Tout comme les cinq éléments (le feu, la terre, le métal, l’eau et le bois), la GTD a ses propres éléments. Mais il y en a sept au lieu de cinq… et ils sont loin d’être aussi épiques.

Dans les parties précédentes de cette série, nous avons abordé des sujets tels que la manière de sélectionner ce qu’il faut faire ensuite et de compiler votre liste de projets (et votre prochaine liste de tâches). Aujourd’hui, il est temps d’approfondir ce sujet et d’en expliquer les principaux éléments un peu plus en détail.

Pour ne pas vous laisser en suspens plus longtemps, je vais vous expliquer quels sont les sept éléments principaux de GTD :

• Liste des projets
• Liste des tâches suivantes
• Liste des tâches futures/éventuelles
• Calendrier
• « Liste des tâches en attente
• Fichiers de ressources
• L’élément intangible (attendez-le…)

Se familiariser avec ces éléments, savoir comment les utiliser et comprendre leur utilité est essentiel pour réussir la mise en œuvre de GTD.

Je sais que cela semble demander beaucoup de travail et que certains éléments ne sont pas clairs à ce stade, mais je vous assure que c’est beaucoup plus facile qu’il n’y paraît.

Commençons par le début et parlons du premier élément de la liste :

La liste des projets

Nous en avons brièvement parlé dans l’article précédent – Sélectionner ce qu’il faut faire ensuite avec GTD. N’hésitez pas à le consulter si vous ne l’avez pas encore fait. Cet article explique également la signification des projets tels qu’ils sont définis dans GTD.

Essentiellement, votre liste de projets est l’endroit où tous vos projets en cours sont répertoriés.

Chaque projet a sa propre section dans la liste des projets. Chaque section est une collection assez complète de divers éléments concernant un projet.

Une telle section contient généralement des éléments tels que

• Une brève description du projet. Ceci est utile lorsque vous voulez revenir à un projet donné après un certain temps d’inactivité, et que vous ne vous souvenez pas exactement de quoi il s’agissait.
• Une liste des tâches à accomplir pour mener à bien le projet.
• Des références à d’autres documents qui pourraient s’avérer utiles pour travailler sur le projet.

Le premier élément est assez explicite. Le second a été expliqué dans le billet précédent. Il nous reste donc le dernier – les références à d’autres matériaux. En réalité, chaque fois que vous travaillez sur quelque chose, vous avez besoin d’un ensemble de références différentes (ou d’autres informations qui vous aideront à réaliser le projet).

Pour l’expliquer brièvement, prenons l’exemple le plus simple, celui de la réparation d’une voiture. Parmi les références à d’autres documents, citons : la liste de tous les garages professionnels de votre région, les numéros de téléphone, les documents importants concernant la voiture.

Bien entendu, chaque projet présente des caractéristiques différentes et il n’existe donc pas de modèle universel pour ces références, mais je suis sûr que vous comprenez l’idée.

Liste des prochaines tâches

Comme je le disais dans l’article précédent, c’est ici que vous passez le plus clair de votre temps lorsque vous travaillez avec GTD.

Essentiellement, la liste des tâches suivantes contient une seule tâche de chacun de vos projets. Pas plus, juste une seule tâche.

Là encore, l’article précédent(Sélectionner ce qu’il faut faire ensuite avec GTD) explique en détail l’objectif et la construction de la liste des tâches suivantes.

Liste des tâches futures/possibles

Il s’agit d’un nouvel élément. Nous n’en avons pas encore parlé.

L’objectif de cette liste est très simple. Elle contient tout ce que vous savez ne pas pouvoir faire tout de suite (Futur), ou des choses dont vous n’êtes pas encore sûr de pouvoir les faire un jour (Peut-être).

Le but de cette liste est de vous donner un endroit où stocker toutes vos idées, vos projets possibles, les choses qui vous semblent simplement intéressantes, les choses que vous ne voulez pas oublier, etc.

La construction de la liste n’est pas définie avec précision, de sorte que tout ce que vous voulez peut y trouver sa place. En particulier, des choses comme

• De brèves descriptions de nouveaux projets.
• Des tâches simples que vous envisagez de faire.
• Des réflexions aléatoires, mais exploitables, sur n’importe quel sujet.
• Les choses (demandes, projets, tâches) que d’autres personnes vous ont envoyées.
• Des résumés d’articles ou de posts intéressants sur lesquels vous pourriez vouloir agir à l’avenir.

Pratiquement, tout ce qui mérite d’être conservé en vue d’une action future éventuelle trouve sa place dans la liste Futur/Eventuel. Il n’y a pas d’autres règles plus importantes que celle-ci.

Le calendrier

Un calendrier semble être une chose assez évidente. Mais ce n’est pas le cas. Beaucoup de gens tombent dans le piège de tout mettre dans un calendrier. C’est une habitude. Et c’est une mauvaise habitude.

Le plus gros problème avec un calendrier, c’est que nous l’utilisons souvent pour dresser la liste des choses que nous pensons pouvoir faire un jour donné. Nous nous retrouvons donc avec des dizaines de tâches, les unes sur les autres, chacune n’étant pas réalisée le jour souhaité. Cela permet également de négliger très facilement certaines tâches qui doivent absolument être effectuées un jour donné.

Votre calendrier est sacré. Le véritable objectif d’un calendrier GTD est de vous faire savoir que si vous y inscrivez quelque chose, cela signifie que cette chose spécifique ne peut être faite qu’à la date exacte que vous avez choisie… ou JAMAIS.

Je ne plaisante pas. C’est vraiment ta seule chance de faire cette chose. Une fois que tu l’as ratée, elle est perdue pour l’éternité.

Quel est le but de tout cela ? C’est simple. C’est pour que toutes les tâches vraiment sensibles au facteur temps ne soient pas négligées.

Supposons que vous ayez un rendez-vous chez le médecin. Ce type de rendez-vous est toujours fixé à une date et à une heure précises. Si vous le manquez, c’est que vous l’avez manqué et que vous devez prendre un autre rendez-vous. Vous ne pouvez pas vous présenter le lendemain et dire « Désolé, je suis en retard« . Cela ne marchera pas.

L’exemple du médecin est en fait parfait pour expliquer la raison d’être d’un calendrier GTD. Il s’agit d’un lieu sacré. Si quelque chose est inscrit dans le calendrier, il n’y a aucun moyen de le reprogrammer ou de le reporter. C’est comme si c’était gravé dans la pierre.

Quel est le principal avantage ? Vous serez étonné de voir le peu de choses que vous aurez dans votre calendrier une fois que vous aurez mis en place ce système.

« Liste d’attente

Il s’agit également d’un nouvel élément. Cette liste contient tout simplement toutes les choses que vous attendez.

L’expression « choses que vous attendez » est un peu vague, alors laissez-moi vous donner quelques exemples :

• Les courriels que vous attendez que d’autres personnes vous envoient.
• Un appel que votre agent immobilier était censé vous passer.
• La baisse du prix du peso mexicain pour que vous puissiez acheter des devises pour vos vacances.
• Que votre voiture soit réparée pour que vous puissiez aller la chercher.
• La publication de votre article sur Lifehack.org.

Cette liste est un endroit pour toutes les choses qui sont quelque peu indépendantes de vos actions, et pourtant vous attendez toujours qu’elles se produisent.

Quel en est le but ? Tout simplement pour ne pas oublier le fait que quelqu’un était censé faire quelque chose pour vous et qu’il est en retard. C’est pour que vous ne vous réveilliez pas un jour en vous disant : « Attendez un peu, mon article était censé être publié il y a deux mois !

Fichiers de ressources

Les fichiers de ressources contiennent toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin pour mener à bien vos projets, votre travail et… essentiellement… votre vie. « Fichiers de ressources » n’est pas le meilleur nom du monde, alors montrons quelques exemples :

• Des articles qui pourraient s’avérer utiles.
• Les articles de blog que vous avez lus (ou écrits).
• Votre répertoire de tablatures et de notes (si vous êtes guitariste, par exemple).
• Votre carnet de contacts.
• Votre liste des meilleurs restaurants de la ville.
• Certains livres que vous voulez chroniquer.
• Toutes les informations importantes stockées sur le disque dur de votre ordinateur.
• Les photos de vos dernières vacances.
• et ainsi de suite…

Je suppose que la seule règle est de stocker tout ce qui n’est pas exploitable d’une manière ou d’une autre, mais que vous souhaitez néanmoins conserver.

Comme vous pouvez l’imaginer, il s’agit probablement de l’élément le plus important en termes de volume. Rien d’autre n’arrive à la cheville de votre fichier de ressources. Heureusement, de nos jours, nous faisons la plupart de nos tâches sur ordinateur, ce qui nous évite d’avoir à manipuler des tonnes de papier.

L’élément intangible

Il s’agit de l’élément final et le plus important de tous. C’est l’élément intangible : La confiance.

Si vous n’avez pas confiance en GTD, rien d’autre ne pourra faire fonctionner le système pour vous. Si vous voulez que GTD vous aide à mieux organiser votre vie et votre travail, vous devez avoir confiance en GTD.

La confiance n’est pas si importante pour d’autres méthodologies plus simples. Mais GTD est différente. Elle est quelque peu complexe. Elle n’a pas été inventée du jour au lendemain. Elle est le résultat d’années de travail et d’expérience de son auteur, David Allen. Elle n’est pas le fruit du hasard. Et c’est pour cela qu’elle fonctionne.

Mais pour que cela fonctionne , vous devez lui faire confiance ou, comme certains aiment à l’appeler, suspendre votre incrédulité pendant que vous apprenez GTD. Cela portera bientôt ses fruits.

La série Productivité simplifiée compte déjà trois parties. À ce stade, pensez-vous qu’elle peut changer votre façon de travailler ? Faites-nous part de vos réflexions dans les commentaires.

(Crédit photo : Tutoriel ou concept de conseil via Shutterstock)