En tant que propriétaire d’une petite entreprise, la saison des impôts peut être une période stressante. Avec tous les formulaires à envoyer aux employés, les dépenses à suivre et les chèques à envoyer au fisc, personne ne peut vous reprocher de redouter le mois d’avril. Mais sous l’assaut bureaucratique, il y a une lueur d’espoir : les déductions, les déductions, les déductions. Pour le propriétaire d’une petite entreprise, les déductions sont un monde d’abondance.

Comme tout ce qui concerne l’IRS, les règles relatives aux déductions peuvent être nuancées. Il est donc important de faire des recherches, de consulter un comptable et d’utiliser un bon calendrier fiscal pour ne pas perdre de vue les réglementations et les échéances. David Coffman, expert-comptable basé à Austin, conseille : « Veillez à conserver pendant au moins six ans des documents détaillés à l’appui de vos déductions et à remplir correctement et complètement les formulaires appropriés ».

Voici quelques exemples de déductions à ne pas manquer :

1. Frais de voyage

Soyez assuré que lorsque vous passez une nuit à l ‘hôtel dans le cadre de vos activités professionnelles en dehors de votre domicile, cette nuit est entièrement déductible. En fait, chaque nuit passée à l’étranger à des fins professionnelles sera également déductible, de même que 50 % des repas pris au restaurant (avec ou sans client), des voitures de location et des billets d’avion, et parfois même des services de transcription ou de traduction lors d’un voyage à l’étranger.

Vous envisagez de prolonger votre séjour pour prendre un peu de vacances ? Tant que le but de votre voyage est principalement professionnel, vous pouvez toujours déduire vos frais de voyage vers et depuis la destination. « Toutefois, précise M. Coffman, les dépenses spécifiques à la partie personnelle ne sont pas déductibles.

Quoi qu’il en soit, veillez à bien conserver vos reçus, quel qu’en soit le montant(oui, même s’il est inférieur à 75 dollars).

2. Frais d’automobile

Utilisez-vous votre voiture à des fins professionnelles? Vous possédez une voiture de société ? Certains des coûts liés à l’approvisionnement en carburant et à l’entretien de cette voiture seront déductibles. En 2012, vous pourrez déduire 55,5 cents par kilomètre parcouru, ainsi que tous les frais de péage et de stationnement liés à l’activité professionnelle. Ne vous contentez pas d’un calcul approximatif, surtout si vous ne possédez qu’une seule voiture : c’est un signal d’alarme pour le fisc. Notez les kilomètres exacts que vous parcourez, entrez-les dans votre système comptable ou remettez-les à votre comptable, et incluez une description détaillée pour chaque enregistrement.

3. Dépenses courantes et capitalisées

Il est facile de confondre les dépenses courantes et les dépenses en capital; il convient donc de les définir séparément. Les dépenses courantes sont des éléments tels que le loyer et les factures d’électricité, c’est-à-dire les coûts permanents qui permettent à votre bureau et à votre entreprise de fonctionner. Les dépenses capitalisées, quant à elles, sont des dépenses telles que l’équipement et les véhicules. Les dépenses courantes sont simplement déduites du revenu brut annuel de votre entreprise, tandis que les dépenses capitalisées doivent être déduites sur plusieurs années. La règle générale est la suivante : si un article a une durée de vie supérieure à un an, il est capitalisé. Cela dit, de nombreux éléments tels que les fournitures de bureau et les réparations peuvent être déduits en tant que dépenses courantes de l’entreprise, mais seulement une fois que celle-ci a ouvert ses portes. Avant cela, ils seront capitalisés. Cela peut-il prêter à confusion ? Peut-être, mais le fait de comprendre ces distinctions et de remplir les formulaires en conséquence en vaut la peine.

4. Logiciels et abonnements

Il fut un temps où les entreprises cherchant à obtenir des déductions dans le domaine des logiciels et des abonnements devaient amortir le coût des logiciels sur une période de trois ans ; voir dépenses courantes et dépenses capitalisées. Aujourd’hui, les dépenses liées aux ordinateurs et aux logiciels peuvent être considérées comme des dépenses immédiates en vertu de l’article 179, tout comme les abonnements à des magazines.

5. Coûts des soins de santé

Bien que les montants exacts et les procédures diffèrent en fonction du type d’entreprise, de nombreux frais de santé sont déductibles pour les propriétaires de petites entreprises. Pour les entreprises individuelles, les primes d’assurance maladie sont déductibles à 100 % sur le formulaire 1040 en tant qu’ajustement du revenu, bien que cette déduction ne puisse pas être supérieure au bénéfice net de votre entreprise, et que la déduction soit nulle si vous avez droit à un autre type de couverture maladie, y compris celle de votre conjoint salarié. Toutefois, si votre conjoint travaille pour votre entreprise, ses primes sont également entièrement déductibles.

Les choses sont un peu différentes si vous êtes enregistré en tant que société de type C. Dans ce cas : « Les frais de santé, y compris les dépenses personnelles, sont déductibles en tant que dépenses professionnelles dans le cadre d’un accord de remboursement des frais de santé », explique M. Coffman. Vous devrez contacter votre comptable pour mettre en place ce système, au moins au cours de votre première année en tant que société de type C.

6. Créances irrécouvrables

Il n’est jamais agréable de voir un client ne pas payer ou un fournisseur ne pas livrer, mais si vous avez une créance irrécouvrable, elle peut être déductible, mais uniquement pour les contribuables qui appliquent la méthode de la comptabilité d’exercice plutôt que la méthode de la comptabilité de caisse (pour connaître la différence, cliquez ici). Selon M. Coffman, « si un contribuable qui applique la méthode de la comptabilité d’exercice a facturé ses biens et ses services, il peut déduire comme créance irrécouvrable les montants non perçus. Un contribuable qui applique la méthode de la comptabilité de caisse ne peut pas radier les frais non perçus pour des services ou des biens, mais peut radier le coût des biens qui n’ont pas été payés.

Malheureusement, cela ne s’applique qu’aux biens, et non aux services, qui sont beaucoup plus difficiles à quantifier. Hélas, le temps perdu ne se récupère pas.

7. Retenues du ministère de l’intérieur

Les déductions pour bureau à domicile sont très prisées par les petites entreprises. Si vous travaillez à domicile, vous pouvez déduire l’amortissement, les services publics, les primes d’assurance, les intérêts hypothécaires et les réparations. Toutefois, la déduction ne s’applique qu’ à cet espace et vous devez l’utiliser régulièrement et exclusivement à des fins professionnelles. Si vous pensez qu’il s’agit d’une bonne excuse pour vous libérer de tous les travaux d’aménagement du jardin que vous avez payés, réfléchissez-y à deux fois : les règles relatives à cette déduction sont strictes et déclenchent souvent des contrôles, alors apprenez-les bien avant de remplir une déclaration incorrecte.

8. Honoraires des entreprises et des professionnels

Si vous avez acheté des livres d’affaires, payé des honoraires à des avocats, des fiscalistes et autres, et que leurs services sont clairement liés aux activités de l’année en cours, ils peuvent être déduits. Toutefois, si ces frais se rapportent à des années futures, ils devront être déduits sur la durée de vie de l’avantage qu’ils procurent.

9. Cotisations de retraite

Si vous êtes indépendant et que vous cotisez à un SEP-IRA ou à un Keogh, ces cotisations peuvent être déduites de votre déclaration d’impôt sur le revenu.

M. Coffman ajoute : « C’est l’un des rares domaines où l’on peut demander une déduction dans l’année en cours pour des montants payés au cours d’une année ultérieure. Vous pouvez ainsi constater l’effet de la déduction avant de vous engager. Certains plans doivent toutefois être établis avant la fin de l’année.

10. Appels téléphoniques

Les appels téléphoniques professionnels sont entièrement déductibles, même si vous les effectuez sur votre téléphone portable personnel ou votre téléphone fixe. Comme pour les frais kilométriques, il vous suffit de bien noter les appels professionnels et les appels personnels. Une bonne façon de procéder est d’entourer les appels professionnels et d’en écrire la description sur vos factures, de les totaliser et d’en conserver une copie pour l’ajouter à vos déclarations finales. Si vous ajoutez une deuxième ligne ou achetez un téléphone portable destiné principalement à l’usage professionnel, vous pourrez déduire intégralement tous les frais et charges réguliers associés à cette ligne.

À emporter

Lorsque la saison des impôts arrive, les propriétaires de petites entreprises doivent penser à beaucoup de choses et bénéficier d’autant de déductions. Faites vos recherches, tenez-vous au courant des dernières réglementations et contactez un bon comptable dès le début de l’année pour bien faire les choses. N’attendez pas la dernière minute, car vous risquez de passer à côté !