Vous envisagez d’organiser une fête d’anniversaire surprise pour votre meilleur ami ?
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Vous souhaitez peut-être organiser un déjeuner spécial de départ à la retraite pour votre collègue de longue date.
Le moyen le plus simple de garder une trace de toutes les différentes tâches et activités associées à la planification d’une fonction est de créer des listes. En divisant votre liste en plusieurs petites listes, vous pouvez vous concentrer sur des éléments spécifiques à un moment donné.
Voici 10 listes à créer pour que votre prochain événement ou votre prochaine fête soit une réussite.
1. Liste des thèmes.
Votre fête ou votre événement aura-t-il un thème spécifique ? S’agit-il d’une fête costumée historique, d’un événement sous-marin, d’une soirée dansante des années 80, d’une vente aux enchères silencieuse ou d’une tombola en cravate noire ? Cette liste est un bon point de départ pour rassembler tous les détails relatifs à votre thème particulier, qu’il s’agisse de plats spéciaux, d’accessoires ou de décorations à acheter ou à louer. Pour plus de détails, vous pouvez répartir ces différents éléments dans l’une ou l’autre des listes mentionnées ci-dessous.
2. Liste budgétaire.
Combien êtes-vous prêt à dépenser pour votre fête ou votre événement ? Est-ce un peu… ou beaucoup ? Vous pouvez aborder l’établissement de cette liste sous deux angles différents. Le premier consiste à déterminer le montant total que vous êtes prêt à dépenser pour l’ensemble de l’événement et à commencer à répartir les fonds entre la nourriture, les décorations et d’autres éléments similaires. La seconde option est de commencer à calculer le prix de chacun des aliments, des décorations et des locations et d’arriver au montant total que coûtera l’organisation de votre fête.
3. Liste des invités.
Qui voulez-vous inviter à votre événement ? Cette liste peut aller au-delà de la simple liste d’invités. Qui sont les participants, les orateurs, les invités d’honneur, les maîtres de cérémonie, les vendeurs, les exposants, les assistants à la fête ou à l’événement et les organisateurs ? Si vous envoyez des invitations, vous pouvez également créer une liste contenant tous les détails préliminaires de l’événement, tels que la date, l’heure, le lieu, le code vestimentaire, la date et l’information RSVP, la possibilité ou non pour les invités de venir avec d’autres personnes, etc.
4. Liste RSVP.
Légèrement différente de votre liste d’invités, cette liste permet de garder une trace de toutes les personnes qui participeront à votre événement. Qui vient ? Sont-elles accompagnées d’invités ? Si oui, combien ? Les personnes invitées ont-elles des demandes ou des préoccupations particulières concernant leur participation à votre événement ? Les invités seront-ils accompagnés d’assistants, d’aides ou de travailleurs le jour de la manifestation ou de la fête ?
5. Liste de décoration.
Quel type de décorations allez-vous utiliser pour votre événement ? Y aura-t-il des banderoles, des ballons, des fleurs, des rubans, des centres de table, des sculptures, des œuvres d’art, des confettis, des panneaux muraux ou autoportants, des jouets en plastique, des treillis, des nappes, des revêtements de sièges ou des articles de fête ? Faites preuve d’imagination et notez tout ce qui vous vient à l’esprit en matière de décoration.
6. Liste des aliments et boissons.
Il est temps de manger, de boire et de se réjouir ! Du moins, de dresser la liste des articles nécessaires. Quels sont les articles que vous avez déjà sous la main et quels sont ceux que vous devrez acheter ? N’oubliez pas d’indiquer les recettes que vous devrez trouver ou utiliser pour préparer les rafraîchissements. Un autre élément à prendre en compte lors de la préparation de votre liste : devrez-vous vous rendre dans un seul magasin ou dans plusieurs ?
7. Liste des fournitures.
Quelles sont les fournitures que vous devrez récupérer ? Avez-vous besoin de tables, de chaises, d’assiettes, de couteaux, de fourchettes, de cuillères, de plats et de bols de service, de ciseaux, de ruban adhésif, de serviettes, de nappes, de haut-parleurs, de mélangeurs de canaux, de prises, de rallonges électriques, de sacs poubelles ou de ruban adhésif ? Notez tout ce qui vous vient à l’esprit en matière de fournitures.
8. Liste de lecture musicale.
Que vous organisiez votre propre soirée en tant que DJ ou que vous fassiez appel à un DJ professionnel pour mixer des morceaux sur les platines, il est utile de préparer une liste de lecture musicale. Vous pouvez noter toutes les chansons que vous souhaitez faire jouer lors de votre événement, ou peut-être avez-vous déjà en tête plusieurs listes de lecture que vous aimeriez rassembler et faire jouer.
9. Liste des tâches à accomplir le jour de la fête ou de l’événement.
Cette liste vous servira de guide pour toutes les tâches que vous devrez accomplir le jour J. Devrez-vous installer les décorations, préparer la nourriture, acheter des fournitures de dernière minute, faire le ménage, aller chercher les invités à l’aéroport ou à la gare, installer des tables et des chaises ou du matériel électronique ?
10. Liste de nettoyage
La fête est peut-être terminée, mais cela ne veut pas dire que votre travail est fini ! Dressez une liste de tous les derniers éléments dont vous devrez vous occuper, qu’il s’agisse de rendre les fournitures ou les décorations à leur propriétaire, de sortir les poubelles, de faire la vaisselle ou de passer la serpillière. En outre, le fait d’avoir une liste à portée de main vous permettra de répondre facilement à un invité qui vous demandera gentiment : « Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour vous aider ? ». Ce n’est pas si mal de faire une liste à l’avance, n’est-ce pas ?
Quelle fête ou quel événement prévoyez-vous d’organiser prochainement ? Quelles listes allez-vous créer pour vous aider à rester organisé et sur la bonne voie ? Laissez un commentaire ci-dessous.
Crédit photo : Fond pailleté gratuit de l’utilisateur shaire productions via flickr.com