C’est une véritable révélation de réaliser que la plupart des interruptions qui surviennent dans votre journée peuvent en fait être sous votre propre contrôle ! Voici, sans ordre particulier, les dix principales interruptions que nous constatons le plus souvent chez nos clients et qui nuisent à leur productivité :

1. Appels téléphoniques
Prévoyez du temps pour faire filtrer les appels par une personne de l’assistance, ou si vous travaillez seul, filtrez les appels à l’aide de la messagerie vocale. Répondre constamment au téléphone vous rend réactif, et non proactif ! Il est vrai que certains emplois rendent cette suggestion irréaliste, mais en général, un temps protégé est un temps productif.

2. Questions et discussions non programmées
Une solution consiste à réserver chaque jour un créneau horaire pour les questions et les discussions « portes ouvertes ». Parfois, la messagerie instantanée peut apporter un soulagement à ce problème, si elle ne se transforme pas elle-même en un autre type d’interruption indésirable (voir n° 4). Si ces choix ne sont pas réalistes, vous pouvez faire de votre mieux pour limiter le numéro 3…

3. Conversation sociale
Je ne suggère pas que vous ayez un bureau stérile où personne n’est autorisé à bavarder. C’est évidemment lorsque le bavardage est excessif qu’il devient un problème. Voici quelques solutions :

• Levez-vous immédiatement lorsque quelqu’un entre dans votre bureau pour discuter. Le fait de se lever envoie le message non verbal que vous avez d’autres choses à faire.
• Débarrassez-vous des « aimants sociaux » dans votre bureau, tels que les fauteuils d’invités super confortables et les bonbons.
• Veillez à ne pas vous positionner de telle sorte que vous vous sentiez obligé de saluer chaque personne qui passe devant votre porte.

4. La messagerie instantanée
La messagerie instantanée est une arme à double tranchant… elle peut vraiment résoudre le problème de la réponse à des questions rapides sans entamer une conversation en personne, mais elle peut évidemment devenir un problème si les gens ne sont pas d’accord sur certaines règles. Réglez votre statut de messagerie instantanée sur « Absent » lorsque vous avez besoin d’un temps de travail ininterrompu et discutez du comportement de la messagerie instantanée avec vos collègues afin de prévenir les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

5. Courrier électronique
Désactivez les notifications sonores et les fenêtres contextuelles « Un nouveau courrier électronique est arrivé ». Dans Outlook, cette fonction se trouve dans l’onglet Outils>Options>Préférences>Options de courrier électronique>Options de courrier électronique avancées (quelqu’un connaît un raccourci pour ce paramètre ?). Forcez-vous à ne plus appuyer sur le bouton Envoyer/Recevoir toute la journée comme si vous étiez un rat de laboratoire sur le point d’obtenir une friandise !

6. Appareils Blackberry/Treo
Réfléchissez bien à l’utilité de ce type d’appareil, qui n’est peut-être qu’un gadget de plus à traiter ! Je sais que c’est difficile, mais assurez-vous d’avoir du temps libre sans Blackberry pour vous concentrer sur votre travail. Et soyez poli lorsque vous essayez d’interagir avec d’autres personnes… voir l’hilarante vidéo de David Spade sur l’intervention du Blackberry:

https://youtube.com/watch?v=Al5FZPUeiCY

7. Pensées aléatoires
Ayez votre liste de choses à faire à portée de main et soyez prêt à noter des pensées rapides et à continuer. Envisagez d’utiliser un enregistreur vocal numérique, mais assurez-vous de disposer d’une procédure pour intégrer ultérieurement les informations dans votre système de gestion du temps. Jott, qui transcrit vos pensées en texte e-mail que vous pouvez facilement intégrer dans votre système, constitue une excellente solution de contournement.

8. Distractions visuelles et auditives
Gardez votre lieu de travail dégagé pour minimiser les distractions et maximiser la productivité. Prenez des mesures pour masquer ou éliminer les bruits parasites – les machines à bruit blanc et les fontaines de bureau sont peu coûteuses et peuvent faire une énorme différence.

9. Mauvaise utilisation des boîtes d’entrée et de sortie
Veillez à ce que votre boîte de réception soit bien nettoyée et prête à l’emploi afin que les gens se sentent à l’aise pour vous y laisser des documents. Demandez à vos collaborateurs d’utiliser des instructions écrites dans la mesure du possible. Utilisez votre boîte de sortie papier pour éviter de vous lever toutes les quelques minutes pour livrer des objets à d’autres endroits et donnez l’exemple d’une personne qui rédige des instructions très claires.

10. Dire OUI quand on devrait dire NON
Si quelqu’un vous demande de l’aide, arrêtez-vous et réfléchissez bien avant de répondre. Utilisez la phrase très efficace « pas disponible » lorsque vous déclinez une demande. Les gens ont tendance à ne pas remettre en question cette phrase et à passer au choix suivant.

Lorie Marrero est une organisatrice professionnelle et la créatrice de The Clutter Diet, un programme en ligne innovant et abordable pour l’organisation de la maison. Le site de Lorie aide les membres à se désencombrer de leur maison en leur donnant accès en ligne à son équipe d’organisateurs. Tous les deux ou trois jours, Lorie écrit quelque chose d’incroyablement pratique dans le blog Clutter Diet. Elle vit à Austin, au Texas, où son entreprise fournit des services d’organisation pratiques à ses clients depuis 2000.

Votre vie est-elle équilibrée ?

Évaluez l’équilibre de votre vie à l’aide de l’auto-évaluation Temps/Vie et obtenez gratuitement un rapport personnalisé.

Vous découvrirez vos points forts en matière de gestion du temps, vous découvrirez des opportunités cachées et vous façonnerez votre vie comme vous l’entendez.

Faites l’évaluation gratuite