Selon une étude d’IBM, vous passez 10 % de votre semaine de travail à classer des courriels. Cela représente 4 heures. Vraiment ? Une demi-journée de travail à classer des courriels ? Lorsque j’ai lu cette étude, je n’y ai pas cru non plus. Mais en tant que formatrice en gestion du temps depuis plus de 15 ans, j’ai rencontré des apprenants vraiment passionnés par leur classement. Vous connaissez probablement quelqu’un comme ça aussi. Vous aurez vu leurs dossiers Outlook à gauche de leur boîte de réception. Certains sont de véritables œuvres d’art – 60 dossiers en profondeur et 6 en largeur. Des structures qui ont grandi et se sont transformées au fil du temps, comme un nid de fourmis creusé dans le sol. Vous pouvez presque sentir ces personnes qui essaient désespérément de glisser un courriel dans un dossier, mais il ne rentre pas. Un autre dossier est créé. Et le nid de tunnels s’agrandit.
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La recherche d’IBM s’est intéressée à ce que nous faisons avec les courriels. Les chercheurs ont utilisé des termes tels que « refinding » pour décrire le processus de recherche d’un courriel que nous avons lu dans le passé et que nous devons relire ou auquel nous devons donner suite. Ils ont observé plus de 85 000 actions de recherche chez 345 utilisateurs. Leurs conclusions sont incroyables.
Il existe trois types de déclarants
Les utilisateurs ont été répartis en trois groupes en ce qui concerne l’archivage : Ceux qui ne classent rien, ceux qui classent souvent et ceux qui font le ménage de printemps. Lequel êtes-vous ?
Ne pas répondre aux courriels quand il le faut
37 % des courriels ouverts par les utilisateurs auraient dû recevoir une réponse, mais n’en ont pas reçu. C’est ce que nous appelons « l’autruche de l’email ». Il s’agit d’une personne qui ouvre des courriels, grimace, puis les referme. Je parie que vous n’avez jamais fait cela 😉
Créer des dossiers pour comprendre ce que nous devons faire
Nous créons des dossiers parce que nous pensons que nous voulons mettre nos courriels en sécurité jusqu’à ce que nous en ayons à nouveau besoin. Les études montrent que plus de 80 % des messages électroniques que nous classons ne sont jamais consultés. Ce que nous faisons en réalité, c’est réagir « au cas où ». Nous nous disons : « Il se peut que je doive couvrir mes arrières dans le cadre du projet XYZ, alors je vais classer ce message ». La réponse des gourous ? Apprenez à utiliser la recherche avancée, car vous saurez toujours quelque chose sur l’e-mail que vous souhaitez retrouver. Vous vous souviendrez de l’expéditeur, d’un mot clé, de la date approximative – autant d’éléments qui vous aideront à retrouver l’e-mail. Ajoutez à cela le fait que la plupart des entreprises archivent les messages électroniques pendant 7 ans, et vous comprendrez qu’il n’y a aucun risque de perdre le message.
La raison pour laquelle nous créons des dossiers à gauche de notre boîte de réception est de comprendre les tâches liées au courrier électronique que nous devons accomplir. C’est un peu comme si nous nous promenions dans la forêt avec une machette, en coupant les broussailles. En classant les courriels dans des dossiers, nous pouvons voir le chemin à suivre, comme si nous éliminions les arbustes et les feuilles pour voir le chemin à suivre. La raison sous-jacente est que nous utilisons notre boîte de réception comme une liste de choses à faire, et nous pensons qu’il est essentiel de se débarrasser de cette liste de choses à faire si nous voulons progresser.
Mais c’est là que le bât blesse…
Nous avons créé une merveilleuse structure de dossiers, larges et profonds, qui a évolué avec nous au fur et à mesure que nous prenions de l’importance dans notre travail. La conclusion la plus accablante de l’étude est que ceux qui classent prennent autant de temps que ceux qui ne classent pas pour retrouver un courriel ! Cela s’explique par le fait que les dossiers ont été créés pour vider la boîte de réception, et non pour les organiser en vue de les retrouver. Par conséquent, lorsque les utilisateurs fréquents recherchent un courriel, ils ne peuvent pas suivre une séquence logique pour retrouver ce courriel, car il n’y en a pas. En outre, la structure de classement de leur système de messagerie électronique est différente de celle de leur disque dur, de sorte qu’ils utilisent essentiellement deux classeurs. Chacun a une structure différente en fonction de son format, c’est-à-dire un classeur pour les courriels et un autre pour tout le reste. Il en résulte un système d’archivage mal structuré.
Alors, quelle est la réponse ?
- Arrêtez immédiatement de classer vos courriels.
- Mettez tous vos dossiers, avec leurs courriels, dans l’archive.
- Apprenez à utiliser la recherche avancée pour retrouver vos courriels dans Outlook, Gmail ou Apple Mail.
- Action avancée : N’utilisez pas votre boîte de réception comme une liste de choses à faire. Créez-en une chaque jour pour vous-même. Ce modèle de gestion du temps vous aidera.
Crédit photo : Jeremy Bishop via unsplash.com