Plus votre carrière professionnelle se prolonge, plus vous gagnez en responsabilités. Il peut s’agir de promotions, de la gestion d’équipes ou de la prise en charge d’un plus grand nombre de projets et de tâches. Il s’agit de changements positifs, car il est bon de grandir et de saisir de nouvelles opportunités.

Cependant, avec le temps, vous pouvez vous rendre compte qu’il y a une limite à la quantité de responsabilités que vous pouvez assumer. Vous êtes de plus en plus occupé, mais vous avez cessé d’accomplir de grandes choses. Vous vous fixez peut-être des objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels, mais lorsque vous faites le bilan de vos tâches et de vos objectifs à la fin de chaque mois, vous constatez que les progrès ont été faibles, voire inexistants.

Le piège de la productivité

Dans la plupart des cas, au fur et à mesure que votre carrière progresse et que vous gagnez en responsabilités, de plus en plus de choses entravent votre capacité à travailler efficacement. En voici quelques-uns :

• Davantage de personnes souhaitent vous contacter en raison de la qualité de votre travail, de vos connaissances et de votre expertise.
• Vous recevez des tonnes d’e-mails, d’invitations à des rencontres et de connexions sur LinkedIn.
• Vous gérez une équipe dont les membres vous demandent constamment de l’aide ou un retour d’information.

À moins d’être surhumain, vous constaterez que vos propres tâches sont submergées par les tâches susmentionnées. Et s’il est vrai que ces tâches sont utiles, elles ne sont pas les plus significatives ni les plus productives pour vous ou votre carrière.

En d’autres termes, vous êtes tombé dans un piège de productivité. Ce piège s’appelle le travail superficiel.

En étant constamment occupé à aider les autres et à traiter des communications sans importance, vous perdez le temps et l’énergie nécessaires pour vous concentrer sur les choses essentielles. Vous contribuez peut-être au bon fonctionnement de votre équipe ou de votre service, mais vous ne faites pas vraiment bouger l’aiguille en votre faveur. Par exemple, vous n’avez plus le temps de chercher à vous améliorer continuellement, ni l’inspiration nécessaire pour penser de manière innovante et atteindre de grands objectifs.

Il peut être utile d’envisager les choses de la manière suivante : 80 % de votre travail est probablement consacré à des tâches à faible valeur ajoutée, tandis que 20 % seulement sont consacrés à des tâches à forte valeur ajoutée. Vous participez à des réunions la moitié de la journée et passez le reste du temps à traiter vos dépenses, à répondre à vos courriels, à aider vos collègues, etc.

Si vous voulez remettre votre carrière sur les rails et recommencer à accomplir de grandes choses, vous devez gérer votre temps de travail. Voyons comment procéder.

Comment utiliser judicieusement son temps de travail

Le principe de Pareto est un bon point de départ. Il fait référence à l’observation selon laquelle souvent 20 % de ce que nous faisons produit 80 % de nos résultats. Et inversement, 80 % de ce que nous faisons ne produit que 20 % de nos résultats^[1].

En ce qui concerne votre travail personnel, il est probable que 80 % de vos efforts se concentrent sur un travail superficiel – qui ne vous donne que des résultats minimes. Cependant, les 20 % restants de vos efforts (que vous consacrez à un travail non superficiel) sont la partie qui produit les résultats qui comptent vraiment.

Quelles sont les mesures à prendre pour inverser la tendance ? Il y a deux choses que vous pouvez commencer à faire dès maintenant.

1. Réduire au minimum les activités professionnelles non essentielles

Lorsque je dis minimiser, je ne veux pas dire éliminer. La plupart des tâches ont de la valeur, mais vous devez vous assurer que vous vous concentrez en priorité sur celles qui en ont le plus.

Pour y parvenir, vous pouvez envisager de « bloquer du temps ». Il s’agit de prévoir du temps pour effectuer vos propres tâches importantes, sans être interrompu. Imaginez que vous disiez à votre équipe : « Je vais travailler dans un bureau privé pendant les deux prochaines heures : « Je vais travailler dans un bureau privé pendant les deux prochaines heures afin de terminer un travail urgent ». En disant cela, vous fixez des limites et vous vous donnez le temps de vous consacrer aux tâches ou aux projets importants qui figurent sur votre liste^[2].

Une autre suggestion est de fixer une limite maximale par semaine (voire par jour) pour répondre aux demandes de renseignements ou aux annonces. Cela peut empêcher les autres de vous joindre trop facilement. Par exemple, si vos collègues s’attendent à ce que vous leur répondiez presque instantanément lorsqu’ils vous envoient un courriel, commencez à assouplir vos délais de réponse. Vous montrerez ainsi que vous êtes réellement occupé, et vos collègues commenceront peut-être à chercher des réponses ailleurs – ou même à trouver leurs propres réponses.

2. Déléguer les tâches et les responsabilités

Faites-vous un travail que les personnes qui vous sont subordonnées pourraient faire ? C’est un problème courant auquel sont confrontés de nombreux managers (en particulier les nouveaux). Cependant, si vous voulez atteindre vos objectifs, vous devez apprendre à déléguer certaines de vos tâches aux membres de votre équipe.

Pour ce faire, déterminez d’abord ce que vous pouvez déléguer. Si vous n’êtes pas le seul à pouvoir le faire, envisagez de le déléguer à d’autres. Vous devez être celui qui s’occupe de la situation dans son ensemble, mais qui ne se perd pas dans les détails.

Comment déléguer au mieux ? La chose la plus importante est de fixer des lignes directrices claires pour les personnes. Ne laissez aucune ambiguïté dans vos instructions et ne supposez pas que les autres comprendront tout ce que vous leur demandez de faire.

Il est souvent judicieux de déléguer des responsabilités plutôt que des tâches ponctuelles. Par exemple, au lieu de demander à l’un des membres de votre équipe de préparer les statistiques du mois pour une présentation, confiez-lui la responsabilité de toutes les statistiques dont votre équipe a besoin. Ce faisant, ils deviendront probablement des experts en matière de recherche et de collecte de statistiques et apprécieront la responsabilité supplémentaire qui leur a été confiée.

Bien sûr, il y aura des moments où les gens ne répondront pas à vos attentes. Cela peut vous amener à vous demander : « Pourquoi ne font-ils pas ce que je leur ai demandé ? « Pourquoi ne font-ils pas ce que je leur ai demandé ? » ou « Pourquoi ne leur fais-je pas comprendre ce que je veux ? ». Faites attention, car lorsque vous commencez à poser ce type de questions, votre niveau de stress augmente et vous commencerez à envisager de reprendre certaines des tâches que vous espériez déléguer.

La réponse à ce dilemme consiste à évaluer régulièrement les performances des personnes à qui vous avez délégué des tâches ou des responsabilités. Vous pourrez ainsi vous assurer qu’elles comprennent ce qui leur est demandé et, le cas échéant, vous serez en mesure de leur fournir des conseils supplémentaires.

Il sera également utile aux deux parties de se concentrer davantage sur les compétences générales nécessaires à l’accomplissement des tâches, plutôt que de passer en revue toutes les étapes nécessaires à l’accomplissement de tâches spécifiques. En d’autres termes, apprenez à lâcher prise.^[3] Par exemple, au lieu d’expliquer mot à mot comment rédiger un e-mail de vente, concentrez-vous simplement sur les éléments clés, tels que des titres percutants, des phrases concises et des appels à l’action percutants.

Récolter de puissants bénéfices en faisant du temps votre ami

Si votre carrière a déraillé, vous devrez prendre le temps de réévaluer vos priorités et la façon dont vous gérez votre charge de travail.

Assurez-vous que les tâches importantes sont votre priorité et laissez-les occuper environ 80 % de votre temps de travail. Utilisez les 20 % restants pour travailler sur des tâches non essentielles. Si vous n’avez pas assez de temps pour accomplir les tâches non essentielles, c’est là que la délégation entre en jeu.

Formez les membres compétents de votre équipe pour qu’ils prennent en charge les tâches et les responsabilités dont vous n’avez plus le temps de vous occuper. Ils apprendront de nouvelles choses et vous aurez le temps de vous concentrer sur les choses importantes.

Le temps est limité dans une journée, alors assurez-vous de l’utiliser à bon escient. C’est ainsi que vous atteindrez des objectifs que vous n’auriez jamais imaginés.

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