Le pouvoir de la liste principale

Mon cerveau fonctionne en mode surmultiplié 99 % du temps. C’est comme si j’avais une sixième vitesse juste à ma portée qu’il enclenche automatiquement, sans que je le veuille. Je suis très sensible aux stimuli de mon environnement et je constate que la plupart des événements, des personnes et des discussions font naître en moi une myriade d’idées. Mon cerveau s’empare de ces concepts, leur donne corps et, avant même que je m’en aperçoive, un plan pleinement étoffé et réalisable est en train de s’installer chez moi. Si ce réseau d’idées n’est pas maîtrisé ou canalisé, ma productivité chute et j’ai du mal à me recentrer sur mon travail. J’ai appris à développer un système qui m’aide non seulement à gérer le flux d’idées, mais aussi à rester concentrée sur le travail essentiel.

La liste maîtresse est la partie la plus importante du système que j’ai développé :

La liste maîtresse a fini par définir ma vie professionnelle de tous les jours. En fait, elle en est venue à constituer la colonne vertébrale de ma semaine. La liste principale est la liste de toutes les listes, la liste qui relie toutes les autres listes plus petites. C’est le lieu de consolidation où votre cerveau peut se débarrasser de son côté surstimulé et multitâche et prendre une tasse de thé.

Une liste maîtresse doit être :

• Accessible à tout moment
• A proximité immédiate
• Facile à éditer

Réfléchissez : « Quel est l’objet qui m’accompagne en permanence ? » Dans la plupart des cas, il s’agira d’un agenda ou d’un téléphone portable. Ma préférence va à une liste numérique sur un téléphone portable, car les carnets et les agendas sont souvent oubliés sur les bureaux, dans les tiroirs, à côté des lits et dans les véhicules. Votre téléphone portable a tendance à vous accompagner la majeure partie de la journée.

J’utilise ma liste principale comme suit :

• J’y ajoute tous les éléments de ma vie qui doivent être faits (oui, la liste est longue).
• Pour m’aérer l’esprit, je note systématiquement les choses à faire en fonction du travail/des affaires/des clients, de la famille, des relations, des amitiés, de la maison, de la forme physique, de l’administration, des passe-temps et des voyages.
• Chaque dimanche soir ou lundi matin, avant de faire quoi que ce soit d’autre, je sors ma liste principale et je détermine les dix points relatifs au travail et aux affaires sur lesquels je vais me concentrer cette semaine-là.
• Je crée ensuite une nouvelle liste de choses à faire spécifiquement pour cette semaine-là et j’y transfère ces éléments.
• Je classe ces éléments par ordre de priorité en fonction de leur valeur en termes de recettes ; plus ils sont proches de la génération de recettes, plus ils sont prioritaires.
• Je transfère ensuite cinq autres tâches administratives ou personnelles de la liste principale à ma liste hebdomadaire.
• Chaque vendredi, je passe en revue ma liste afin de reporter ou de compléter les éléments qui ont été réalisés.

Je suis propriétaire d’une entreprise, les ventes et les revenus sont donc très importants pour moi. Si vous travaillez comme directeur de la création dans une agence de publicité, d’autres activités telles que les réunions d’information avec les clients, la rédaction des mémoires, la recherche de fournisseurs de maquettes et la gestion de l’équipe constitueront les fonctions essentielles de votre semaine de travail. Ces fonctions essentielles sont les priorités de votre liste, quelle que soit votre vocation. Pour déterminer quelles sont vos fonctions essentielles, posez-vous les questions suivantes : « Pourquoi ai-je été embauché ? » et « Pourquoi suis-je ici ? ». Faites de vos fonctions essentielles la première priorité de votre semaine de travail, après quoi vous pourrez remplir la semaine avec des tâches périphériques qui ont de l’importance, mais qui ne sont pas essentielles à votre travail principal.

Je choisis de transférer 10 éléments au début de chaque semaine parce que j’ai constaté que c’est mon espace de productivité optimal. Si j’accomplis deux tâches essentielles pour la journée, qui génèrent des revenus, et que je m’occupe ensuite de questions moins urgentes, je suis en mesure de générer un bon flux de revenus tout en préservant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Vous devrez analyser vos propres rythmes pour déterminer votre espace optimal. Cela prend du temps, mais devient vite évident lorsque vous terminez votre liste de choses à faire le mardi ou que vous ne vous occupez que de trois éléments sur les vingt que vous avez listés chaque semaine.

J’ai découvert de nombreux avantages en utilisant ce système. Les avantages spécifiquement liés à la productivité sont les suivants

• Je peux vider mon esprit de tout ce qu’il contient.
• Je peux me concentrer sur ce qui est vraiment important pour un jour donné sans craindre d’oublier quelque chose.
• Il est toujours avec moi
• Il se synchronise avec tous mes appareils électroniques lorsque je le mets à jour sur un appareil.
• Je peux facilement la partager avec d’autres personnes qui ont besoin d’être tenues au courant d’une liste particulière.
• Je peux assigner des listes aux freelances et aux employés avec lesquels je travaille.
• Je peux créer plusieurs listes en un seul endroit sans en perdre aucune.
• Je peux étayer mes listes
• Je peux partager des listes intéressantes avec des blogueurs et des utilisateurs de Twitter qui mettent en avant des listes intéressantes.
• Je peux utiliser un outil comme idonethis.com pour voir visuellement, sur une année, combien d’éléments en moyenne je raye chaque jour, quels sont mes jours les plus productifs et quels sont mes jours les moins productifs.
• Je peux visualiser les nuages de mots dans idonethis à partir de mes listes pour voir quelles activités dominent les autres.

J’utilise deux outils pour gérer ma liste principale :

1. Wunderlist: Il s’agit d’une application iPhone qui vous permet de créer, de partager et de gérer très facilement des listes.
2. idonethis: Il s’agit d’un outil de responsabilisation qui vous envoie un courriel à la fin de chaque journée, vous demandant ce que vous avez fait ce jour-là. J’ai décidé de l’utiliser pour me responsabiliser. J’ai hâte de répondre à l’e-mail avec tous les éléments que j’ai cochés sur ma liste ce jour-là.

La mise en œuvre de ce système ne m’est pas venue naturellement, mais j’ai augmenté ma productivité (que je mesure à l’aide de Rescue Time) de 34 % à ce jour. Cela s’est répercuté sur mon chiffre d’affaires, qui a également augmenté d’environ 30 % depuis que je me suis délibérément concentré sur les ventes. Je constate que je dois sans cesse me rappeler de revenir à Wunderlist et à idonethis. Ma tendance naturelle est de revenir aux notes autocollantes, aux bouts de papier et aux journaux, ce qui équivaut à trop de plans et pas assez d’actions. Cependant, je me rappelle que de cette façon, j’avance heureusement de dix pas chaque semaine.

Parlez-nous de vos listes. Les utilisez-vous et, si oui, comment les gérez-vous ?(NdT : Nous sommes en train de créer Listible pour vous aider à créer des listes.)

Crédit photo : Jeune femme brune écrivant sur un bloc-notes via Shutterstock