâche n’est pas le moyen d’être super productif. En fait, c’est plutôt un obstacle. Chaque fois que vous passez d’une tâche à l’autre, vous perdez du temps, vous dépensez de l’énergie mentale et vous vous exposez à des erreurs potentielles. En réalité, le multitâche peut nuire à la qualité et à la performance.

Alors, quelle est l’alternative ? Simplifier. Se concentrer. Déléguer.

Commencez par classer les tâches par ordre d’importance. Ensuite, donnez à chaque tâche l’attention qu’elle mérite. Plongez en profondeur, sans vous laisser distraire. Et lorsque vous trouvez des tâches qui peuvent être mieux accomplies par d’autres ? Transmettez-les.

En appliquant ces principes, vous ne vous contentez pas de cocher des cases sur une liste. Vous travaillez plus intelligemment, avec clarté et détermination. Et c’est là la véritable clé pour atteindre vos objectifs avec efficacité et finesse.