Les 10 meilleures habitudes en matière d’e-mail que tout le monde devrait avoir

Pour lire l’intégralité de l’article original, visitez le blog de Leo Babauta, Zen Habits.

Et personne n’entendra le coup du facteur
Sans que le cœur ne s’éveille.
Car qui peut supporter de se sentir oublié ?
~W.H. Auden

Le courrier électronique peut être un outil formidable, mais il peut aussi être un outil de procrastination ou d’accablement.

Ce n’est pas le courrier électronique en lui-même qui est déterminant, c’est la manière dont vous l’utilisez.

Il fut un temps où je déclarais la faillite du courrier électronique, mais aujourd’hui, je le fais deux à trois fois par jour et je le traite rapidement et sans trop d’efforts.

J’ai développé un ensemble d’habitudes qui fonctionnent pour moi, m’aidant à minimiser le nombre de courriels et à rester productif tout en me permettant de me concentrer sur des tâches plus importantes. Je peux honnêtement dire qu’au moins une fois par jour, ma boîte de réception est vide, et c’est un sentiment agréable.

Je les présente ici non pas pour dire que ce sont les habitudes à suivre en matière de courrier électronique, mais pour montrer la façon de faire d’une personne.

Mes habitudes essentielles en matière d’e-mail

Les habitudes de courrier électronique qui fonctionnent pour moi :

1. Temps de traitement du courrier électronique limités. Je ne garde pas mon courrier électronique ouvert toute la journée et je ne l’ouvre pas fréquemment. Je me suis fait à l’idée que je peux laisser s’empiler 20 à 30 messages sans que mon monde s’écroule, ni qu’il soit difficile de les traiter jusqu’à ce qu’ils soient vides. Notez que je parle de « temps de traitement du courrier électronique » et non de « temps de lecture du courrier électronique » – j’ouvre mon courrier électronique et je le traite jusqu’à ce qu’il soit vide, au lieu de simplement lire les messages et de les laisser dans la boîte de réception.
2. Agir. Lorsque j’ouvre un courriel, je prends une décision rapide : supprimer/archiver, agir maintenant (même si cela prend une minute ou deux) puis répondre/archiver, envoyer une réponse rapide (puis archiver), ajouter à ma liste de choses à faire plus tard (et étoiler puis archiver). Dans aucun de ces cas, l’e-mail ne reste dans la boîte de réception.
3. Ajoutez immédiatement des éléments au calendrier. L’une de mes meilleures habitudes est d’ouvrir immédiatement mon calendrier dès qu’une date figurant dans un courriel est à retenir. Si quelqu’un veut me rencontrer, utiliser Skype ou faire une séance d’entraînement, je l’inscris dans le calendrier. Si je dois assurer le suivi d’un dossier la semaine prochaine, je l’inscris dans le calendrier. C’est automatique maintenant, et j’oublie rarement quelque chose.
4. Raccourcis clavier. J’utilise Gmail, qui dispose d’un ensemble de raccourcis très utiles pour le traitement du courrier électronique. J’ai passé quelques minutes à les apprendre, et si vous les utilisez consciemment, ils deviennent rapidement une mémoire musculaire. Pour moi, les principaux sont les suivants : « gi » pour revenir à la boîte de réception, « a » pour archiver, Shift-3 pour supprimer, « c » pour composer, « r » pour répondre, « f » pour transférer, « a » pour répondre à tous, « gs » pour aller à mes messages marqués d’une étoile, Tab Return lorsque je compose un message pour l’envoyer et l’archiver. Je l’ai également configuré pour passer au message suivant dans la boîte de réception après avoir supprimé ou archivé un message, plutôt que de revenir à la boîte de réception, ce qui me permet de traiter rapidement les messages de haut en bas.
5. Les courriels doivent être brefs. Je réponds généralement en 1 à 3 phrases. Il est rare que j’envoie un message de plus de 5 phrases, et si je le fais, je dois vraiment me justifier. Si quelque chose doit être écrit plus longuement, je préfère ouvrir un nouveau document Google, le rédiger et le partager avec la personne (les documents sont plus adaptés au partage, à la collaboration, à l’édition et à la lecture). La brièveté des courriels permet de répondre rapidement, et l’autre personne n’a pas besoin de se plonger dans un essai pour obtenir l’information essentielle.
6. Ajout rapide d’une liste de tâches. Une boîte de réception d’e-mails n’est pas une liste de tâches idéale, car 1) vos tâches sont mélangées à toutes sortes d’autres choses, ce qui rend difficile la détermination de ce qui doit être fait ; 2) les lignes d’objet des e-mails ne contiennent pas souvent l’action nécessaire, de sorte que vous devez vous souvenir de ce qui doit être fait lorsque vous parcourez les lignes d’objet ; et surtout, 3) lorsque vous consultez votre liste de tâches (votre boîte de réception), d’autres messages viennent réclamer votre attention, et vous êtes donc toujours distrait. Le mieux est de conserver un simple document texte. J’utilise la barre de lancement pour ajouter du texte à ma liste de tâches, de sorte que l’ajout d’un élément à faire se fait en quelques frappes. L’ajout d’un élément à faire se fait donc en quelques frappes. Cela ne demande aucun effort, ce qui me permet de dresser rapidement une belle liste sans les distractions d’une boîte de réception.
7. Ne garder que les emails non lus dans la boîte de réception. Celle-ci est réservée aux utilisateurs avancés, mais j’ai piraté ma boîte de réception Gmail de manière à ce que seuls les courriels non lus y figurent. Cela signifie que si je lis un courriel et que je n’y donne pas suite, il disparaît de ma boîte de réception. Cela m’oblige à agir immédiatement, sinon je perdrai le courriel dans l’éther. Il s’agit d’une motivation intégrée pour traiter l’e-mail et, en pratique, cela vous aide à garder votre boîte de réception vide (hat-tip to dbuntix).
8. Mettre en signet ou lire plus tard. Il arrive souvent que quelqu’un m’envoie quelque chose à lire (un article qu’il a écrit ou qu’il aime). J’ouvre le lien, puis je le mets en signet pour le lire plus tard, ou je l’ajoute à Instapaper pour le lire plus tard. De cette façon, je ne passe pas beaucoup de temps dans les courriels parce que j’ai beaucoup de lecture à faire.
9. Filtrer impitoyablement. Lorsqu’un courriel apparaît dans ma boîte de réception et que je n’ai pas besoin de le voir, et qu’il est probable que cela se reproduise, je clique sur « se désabonner » ou je crée immédiatement un filtre pour qu’il n’apparaisse plus dans ma boîte de réception. Cela permet de réduire considérablement le nombre de mes courriels. Je suis impitoyable à ce sujet et je l’applique même aux personnes qui m’importunent.
10. Fermez le courrier électronique lorsque vous avez terminé. Lorsque j’ai traité mon courrier électronique autant que possible, je le ferme. Je n’ai pas besoin de l’ouvrir à nouveau avant plusieurs heures, voire pas du tout.

Si votre boîte de réception est vraiment pleine, voici comment la vider rapidement : pour les tâches qui se trouvent dans votre boîte de réception, marquez-les d’un astérisque, mettez-les sur une liste de tâches et archivez-les. Archivez et supprimez les autres, répondez rapidement, placez tout le reste dans un dossier « à lire » ou « à traiter » si nécessaire. Vous avez maintenant une boîte de réception vide que vous pouvez garder vide grâce aux habitudes décrites dans cet article.

Il est important d’avoir de bonnes habitudes en matière de courrier électronique, tout simplement parce que si vous avez confiance en votre capacité à traiter efficacement le courrier électronique, vous n’aurez pas à vous en préoccuper. Vous pouvez les laisser s’accumuler pendant que vous vous consacrez à des tâches plus importantes, avec la tranquillité d’esprit que procure le fait de savoir que vous les viderez lorsque vous déciderez de vous y atteler.