Je suis sûr que l’on vous dit constamment de mieux gérer votre temps, parce que cela augmente votre efficacité, vous fait gagner du temps et réduit le stress. Tout le monde connaît les avantages d’une meilleure gestion du temps, mais combien d’entre nous sont capables de le faire ?
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La plupart d’entre nous aiment procrastiner et se rendre compte qu’il ne leur reste plus beaucoup de temps, puis l’idée d’avoir beaucoup de tâches inachevées les stresse. Si vous vous retrouvez à travailler à la dernière minute ou à remettre votre travail en retard, c’est que votre gestion du temps a besoin d’aide.
Avant de vous expliquer comment vous pouvez mieux gérer votre temps, vous devez savoir ce que signifie une bonne gestion du temps.
Une bonne gestion du temps ne se concentre pas principalement sur la quantité.
Pour la plupart des gens, bien gérer son temps équivaut à faire plus en moins de temps.
Supposons que vous ayez 20 choses à faire en 10 heures et que vous réussissiez à terminer toutes les tâches à temps. Plus vous pouvez accomplir de choses en un temps limité, meilleure est votre gestion du temps.
Il ne fait aucun doute que vous terminez à temps tout ce qui figure sur votre liste de tâches, mais est-ce la manière la plus efficace de gérer votre temps ?
Il est plus efficace de se concentrer sur la qualité.
La gestion du temps consiste essentiellement à organiser et à planifier le temps que l’on consacre aux tâches à accomplir. Une meilleure gestion du temps demande du temps et des compétences. La gestion du temps la plus efficace se concentre sur un petit nombre de choses très importantes, ce qui signifie que la qualité l’emporte sur la quantité.
Se concentrer sur les résultats plutôt que sur les activités. Il est bon de garder une trace de ce que vous avez fait, mais il est plus important de décider de ce que vous devez poursuivre et de la valeur ajoutée que vous pouvez apporter.
Lorsque vous ne vous sentez pas stressé ou surchargé lorsque vous passez d’une tâche à l’autre, vous savez que vous gérez mieux votre temps. Voici trois façons d’améliorer vos compétences en matière de gestion du temps :
1. Hiérarchisez vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence
Avant de s’atteler aux tâches de sa liste de choses à faire, il faut savoir lesquelles sont urgentes et importantes. C’est le principe d’Eisenhower.
- Les tâches importantes vous permettent d’atteindre vos objectifs personnels.
- Les activités urgentes sont immédiates, avec des conséquences immédiates, et ces tâches sont généralement associées à la réalisation de l’objectif de quelqu’un d’autre.
Le principe d’Eisenhower suggère de hiérarchiser les tâches en quatre niveaux :
- Les tâches importantes et urgentes : Ces tâches doivent être traitées EN PREMIER. Il s’agit soit de problèmes inattendus, soit de problèmes sur lesquels vous avez attendu la toute dernière minute pour travailler. Vous pouvez planifier à l’avance pour éviter ces derniers, mais pour les surprises imprévues, prévoyez un peu de temps dans votre emploi du temps pour vous ménager une marge de manœuvre.
- Important mais pas urgent : Ces activités sont importantes pour atteindre vos objectifs, veillez donc à vous accorder suffisamment de temps pour y travailler.
- Pas important mais urgent : Ce sont les obstacles qui vous empêchent d’accomplir vos propres tâches, et ils proviennent généralement des autres. N’hésitez pas à dire « non » ou à déléguer les tâches à quelqu’un d’autre. Mais laissez des créneaux ouverts, au cas où des personnes auraient vraiment besoin de votre aide.
- Pas importantes et pas urgentes : Évitez toujours ces tâches. Elles ne sont que des distractions.
La principale clé pour mieux hiérarchiser vos tâches est de laisser des plages de temps libres pour vous assurer que vous avez assez de temps en cas de problème.
2. Utiliser intelligemment l’effet de levier pour gagner plus
Il existe de nombreuses façons d’aborder une tâche, et toutes sont efficaces, mais pour vraiment utiliser le moins d’efforts possible pour obtenir les meilleurs résultats, appliquez le concept de l’effet de levier pour mener à bien votre tâche.
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Vous découvrirez vos points forts en matière de gestion du temps, vous découvrirez des opportunités cachées et vous façonnerez votre vie comme vous l’entendez.
L’une des façons de tirer le meilleur parti de tout est de trouver des modèles communs dans les tâches et de mettre en place un flux de travail qui vous permettra de terminer toutes les tâches dont vous avez besoin sans dépenser inutilement du temps et de l’énergie supplémentaires.
Supposons que vous deviez rédiger 3 articles en 10 heures. Vous décortiquez les processus de rédaction d’un article, comme la recherche, la rédaction et la relecture. Vous développez ensuite un flux de travail pour éviter d’écrire tout en faisant des recherches, puis de revenir en arrière pour modifier votre article.
Un autre moyen est de tirer parti du temps des autres. J’ai mentionné les tâches « peu importantes mais urgentes », et ce sont celles que vous pouvez déléguer pour alléger votre fardeau.
Voici d’autres suggestions pour optimiser votre temps.
3. Accordez-vous des sessions chronométrées et de courtes pauses
Parfois, le fait de consacrer trop de temps à une seule tâche peut se retourner contre soi. La loi des rendements décroissants suggère qu’il y a un moment où le niveau des bénéfices n’est plus proportionnel au niveau d’investissement.
Pour mieux gérer votre temps, vous devez garder à l’esprit qu’il ne faut pas surinvestir votre temps dans certaines tâches. Vous pouvez utiliser la technique Pomodoro[1] pour éviter de faire des heures supplémentaires.
La technique Pomodoro a été mise au point dans les années 1980. Le mot italien « pomodoro » signifie « tomate ». La technique est simple : divisez et structurez votre travail en sessions de 25 minutes (ou pomodori), entrecoupées d’une pause de 5 minutes.
Supposons que vous travailliez sur une présentation et que vous estimiez avoir besoin d’environ 125 minutes pour mener à bien votre tâche. Vous divisez la tâche en cinq sessions de 25 minutes, entrecoupées d’une courte pause. Veillez à ce que ces sessions ne soient pas incompatibles avec vos autres projets ou engagements. Réglez une minuterie sur 25 minutes et commencez votre travail. Faites une pause après chaque session, puis répétez l’opération jusqu’à ce que les sessions soient terminées. Faites une pause de 20 à 30 minutes après chaque séance.
Utilisez la technologie pour améliorer votre gestion du temps.
Il peut être difficile d’intégrer le principe d’Eisenhower, le concept de l’effet de levier et la technique Pomodoro pour mieux gérer son temps. Voici trois applications de gestion du temps qui vous aideront à y parvenir :
La première étape pour mieux gérer son temps est l’organisation. MLO vous aide à cibler ce que vous voulez accomplir pour atteindre vos objectifs. Il génère pour vous des listes de choses à faire, classe vos tâches par ordre de priorité et assure le suivi de vos actions.
Il est toujours bon d’avoir un journal de bord pour se chronométrer. Toggl vous aide à mieux gérer votre temps en enregistrant le temps passé sur chaque tâche.
Vous est-il déjà arrivé de vous égarer alors que vous travailliez sur quelque chose d’important ? Focus Booster utilise la technique Pomodoro et vous permet de définir des sessions chronométrées pour une meilleure concentration et une meilleure qualité de travail.