Avez-vous déjà eu l’impression que le temps s’écoule très vite et que vous ne pouvez pas tout terminer à temps ? Ou parfois, vous avez une liste de choses à faire très longue et vous ne savez pas par où commencer ?

Vous n’êtes pas seul.

Heureusement, il existe de nombreux outils de gestion du temps qui peuvent vous aider. Nous avons également préparé quelques conseils pratiques de gestion du temps ainsi que quelques erreurs courantes.

Outils de gestion du temps

Toggl: Gardez le contrôle de votre temps

Oubliez la feuille de temps traditionnelle. Toggl est le meilleur outil pour vous permettre de suivre le temps que vous consacrez à différentes tâches. Il se compose d’un minuteur et d’un tableau de bord qui vous donne une vue d’ensemble du temps que vous avez consacré à différentes tâches au cours de la semaine écoulée.

Mode Panda Focus: Restez concentré sur vos tâches

Panda Focus Mode est une extension qui vous permet de rester concentré sur vos tâches quotidiennes. Vous pouvez simplement entrer vos tâches à terminer dans la journée et chaque fois que vous ouvrirez un nouvel onglet, elles s’afficheront immédiatement sous forme de rappel.

Hocus Focus: masquer automatiquement les fenêtres inactives

Si vous ouvrez toujours de nombreuses applications et qu’elles vous distraient souvent de votre travail, vous devriez essayer Hocus Focus. Il s’agit d’un utilitaire de barre de menu Mac qui masque les fenêtres inactives.

Laforêt: Pour vaincre la dépendance à l’internet

Forest est une application intéressante qui vous aide à vaincre la dépendance à Internet. Lorsque vous appuyez sur le bouton pour planter un arbre, vous ne pouvez pas passer à une autre application à moins de l’abandonner. Elle vous aide à faire bon usage de 30 minutes pour vous concentrer pleinement sur votre travail et le terminer efficacement.

Trello: Bien organiser ses tâches

Trello est une application productive qui permet à une équipe de personnes de suivre ensemble une même tâche. Vous pouvez classer les différentes tâches en fonction de leur nature. Tout est à portée de main.

TimeTree: Une vue d’ensemble de votre emploi du temps

TimeTree est une application conviviale qui vous permet d’organiser votre emploi du temps avec vos amis et votre famille. Vous pouvez partager des événements avec eux afin de discuter et de confirmer vos projets ensemble. En classant vos emplois du temps par mises à jour, vous pouvez consulter instantanément toutes les mises à jour.

Wunderlist: Liste de tâches claire avec rappels

Vous cherchez une application qui vous permette de créer une liste complète de choses à faire ? Wunderlist est peut-être la solution. Elle vous permet de créer différentes listes de tâches et vous pouvez même ajouter des hashtags à chaque élément de la liste.

Todoist: Liste de choses à faire sans distraction

Todoist est conçu de manière simple et sans distraction pour vous permettre de rester concentré et motivé. En divisant les tâches importantes en sous-tâches plus petites avec des niveaux multiples, vous pouvez organiser et réviser les tâches d’une meilleure manière. Vous pouvez également ajouter facilement des dates d’échéance en utilisant un langage normal, comme « lundi à 14 heures ».

Noizio: sons d’ambiance en arrière-plan

Le bruit ambiant est peut-être parfois la raison pour laquelle vous avez du mal à vous concentrer sur votre travail. Voici la solution : créer un fond sonore ambiant pour retrouver votre confort. Vous pouvez même mélanger les sons vous-même.

Meilleures astuces de gestion du temps

Outre les outils, il existe également un certain nombre de conseils qui peuvent nous rendre beaucoup plus productifs.

Consacrer les 90 premières minutes à la tâche la plus importante

Comme notre cerveau est le plus actif le matin, nous devrions consacrer les 90 premières minutes de la journée à la tâche la plus importante afin de pouvoir la terminer efficacement. Arrêtez de faire des choses insignifiantes comme faire défiler la liste des choses à faire ou vérifier les courriels le matin. Vous passeriez à côté d’un moment privilégié pour accomplir vos tâches.

Une feuille de temps pour garder une trace de ce que vous avez fait

La feuille de temps est l’outil le plus simple et peut-être le meilleur pour avoir une idée claire de ce que vous avez fait dans chaque tranche horaire.

En divisant votre journée en différentes tranches horaires et en indiquant ce que vous avez fait, vous pouvez comparer la réalité et les attentes. Avez-vous terminé votre tâche comme prévu ? Ou y avez-vous consacré trop de temps ? Et pourquoi ? Vous pouvez également constater à quel point vous avez amélioré votre efficacité jour après jour.

Créer une liste de choses à ne plus faire

Au lieu d’une liste de choses à faire, comme le font la plupart des gens, une personne productive de classe mondiale devrait avoir une liste de choses à arrêter.

Il se peut que vous passiez trop de temps sur des choses qui n’ont pas vraiment d’importance. C’est probablement la clé pour mieux gérer votre temps et devenir plus efficace. Arrêtez de faire défiler les médias sociaux au travail et cessez de faire toutes ces choses insignifiantes. Ce sont peut-être les éléments que vous écririez sur votre liste.

Fixer une limite de temps

Le travail se développe de lui-même si nous consacrons plus de temps à une tâche. C’est ce que prévoit la loi de Pakinson. En d’autres termes, comme l’écrit Cyril Northcote Parkinson, ^[1]

Si vous vous donnez une semaine pour accomplir une tâche d’une journée, alors (psychologiquement parlant) la tâche se complexifiera et deviendra plus intimidante afin de remplir cette semaine.

Fixez donc une limite de temps. Si vous pouvez terminer une tâche en une heure, la prochaine fois, essayez de la terminer en 50 minutes. En allouant moins de temps à une tâche, vous découvrirez progressivement le temps réel nécessaire pour la terminer sans perdre de temps.

Identifiez vos heures de pointe et planifiez les tâches les plus importantes pour ces heures.

Chacun a un rythme de travail différent. L’important est d’identifier ses propres heures de pointe.

La capacité d’attention de notre cerveau est limitée et varie d’une personne à l’autre. Il est donc important d’organiser votre journée en fonction des rythmes naturels de votre corps. Essayez de programmer vos tâches les plus importantes pendant cette période et de travailler sur des tâches mineures pendant les heures creuses. Par exemple, fixez un rendez-vous avec un client pendant vos heures de pointe et consultez vos courriels pendant vos heures creuses.

Et voici ce qu’il ne faut pas faire :

Faire de la consultation du courrier électronique la première chose à faire au travail

La consultation du courrier électronique semble être la toute première chose à faire au travail. Mais ce n’est pas le cas.

Ce n’est pas la chose la plus importante au travail et cela vous donne l’illusion d’accomplir quelque chose. Réfléchissez : qu’avez-vous réellement accompli après avoir corrigé tous les courriels lus ? Vous avez probablement quelque chose de plus important à faire.

Multitâches et penser que cela vous rendrait plus efficace

Certaines personnes pensent que le multitâche est efficace. Mais les experts nous disent que cela nuit à notre cerveau : ^[2]

En fait, il a été constaté que le multitâche augmentait la production de cortisol, une hormone de stress, ainsi que d’adrénaline, qui peut surstimuler le cerveau et provoquer un « brouillard mental ».

En d’autres termes, plus vous avez d’informations à traiter, moins vous avez le temps d’y consacrer l’attention qu’elles méritent. Lorsque vous entrez dans un « brouillard mental », vous commencez à prendre de mauvaises décisions ou à réagir de manière irrationnelle. N’essayez donc pas de faire des recherches pour un article et de le rédiger en même temps. Cela vous prendra probablement plus de temps.

Ne pas faire de pauses

Faire des pauses n’est pas une perte de temps. En fait, elles stimulent notre productivité.

Comme nous savons que notre cerveau a une capacité d’attention limitée, il ne sert à rien de travailler consécutivement pendant une longue période. Au bout d’une heure ou deux, nous commençons à perdre notre concentration. C’est le moment de faire une petite pause et de donner à votre cerveau un peu d’air frais pour qu’il se recharge. Prenez une tasse de thé ou un en-cas. Ce temps de repos précieux vous permet de penser de manière créative et de travailler efficacement.

C’est équitable pour tout le monde. Indépendamment de l’âge, du sexe, de la profession et de toute autre chose, chacun dispose de 24 heures par jour. Mais pourquoi certaines personnes peuvent-elles faire autant de choses en une seule journée ? La clé, c’est la gestion du temps. Avec des outils adaptés et des astuces intelligentes, vous pouvez maximiser votre productivité et atteindre votre objectif, quel qu’il soit.