Nous travaillons tous toute la journée et, dans ce chaos, nous n’avons pratiquement pas de temps libre pour nous-mêmes et nos familles, mais nous essayons toujours de faire de la place. Nous voulons tous être très productifs et nous essayons d’être multitâches autant que possible, mais parfois, plus nous essayons de faire plusieurs choses à la fois, plus nous échouons dans presque tous les domaines, car nous sommes incapables de consacrer toute notre intention à une seule tâche. Les compétences organisationnelles sont très importantes, et la gestion du temps n’a jamais été aussi importante, surtout si vous voulez continuer à réussir.

C’est pourquoi nous essayons tous de trouver de nouvelles astuces qui nous permettront de rester au top. Dans un effort pour organiser toutes les tâches subalternes, nous utilisons des techniques et des outils spéciaux pour ne pas perdre de temps. Le meilleur conseil que l’on puisse vous donner est de travailler plus intelligemment, et non plus durement, et de vous rappeler que la gestion du temps n’est pas une question d’empiler autant de tâches que possible dans une journée donnée, mais de créer un flux de travail simple, rapide et, le plus important, sans stress. Nous avons donc préparé quelques-unes des astuces de productivité les plus importantes que vous pouvez utiliser sur votre lieu de travail, non seulement pour être plus performant, mais aussi pour vous sentir mieux.

1. Nettoyez votre bureau

Le désordre sur le bureau entraînera le désordre dans l’esprit, ce qui vous déconcentrera et vous stressera. Il est donc essentiel de disposer d’un bac à papier pour les documents entrants qui requièrent votre attention et d’un bac à papier spécial pour les documents sortants qui sont terminés et peuvent être envoyés ou classés. Placez les objets fréquemment utilisés, comme les marqueurs, les stylos et les crayons, à proximité, et n’hésitez pas à ranger les objets moins fréquemment utilisés dans un tiroir ou dans un endroit où ils n’attireront pas votre attention.

2. Organisez votre ordinateur

De la même manière que vous devez garder votre bureau propre et organisé, vous devez veiller à ce que votre ordinateur soit bien rangé et fonctionne correctement. Vous pouvez le faire en organisant tous les fichiers dans leurs dossiers respectifs. Le meilleur conseil est de créer autant de sous-dossiers que nécessaire afin de créer une arborescence de dossiers dans laquelle vous pourrez trouver tout ce dont vous avez besoin. Utilisez un logiciel antivirus qui permettra à votre ordinateur de fonctionner sans problème. Installez toutes les dernières mises à jour, et le plus sûr est que toutes les mises à jour soient téléchargées et installées automatiquement, sans que vous vous en rendiez compte.

3. Consultez vos courriels le matin

Si votre description de travail inclut la lecture d’un grand nombre de courriels et la réponse à ces derniers, vous devez consacrer toute une partie de votre temps de travail à cette tâche, et la meilleure chose à faire est de la terminer tôt le matin. Préparez-vous une tasse de café, asseyez-vous, puis ouvrez tous les courriels, répondez à tous ceux que vous devez traiter et transférez ceux qui nécessitent une assistance supplémentaire. Une fois que vous avez terminé, visitez votre boîte de réception à intervalles fréquents, mais n’activez pas les notifications, car cela pourrait facilement vous distraire de votre travail.

4. Créer une boîte de réception efficace

Il est courant d’avoir plusieurs adresses électroniques. Mais il existe de nombreuses façons d’essayer de combiner toutes ces adresses dans une seule boîte de réception, où vous pouvez simplement consulter tous vos courriels, sans avoir à vous déconnecter et à vous connecter à différents comptes. Ne le faites que si vous pouvez utiliser un logiciel tiers pour vous connecter à la messagerie de votre entreprise. Demandez si cela est autorisé, car certaines entreprises ne le permettent pas et exigent que vous n’utilisiez que votre messagerie professionnelle.

5. N’ouvrez même pas les sites sociaux

Si vous pensez pouvoir ouvrir Facebook pour y jeter un coup d’œil rapide et retourner ensuite au travail, vous vous trompez lourdement, car l’ouverture d’une vidéo de chat mignon en entraînera deux autres, et avant que vous ne vous en rendiez compte, une demi-heure s’est écoulée et vous n’avez rien terminé. Utilisez des modules complémentaires simples qui peuvent bloquer certains sites pendant une période limitée, jusqu’à ce que vous ayez terminé tout le reste.

6. Créer un calendrier

Si vous avez un travail très irrégulier ou créatif, vous devrez mettre de l’ordre dans votre travail afin d’en tirer le meilleur parti possible. Par exemple, si vous travaillez à partir de 8 heures du matin et que vous devez terminer quelque chose avant 16 heures, pensez à diviser cette tâche en tâches simples, puis créez un délai plus court afin de terminer la première partie avant 11 heures, la deuxième avant 14 heures et la troisième vers 16 heures. Cette division du travail devrait vous permettre d’avoir une meilleure vue d’ensemble de vos progrès et de rester motivé.

7. Sortir de l’ornière

Si vous estimez que votre travail est trop répétitif, vous avez besoin d’une activité qui permette à votre cerveau de faire une pause. Si vous ne pouvez pas transformer votre travail en quelque chose de plus intéressant, essayez au moins d’organiser votre temps libre de manière à vous sentir bien dans votre peau. Après une longue journée de travail, nous avons juste envie de rentrer chez nous et de dormir, mais c’est précisément le moment où vous devriez appeler un ami et aller prendre une tasse de café.

8. Se lever tôt

Essayez de vous lever à six heures, afin de pouvoir vous doucher, manger et vous préparer pour le travail. Si vous avez des enfants, vous aurez suffisamment de temps pour leur préparer le petit-déjeuner, ou même pour accueillir votre bien-aimé avec une tasse de café frais. Mais quelle que soit l’heure à laquelle vous souhaitez vous lever, n’oubliez pas de dormir au moins 7 à 8 heures, car sans sommeil, tout le reste ne sert à rien.

9. Apprendre à dire non

Il est normal que vous vouliez être apprécié et que vous souhaitiez être considéré comme une personne qui aide toujours, mais vous devez savoir quand dire non et vous concentrer uniquement sur votre tâche. Certaines personnes voudront profiter de vous, et il est essentiel que vous appreniez à établir des priorités et à n’aider les autres que si vous avez du temps libre et que vous en êtes dûment remercié.

10. Oublier le multitâche

Même si nous aimons tous pouvoir faire plusieurs choses simultanément, il ne faut pas oublier que notre cerveau et notre corps ne sont pas faits pour le multitâche. Il est beaucoup plus efficace de consacrer toute son attention à un seul processus, puis de passer à un autre, que d’essayer de faire les deux en même temps et d’échouer instantanément.

11. Notez toutes vos idées

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser votre smartphone et créer un mémo chaque fois que vous avez une bonne idée, ou si vous préférez un rappel physique, gardez toujours un bloc-notes sur vous, où vous pouvez même utiliser des notes autocollantes de couleur pour coordonner vos rappels. Même si vous êtes sûr de vous souvenir de quelque chose, il vaut mieux l’écrire que de l’oublier.

12. Ne pas avoir peur de la technologie

Il existe un grand nombre de programmes, de modules complémentaires et d’extensions que vous pouvez utiliser pour simplifier les petites étapes et les choses pendant que vous travaillez. Google Drive et Dropbox sont d’excellents moyens d’éliminer les clés USB, car vos fichiers seront disponibles chaque fois que vous disposerez d’une connexion internet. Trello est idéal pour suivre les projets et les échéances, tandis que Hootsuite permet d’organiser et de planifier vos publications sur les médias sociaux.

13. Faire de l’exercice correctement

Si vous êtes en bonne condition physique, vous serez non seulement en bonne santé et satisfait de travailler plus assidûment, mais vous aurez aussi plus d’énergie pour accomplir toutes vos tâches. Vous pouvez trouver des exercices simples à faire à la maison, et il est préférable de les faire avant le travail, tôt le matin – cela vous donnera la bouffée d’énergie nécessaire pour survivre à votre matinée.

14. Gardez votre maison en ordre

Personne n’a envie de rentrer chez soi après une journée de travail et de trouver du désordre partout, c’est pourquoi il est essentiel que vous organisiez constamment votre maison et que vous fassiez le ménage. Créez plus d’espace de rangement afin de mettre de côté toutes les choses dont vous n’avez pas besoin actuellement, ce qui donnera à votre maison un aspect plus élégant et éliminera tout le désordre de votre vie.

15. Le café peut aider

Si vous avez besoin d’un petit regain d’énergie, vous pouvez le trouver dans une petite tasse de café. Le café est non seulement extrêmement sain pour votre corps, mais les personnes qui en boivent régulièrement seront moins affectées par les situations stressantes. Mais n’oubliez pas de ne pas boire de café après 16 heures, car cela pourrait vous empêcher de bien dormir pendant la nuit. Évitez le café acheté en machine et préparez votre propre café. Non seulement il aura meilleur goût, mais il contiendra moins de sucre et d’édulcorants artificiels.

16. Utilisez votre trajet à bon escient

Vous avez besoin d’au moins 30 minutes par jour pour vous rendre au travail, et ce temps s’accumule rapidement, alors faites-en quelque chose d’utile. Écoutez des livres audio sur votre appareil mobile ou des podcasts, qu’ils soient humoristiques ou liés au travail. Vous pouvez même essayer de vous rendre au travail à pied. De cette façon, vous pouvez transformer une corvée quotidienne en un exercice léger, qui vous permet de vous changer les idées avant le travail.

17. Embaucher de l’aide

Si vous travaillez beaucoup, vous n’avez pas le temps de vous préoccuper de choses qui ne font qu’occuper votre esprit. La meilleure chose à faire est d’engager une aide quelconque : quelqu’un qui fera vos courses à votre place ou qui nettoiera votre maison. C’est un excellent moyen d’externaliser les tâches qui demandent beaucoup de temps et que vous n’avez tout simplement pas. Une fois par semaine, vous pouvez même demander à un cuisinier professionnel de venir préparer les repas à l’avance, de sorte que vous ne mangiez que des aliments de haute qualité préparés à la main et spécialement pour vous.

18. Manger sainement

Comme nous l’avons dit, un repas préparé est une bien meilleure solution que la restauration rapide, qui est pleine de sels, de sucres et de graisses, des substances dont votre corps n’a pas besoin en grande quantité. Si vous évitez la malbouffe et la remplacez par des repas équilibrés, vous vous sentirez beaucoup mieux, sans compter que vous serez en meilleure santé.

19. N’oubliez pas l’eau

Aussi savoureuses que soient les boissons gazeuses, elles ne peuvent tout simplement pas remplacer l’eau, boisson essentielle au bon fonctionnement de notre organisme. Dans un monde parfait, il faudrait boire deux litres d’eau par jour pour rester hydraté et assurer le bon fonctionnement du métabolisme, mais n’importe quel liquide fait l’affaire, comme le thé ou le café. N’oubliez pas d’éviter les boissons gazeuses ou de les consommer en quantités limitées, car elles sont pleines de sucres, ce qui ne peut que favoriser l’obésité.

20. S’amuser

Soyons réalistes : personne ne peut être productif et efficace sur son lieu de travail s’il est constamment triste ou s’il s’ennuie. Vous devez trouver votre propre exutoire, quelque chose qui vous rendra heureux, et trouver du temps pour cela – si vous aimez lire, lisez au moins une demi-heure par jour ; allez au cinéma avec votre meilleur ami ; invitez votre bien-aimé(e) à un dîner romantique. Toutes ces choses vous rappelleront pourquoi la vie vaut la peine d’être vécue, et vous donneront plus d’énergie et de concentration que nécessaire pour faire de votre mieux et devenir un professionnel performant.

Si vous étiez à la recherche d’une solution magique qui résoudrait tous vos problèmes de productivité, pas de chance. Cette solution n’existe pas. Vous devrez changer votre mode de vie et développer votre sens de l’organisation pour vraiment réussir et développer tous les aspects de votre vie. Amusez-vous, passez du temps avec votre famille et vos amis, fixez-vous un objectif et tenez-vous en à votre plan, et en un rien de temps, le succès sera au rendez-vous.

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