Connaissez-vous quelqu’un qui n’est pas occupé ?

La plupart d’entre nous se réveillent chaque matin avec un agenda surchargé et une liste de choses à faire longue de plusieurs kilomètres. En tant qu’avocate, femme, mère et écrivain, je sais que c’est certainement mon cas.

Par fascination et par pur instinct de survie, j’ai étudié toute ma vie la productivité et la gestion du temps. Voici les 10 meilleurs conseils de productivité qui m’aident à faire ce que je dois ou veux faire sans perdre la tête :

1. Écrivez-le

Chaque tâche, chaque engagement doit être consigné par écrit. Cela permet de libérer l’esprit de la tâche énergivore et dévoreuse d’attention qui consiste à essayer de se souvenir.

Dans son ouvrage phare sur la productivité, Getting Things Done, David Allen souligne que les engagements inachevés consomment de l’énergie psychique, chacun d’entre eux vous rendant un tout petit peu plus fatigué, plus distrait et donc moins productif.

Il insiste sur le fait que la première étape de la gestion de votre vie et de votre temps consiste à sortir chaque engagement, petit ou grand, de votre tête et à l’intégrer dans un système fiable.

J’utilise OmniFocus pour saisir ces engagements, mais vous pouvez commencer avec un simple stylo et du papier.

2. Prendre un bon départ

Le meilleur moyen d’être opérationnel est de commencer la veille.

Avant de quitter votre espace de travail, ou avant de vous coucher, prenez 10 minutes pour passer en revue les engagements du lendemain.

Quels sont les rendez-vous à ne pas manquer ? Que devez-vous avoir avec vous pour ces rendez-vous ? (Assurez-vous d’avoir rassemblé ces documents et de les avoir prêts à partir.) Quelles sont les trois à cinq tâches qui doivent être accomplies ?

Décidez ce que vous ferez en premier. Examinez votre liste de tâches et décidez si certaines d’entre elles peuvent être déléguées à quelqu’un d’autre (voir le point 9 ci-dessous) ou, mieux encore, rayées de la liste (voir le point 10 ci-dessous).

Plus votre journée est chargée, plus il est important de procéder à cette enquête rapide le jour ou la veille. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps le matin à décider par où commencer ou à rassembler du matériel (et peut-être à découvrir qu’un élément crucial n’est pas disponible au moment où vous en avez besoin).

3. Effectuez d’abord la tâche la plus redoutée

Chacun d’entre nous a sur sa liste de choses à faire une ou plusieurs tâches qu’il redoute d’accomplir. Il s’agit peut-être de cet appel téléphonique désagréable que vous ne voulez pas passer, de cet article de blog que vous avez repoussé parce que vous ne savez pas par où commencer, ou de ce projet qui vous submerge parce qu’il est tellement énorme.

Quoi qu’il en soit, il vous pèse sur la tête et vous fait culpabiliser parce qu’il est sans cesse repoussé au lendemain et au surlendemain. Il est temps de mettre fin à ce cycle.

Faites-le dès le début. L’écrivain Michael Hyatt conseille de tuer vos dragons avant le petit-déjeuner – il n’y a rien de plus motivant pour le reste de la journée que de rayer ce monstre de votre liste dès le matin^[1].

Mais au lieu de faire les tâches difficiles en premier, beaucoup de gens font les tâches faciles. Si vous voulez vraiment être productif, il y a certaines tâches que vous ne devriez pas faire en premier le matin : Pour être plus productif, ne faites jamais cela pour commencer votre matinée

Passez donc ce coup de fil. Prenez une feuille de papier et réfléchissez à des idées pour cet article de blog.

Faites quelque chose pour résoudre cette tâche écrasante – peut-être ne pouvez-vous pas la terminer en un jour, mais vous pouvez au moins la commencer. Quoi qu’il en soit, faites-le.

Puis, laissez la satisfaction de l’avoir rayé de votre liste vous emporter dans le reste de votre journée bien remplie.

4. Éteindre les distractions

L’un des principaux facteurs de perte de productivité est la distraction causée par les interruptions constantes : courriels, appels téléphoniques, personnes qui se présentent à votre porte…

La technologie qui peut (et devrait) rendre notre vie plus facile et meilleure peut également rendre pratiquement impossible le maintien de l’attention nécessaire pour travailler de manière efficace et efficiente.

Mais voilà : vous pouvez contrôler cette technologie.

Lorsque vous avez une tâche importante qui demande de l’attention et de la concentration, créez l’espace nécessaire pour donner le meilleur de vous-même.

Qu’il s’agisse d’une réunion avec un client ou un collègue, d’une lettre importante à écrire ou d’une œuvre d’art que vous souhaitez créer, prévoyez un bloc de temps pour vous concentrer sur cet engagement, puis éliminez toutes les distractions. Éteignez votre téléphone (ou au moins la sonnerie). Mettez en sourdine vos alertes de courrier électronique. Déconnectez l’internet (ou au moins Facebook et Twitter). Fermez la porte de votre bureau.

Pendant une heure (ou trente minutes, ou une demi-journée), coupez toutes les communications extérieures et offrez-vous le luxe nécessaire de ne pas être dérangé pour vous concentrer sur ce qui vous préoccupe. Pour en savoir plus sur la façon de minimiser les distractions pour faire avancer les choses, cliquez ici.

5. Faire des pauses

Il y a une limite à la durée pendant laquelle on peut se concentrer sur une tâche.

Quelle que soit l’intensité de votre activité, au bout d’un certain temps, la loi des rendements décroissants entre en jeu et la fatigue – physique et/ou mentale – commence à nuire à votre efficacité.

Prévoyez des pauses périodiques, même pendant les journées les plus chargées. Prenez dix minutes pour vous lever, vous étirer, boire un verre d’eau, faire le tour du pâté de maisons.

Vous retournerez au travail frais et dispos, tant mentalement que physiquement, et serez prêt à être encore plus productif.

Si vous n’êtes pas encore convaincu, lisez cet article sur l ‘importance de planifier les temps d’arrêt.

6. Processus par lots

Si les exigences de votre journée comprennent des tâches routinières, essayez de regrouper les tâches similaires et prévoyez certains moments de la journée pour les accomplir.

Répondre aux courriels ? Répondre aux appels téléphoniques ? Entrer des dépenses dans une feuille de calcul ? Au lieu d’interrompre vos autres tâches pour faire ces choses au coup par coup, faites-les par lots.

Fixez deux, trois ou cinq moments par jour pour vérifier les courriels et y répondre. Retournez vos appels téléphoniques à 11 h 45 et à 16 h 45 (ou, si vous voulez éviter de vous laisser entraîner dans de longues conversations téléphoniques, retournez-les à 12 h 15 pendant que les gens déjeunent, et à 17 h 15 après qu’ils sont partis pour la journée, et laissez simplement un message !)

En regroupant des tâches similaires, vous économisez le temps perdu à accélérer plusieurs fois par jour et vous profitez de l’élan donné.

7. Prendre un petit-déjeuner sain

Dois-je l’expliquer ? D’innombrables études confirment l’importance du petit-déjeuner pour le maintien de notre santé.

Les personnes en bonne santé sont plus productives. Même si vous êtes très occupé, prenez un bon petit-déjeuner. Il vous donnera l’énergie nécessaire pour bien commencer la journée.

Pour d’autres idées de petits déjeuners, jetez un coup d’œil à ce qui suit : 31 recettes de petits déjeuners sains qui vous donneront un regain d’énergie

8. Faire de l’exercice

Sans vouloir être trop répétitif, je dirais que les personnes en bonne santé sont plus productives.

L’exercice vous rend plus sain, alors assurez-vous de faire de l’exercice tous les jours.

Vous n’avez pas besoin de passer des heures à la salle de sport pour en tirer profit ; faites le tour du pâté de maisons ou faites quelques exercices isométriques à votre bureau.

Essayez ces 29 exercices que vous pouvez faire à votre bureau (ou à proximité) ou ces 15 étirements simples et rapides à faire au bureau pour augmenter l’efficacité au travail.

Il suffit de faire quelque chose pour que votre cœur batte et que votre sang s’emballe. Cela améliorera votre bien-être général et votre capacité à penser plus clairement.

9. Délégué(e)

Je l’avoue : je suis nulle dans ce domaine. Je déteste demander de l’aide et il me semble souvent plus difficile d’expliquer une tâche à quelqu’un d’autre que de la faire moi-même. Mais tout ce qui doit être fait dans votre vie ne doit pas nécessairement l’être par vous.

Évaluez soigneusement votre liste de tâches. Quelles tâches pourraient être confiées à quelqu’un d’autre, ce qui vous permettrait de vous concentrer sur ce que vous êtes le seul à pouvoir faire ?

Regardez autour de vous : qui est disponible pour effectuer certaines de ces tâches ? Une secrétaire ? Un collègue ? Un membre de la famille ? Une aide rémunérée ?

Une clé importante de la productivité consiste à ne faire que les choses que l’on est seul à pouvoir faire, et à donner à quelqu’un d’autre la possibilité de contribuer en effectuant les autres tâches.

Le PDG de Lifehack a une façon unique de déléguer le travail efficacement, jetez un coup d’œil à son guide : Comment déléguer le travail (le guide définitif pour les leaders qui réussissent)

10. Dire non

Combien d’engagements avez-vous pris qui n’ont pas vraiment besoin d’être tenus ?

Avez-vous accepté des tâches qui n’ont pas d’importance pour vous ou pour quelqu’un d’autre ?

Votre agenda est-il encombré de réunions qui n’aboutissent à rien pour des organisations qui ne vous intéressent plus ?

Votre journée a-t-elle été accaparée par les priorités de quelqu’un d’autre ?

Si votre agenda est surchargé, si votre liste de choses à faire est longue de plusieurs kilomètres, prenez une dizaine de minutes pour examiner chaque élément d’un œil attentif. L’un de ces rendez-vous ou l’une de ces tâches peuvent-ils être simplement rayés afin de créer une marge raisonnable dans votre vie ?

Lorsque quelqu’un vous appelle ou se présente à votre porte pour vous demander de participer à une activité, prenez votre souffle et demandez-vous si cela correspond à vos propres priorités (qui, bien sûr, peuvent légitimement inclure la satisfaction de votre patron ou de votre conjoint).

Si la réponse est non, dites simplement non. Entraînez-vous à l’avance : « Merci de m’avoir invité, mais non ». « Merci de m’avoir demandé, mais non. » « Merci d’avoir pensé à moi, mais non ».

Comme l’a dit un sage, « non » est une phrase complète. Aucune explication n’est nécessaire. Il suffit de dire « non ».

Vous pouvez vous inspirer de l’ouvrage de Leo Babauta The Gentle Art of Saying No afin de mieux vous fixer des limites.

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