Essayer d’être productif tout en se préoccupant d’autres choses qui requièrent votre attention peut être stressant. Même si vous ne pouvez pas être à deux endroits à la fois et que vous faites de votre mieux, la peur de ne pas tout faire peut encore être écrasante.

Chaque fois que votre attention passe de la tâche en cours à une autre que vous vous sentez pressé d’accomplir, vous vous interrompez. Les interruptions coûtent aux travailleurs 3 à 5 heures de productivité par jour^[1].

Vous perdez le contact avec la tâche en cours en vous préoccupant de ce que vous devez terminer ensuite.

Imaginez que vous êtes au milieu d’une tâche et que vous vous dites : « Je dois terminer ce projet cet après-midi ». À ce moment-là, vous avez perdu le contact avec le présent et votre attention se porte sur la chose que vous devez faire plus tard.

Craignant l’échec et voulant répondre à toutes les attentes, vous passez en revue tout ce que vous devez faire pour mener à bien le projet cet après-midi. À un moment donné, vous vous souvenez que vous devez terminer la tâche qui vous attend, mais à ce stade, vous avez perdu le fil de ce que vous étiez en train de faire. Vous devez vous recentrer, ce qui prend beaucoup de temps et est très fatigant.

Si vous vous préoccupez constamment des choses que vous ne faites pas et de celles que vous devriez faire plus tard dans la journée, votre productivité risque d’en pâtir. Tant que votre cerveau poursuivra chaque tâche de votre liste de choses à faire comme si elles étaient toutes aussi importantes les unes que les autres, vous ne pourrez jamais vous concentrer sur ce qui se trouve devant vous.

Essayer de tout garder en tête en même temps consomme de l’énergie mentale dont vous avez besoin pour faire votre meilleur travail.

Vous avez besoin d’une approche pragmatique pour gérer votre journée

En 2001, David Allen a écrit « Getting Things Done« , un cadre de productivité qui aide les gens à se concentrer sur leur travail. Si vous adhérez à Getting Things Done, vous passerez moins de temps à réfléchir à ce que vous devez faire, et vous serez en mesure de clarifier et d’organiser vos tâches.

Si tout semble important dans votre esprit, rien ne reçoit l’attention qu’il mérite. La méthode d’Allen vous aide à établir des priorités et à trouver un équilibre dans votre journée de travail afin que vous puissiez accorder l’attention nécessaire à vos projets actuels et futurs.

Cette méthode fonctionne parce qu’elle vous oblige à mettre de côté tout ce qui n’a pas besoin d’être traité immédiatement. Vous pouvez mettre de côté tout ce qui n’a pas besoin d’être fait maintenant au lieu de vous interrompre avec des éléments qui ne sont pas prioritaires.

Comment le système vous permet de rester concentré plus facilement

Getting Things Done ne vous dit pas ce que vous devez considérer comme important. Il vous apprend plutôt à identifier les choses les plus importantes de votre liste de choses à faire, puis à les organiser et à les classer par ordre de priorité.

Tout capturer

Si vous vous dites constamment : « Je dois me rappeler de faire x », il se peut que vous n’ayez pas un bon système pour capturer les choses qui doivent être faites. Si vous disposez d’un bon système de capture, vous serez moins stressé car vous n’aurez plus de petites tâches à accomplir qui solliciteront votre attention.

Allen affirme que la capture consiste à déterminer si un élément est exploitable ou non. Si ce n’est pas le cas, il ne vaut peut-être pas la peine d’y penser, mais il peut aussi s’agir d’une tâche à déléguer ou à conserver pour une référence ultérieure. Si vous êtes en mesure d’accomplir la tâche, vous pouvez soit la réaliser immédiatement, soit la déléguer à quelqu’un d’autre, soit la reporter à plus tard.

Décomposer votre projet en éléments réalisables

Lorsque vos objectifs sont trop vastes, vous risquez de vous sentir dépassé. Le fait de diviser les choses en éléments réalisables et de définir la forme que prendra l’action vous donne un sentiment de contrôle et vous offre une vision claire du résultat.

Allen recommande que si une tâche peut être effectuée en deux minutes ou moins, vous la fassiez tout de suite afin qu’elle n’encombre pas votre espace mental. Si la tâche prend plus de temps, demandez-vous si vous êtes le plus qualifié pour l’accomplir. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez déléguer ce travail et le retirer de votre bureau. Pour les tâches que vous devez effectuer vous-même, vous devez définir quand vous pouvez les terminer.

Organiser et hiérarchiser son travail

Une fois que vous avez déterminé les projets qui requièrent votre attention, vous pouvez les classer par ordre de priorité afin de leur attribuer une place précise dans votre calendrier. Allen classe les actions à entreprendre en deux catégories : celles qui sont sensibles à la date ou au temps, et celles qui doivent être réalisées le plus rapidement possible.

En attribuant des priorités et en établissant un calendrier pour l’accomplissement de ces tâches, vous saurez toujours où dépenser votre énergie.

Fixer des échéances concrètes

Les échéances sont d’excellents facteurs de motivation. Si votre projet n’en a pas, fixez des échéances de référence et une date d’échéance finale. Notez-les sur votre calendrier de manière à ce qu’on vous rappelle à intervalles réguliers ce que vous devez faire, sans que vous ayez à vous rappeler ces tâches par vous-même au milieu de ce sur quoi vous travaillez actuellement.

4 Avantages de l’adoption de la méthode « Getting Things Done

1. Parce que personne ne peut JAMAIS être multitâche. Se concentrer sur une seule tâche permet d’être plus efficace et d’apporter la plus grande valeur ajoutée.

En vous concentrant uniquement sur la tâche à accomplir, vous pouvez être plus productif. La recherche a prouvé que les êtres humains ne sont pas de bons multitâches^[2]. En passant d’une tâche à l’autre, vous risquez de commettre des erreurs. En vous engageant à ne faire qu’une seule chose à la fois, vous accomplissez la tâche huit fois plus vite que si vous essayez de faire deux choses à la fois.

2. Vous deviendrez la personne la plus prometteuse de tous les temps car vous ne manquerez plus aucune échéance à partir de maintenant.

Lorsque vous définissez des actions et planifiez le moment où vous allez les réaliser, vous n’avez pas à gaspiller votre énergie en vous demandant si vous allez ou non terminer votre travail. Si vous avez fixé des rappels et des étapes plus petites, le projet devrait se dérouler dans les temps et avec un minimum d’agitation.

3. Vous pouvez rester concentré sur la tâche actuelle sans vous soucier de ce que vous devez faire ensuite.

Lorsque vous vous donnez une pile de choses à retenir, vous passez beaucoup de temps à jongler avec vos priorités dans votre esprit. C’est une énergie mentale précieuse que vous pourriez utiliser pour accomplir la tâche en cours avant de passer à la suivante. Vous pouvez cesser de jongler et concentrer toute votre attention sur le projet qui vous attend.

Si vous n’êtes pas attentif, vous risquez de passer à côté d’idées et d’informations essentielles. Ces informations peuvent faire la différence entre le succès et l’échec. Vous risquez moins de passer à côté d’informations essentielles si vous travaillez sur une seule chose à la fois.

En adoptant le cadre  » Getting Things Done  » et en organisant vos idées et vos tâches, vous libérez une grande partie de votre énergie cérébrale. Le fait de pouvoir se concentrer sur une seule chose à la fois vous donne la clarté mentale et l’efficacité nécessaires pour réaliser un travail de meilleure qualité en moins de temps.

4. Comme vous vous êtes libéré l’esprit en couchant les choses sur le papier, vous n’êtes pas à l’abri du stress pour un travail plus créatif.

Lorsque vous ne faites pas de sauts cognitifs d’une tâche à l’autre, vous remarquerez que votre niveau de stress diminue. De plus, les perturbations qui provoquent le stress sont les mêmes que celles qui étouffent la créativité. ^[3]

La réflexion profonde ne peut avoir lieu lorsque vous êtes en mode de combat ou de fuite. Vous travaillerez mieux si vous disposez d’un système de hiérarchisation et d’organisation.

Commencez à faire avancer les choses dès aujourd’hui

Vous ne voudrez plus passer d’un projet à l’autre après avoir découvert ce que c’est que d’accorder à chaque projet toute l’attention qu’il mérite en temps voulu. Consultez le livre Getting Things Done de David Allen pour donner un coup de fouet à votre productivité et réduire votre stress.