Au cours des quinze dernières années, les cubicules ont lentement disparu de l’environnement de travail. Ce qui avait été conçu à l’origine pour donner du caractère aux bureaux de type chaîne de montage est aujourd’hui considéré comme sans âme et impersonnel. Le modèle de bureau ouvert remplace le système de cubes comme la meilleure formule pour la synergie sur le lieu de travail, visant à améliorer la collaboration et l’échange d’idées. Les bureaux ouverts et les espaces de travail flexibles se répandent dans le monde entier. Rien qu’aux États-Unis, soixante-dix pour cent (70 %) de tous les bureaux ont peu ou pas de murs de séparation, les entreprises de technologie de l’information étant les premiers défenseurs du modèle de bureau ouvert.
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Espaces ouverts : Les bons et les mauvais côtés
Les bureaux ouverts sont rentables, principalement parce qu’ils permettent de maximiser l’espace au sol et de réduire les frais généraux liés au mobilier. Il est possible d’affecter plus d’employés à un étage avec des bureaux ouverts qu’à un étage avec des cabines. Les bureaux ouverts renforcent le sentiment d’appartenance à une communauté et favorisent la coopération, la collaboration, l’innovation et la créativité. Les plus fervents défenseurs des bureaux ouverts sont ceux qui travaillent dans les technologies de l’information, en particulier dans la Silicon Valley, dans la publicité et dans les médias.
Les bureaux ouverts font tomber les barrières entre les cadres et leurs subordonnés, ce qui rend la direction plus abordable et plus accessible. Les employés ont davantage l’impression de faire partie d’une équipe, d’une entreprise qui, tout en étant plus décontractée, est innovante et dynamique. Cette approche s’adresse également au nouveau type de main-d’œuvre, les employés mobiles, qui passent moins de 60 % de leur temps au bureau. L’augmentation du télétravail et de l’externalisation contribue à la sous-utilisation de l’espace de travail, l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises, en particulier dans les industries créatives, optent pour des bureaux ouverts. Certaines entreprises optent pour des bureaux ouverts sans postes de travail permanents pour leurs employés, qu’ils soient mobiles ou non.
Cependant, les bureaux ouverts ne font pas l’unanimité. La vie privée se perd sur une table partagée par plusieurs personnes. Les personnes qui travaillent sur des informations sensibles recherchent l’intimité des salles de conférence ou de petits espaces de travail privés (s’il y en a) pour garantir la sécurité des données. Dans les bureaux ouverts, les données personnelles sont presque connues de tous, en raison de la proximité des collègues et de l’absence d’espace de travail permanent pour les autres. L’absence de postes de travail permanents peut également ajouter au stress lié à la protection de la vie privée, avec des traces de données personnelles laissées sur le dernier poste de travail utilisé.
Si la camaraderie entre les employés s’est améliorée, c’est aussi la plus grande distraction. Les bureaux ouverts créent un faux sentiment de productivité, les principales plaintes étant le bruit et la perte de temps de repos. Il est difficile de se concentrer sur son travail lorsque d’autres personnes parlent, discutent et passent à tout moment. Un autre problème des bureaux ouverts est qu’ils ne reconnaissent pas le fait que les gens travaillent différemment des autres. Il y a un temps pour la concentration et un temps pour le brainstorming. La plupart des travailleurs sont obligés de chercher des moyens pour trouver le temps de se concentrer, soit en travaillant en dehors du bureau, soit en revenant travailler le soir, soit en achetant des écouteurs anti-bruit.
Les cubicules : Un simple malentendu ?
Les cubicules existent depuis 1967. Ils permettent aux employés de disposer d’un petit espace de travail, plutôt exigu, qui leur est propre. Ces systèmes modulaires donnent l’illusion d’avoir son propre bureau, tout en permettant aux managers de disposer d’une réserve de talents à surveiller avec une relative facilité. La flexibilité du système modulaire permet à l’entreprise de regrouper les équipes plus rapidement et plus facilement, dans l’idée de faire sortir les gens de leur bureau pour qu’ils interagissent et collaborent davantage avec leurs collègues. Les cloisons des box offrent à chaque employé une intimité et un espace permanent, tout en étant accessibles. En outre, les règles du jeu sont généralement les mêmes pour tous, puisque certains chefs d’équipe ou responsables travaillent également dans un box.
La plupart des critiques concernant les cubicules portent sur le peu d’espace alloué à chaque travailleur. Les entreprises essayant de maximiser l’espace, les espaces de travail flexibles envisagés deviennent exigus et impersonnels. Plus il y a de postes de travail, plus il y a de bruit et de distractions, et donc moins on travaille.
Mais vraiment…
Malgré tout le tapage fait autour des cabines, sur le peu d’espace et d’intimité qu’elles offrent, on perd encore plus d’intimité et d’espace dans les bureaux ouverts. Les bureaux ouverts nous offrent moins d’espace. Une étude de l’International Facility Management Association montre que les travailleurs travaillent aujourd’hui dans des espaces plus petits qu’en 2010, passant de 225 m² en 2010 à 190 m² en 2013, soit une baisse de 35 m². Les bureaux ouverts sont l’une des raisons pour lesquelles la protection de la vie privée n’a jamais été aussi faible : 74 % des personnes interrogées par la Harvard Business Review se préoccupent davantage de leur vie privée aujourd’hui qu’il y a dix ans.
Les bureaux ouverts obligent les équipes ou les groupes à partager une table ou un espace de travail. La concentration n’a jamais été aussi faible : seule la moitié des travailleurs occidentaux se disent capables de se concentrer malgré le bruit et les distractions. Les performances professionnelles sont illusoires dans les espaces ouverts, et seul un sentiment d’intimité les améliore. Une étude publiée dans la revue Ergonomics a également révélé que les personnes qui travaillent dans des bureaux ouverts ont un taux plus élevé de congés de maladie. Les infections se propagent plus rapidement en groupe que lorsqu’on peut contrôler son environnement personnel.
Alors que la tendance croissante est de réaménager les espaces de bureau pour passer des cubicules aux espaces ouverts, tout le monde n’a pas sauté dans le train. Les espaces ouverts ne sont pas la solution finale à l’efficacité et à l’innovation. Cela fonctionne pour certaines industries, mais manifestement pas pour d’autres. Les cubicules sont là pour rester et de plus en plus d’espaces de bureaux sont encore réservés à des espaces privés individuels plutôt qu’à la collaboration.
Crédit photo : Stephen Coles via flickr.com