Il y a dix ans, presque jour pour jour, j’ai été promu d’ingénieur débutant à cadre supérieur. Honnêtement, aussi excitante qu’ait été cette promotion, j’étais incroyablement débordé. J’avais l’impression de ne pas avoir assez de temps pour faire tout ce que je devais ou voulais faire et je commençais à me sentir dépassé. Il fallait que quelque chose change.

J’avais entendu dire que les livres de productivité étaient utiles, alors j’ai décidé d’essayer. J’espérais que ces livres m’apprendraient à faire plus de choses en moins de temps. Non seulement ils m’ont aidé à atteindre cet objectif, mais ils m’ont aussi aidé à améliorer d’autres aspects de mes performances.

Après avoir lu une centaine de livres sur la productivité, j’ai découvert qu’il existe 15 éléments clés pour rester productif et être efficace. J’ai dressé une liste de mes découvertes pour vous aider à être aussi productif que possible.

1. N’attendez pas que les autres fixent vos échéances, fixez-les vous-même.

En grandissant dans un système scolaire structuré, les élèves sont habitués à se voir imposer des délais et à travailler pour les respecter. Cela pose un problème lorsque nous n’avons soudain plus de délai à respecter. Nous avons tendance à devenir paresseux parce qu’il n’y a pas de sentiment d’urgence. C’est la raison pour laquelle les élèves les plus performants à l’école ont tendance à être moyens dans le monde réel, car ils n’ont pas de délais à respecter une fois que personne ne les leur a imposés.

Les personnes qui réussissent n’attendent pas, elles se fixent des échéances pour atteindre leurs objectifs personnels. Alors que le respect des délais externes (ceux qui vous sont imposés) vous aide à survivre et à atteindre le strict minimum, les délais internes (ceux que vous vous imposez) vous permettent de repousser vos limites. L’essentiel est d’être proactif et non passif.

2. Suivez votre temps comme vous suivez votre compte en banque

Nous aimons penser que nous nous connaissons bien. Mais lorsqu’on nous demande de nous souvenir, nous sommes incapables de nous rappeler ce que nous avons fait à telle heure, tel jour de la semaine dernière. Le temps est la ressource la plus précieuse dont nous disposons. Nous devons le suivre comme nous le faisons pour nos comptes bancaires, car comme le dit le vieil adage, le temps, c’est de l’argent. On peut toujours gagner plus d’argent, mais on ne peut jamais récupérer le temps perdu.

Tenez une feuille de temps pour enregistrer le temps que vous consacrez aux tâches. Même les tâches quotidiennes/personnelles. Vous serez surpris de voir combien de temps vous perdez sur certaines choses.

3. Ne vous concentrez pas sur vos faiblesses, travaillez plutôt sur vos points forts

Il est courant d’améliorer ses faiblesses, mais ce n’est pas la première chose à faire. Le plus important est de commencer par améliorer ses points forts. Avoir un point fort signifie que vous en avez déjà les bases (sinon ce ne serait pas un point fort) et que vous avez acquis les compétences de base. Vous devriez déjà avoir une idée solide de ce qu’il faut améliorer. La différence est que cette croissance sera exponentielle par rapport à l’amélioration de n’importe quoi d’autre.

Les faiblesses entraînent des limitations parce que l’on part de zéro et qu’il est difficile d’identifier ce qui fonctionne. Mais une fois que vous avez trouvé ces points faibles, vous pouvez utiliser vos points forts (que vous avez améliorés) pour transformer ces faiblesses en atouts.

4. Classer les tâches par ordre d’importance et non par ordre de réception.

Chaque tâche n’a pas la même importance que d’autres. Posez-vous toujours la question : Qu’est-ce qui doit être fait tout de suite ? Classez régulièrement vos tâches et éliminez les plus importantes.

Nous commettons parfois l’erreur de penser que parce qu’une tâche est arrivée plus tôt, elle est plus importante que les suivantes. Certaines tâches ont un effet de levier, donc même si elles arrivent plus tard que d’autres tâches, il faut leur donner la priorité pour qu’elles soient terminées immédiatement.

Exemple : Vous avez l’intention d’améliorer vos compétences en matière de présentation et vous lisez donc 20 livres d’auto-amélioration pour atteindre votre objectif. Vous décidez ensuite de lire des livres sur la lecture rapide. La meilleure chose à faire aurait été de lire d’abord les livres sur la lecture rapide, afin de rendre la lecture de vos livres d’amélioration personnelle plus rapide et plus efficace.

5. Ne mordez pas plus que vous ne pouvez mâcher

« On ne peut pas manger toute la pizza d’un coup. Bien que cette affirmation puisse sembler un défi (je suis sûr que certains d’entre vous pourraient engloutir une pizza entière sans problème), le fait est que nous pensons pouvoir accomplir d’énormes tâches par nous-mêmes. S’attaquer à trop de choses à la fois peut être décourageant et, en fin de compte, réduire votre motivation.

La solution : diviser les tâches importantes en tâches plus petites et digestes pour mettre de l’ordre et réduire le stress.

6. Les personnes intelligentes savent quand déléguer

Ne vous sentez pas obligé de tout faire vous-même. Faire plus ne signifie pas faire mieux. En fait, si vous avez trop à faire, vous risquez fort de commettre des erreurs d’inattention parce que vous essayez d’en faire trop à la fois. Sachez reconnaître les tâches qui peuvent être confiées à d’autres afin de pouvoir vous concentrer sur des tâches plus difficiles et plus importantes.

7. Utilisez votre cerveau pour penser, pas pour vous souvenir

L’information est illimitée, il est impossible de tout retenir. Un dicton populaire dit : « Vous avez déjà oublié plus que vous ne savez ». Cela signifie qu’il y a tout simplement trop d’informations pour que la mémoire seule puisse les retenir. Il existe toute une série d’outils pour organiser nos pensées et nos idées, tels que les ordinateurs, les carnets, les téléphones, etc.

8. Examinez votre productivité à la fin de la journée

À la fin de votre journée, prenez le temps de réfléchir à ce que vous avez accompli et à ce qui pourrait être amélioré.

Posez-vous les questions suivantes :

• Qu’ai-je fait de bien ?
• Qu’ai-je fait de mal ?
• Pourquoi certaines choses n’ont-elles pas fonctionné comme prévu ?
• Comment puis-je faire mieux demain ?

Lorsque nous ne réfléchissons pas, nous ne comptons que sur la croissance naturelle. Les personnes qui réussissent se concentrent sur la pratique délibérée, où elles identifient activement les points à améliorer et s’y concentrent. Même si vous avez l’impression d’avoir bien travaillé, réfléchissez à ce qui pourrait être amélioré. Il y a toujours quelque chose à faire !

9. Il est parfois préférable de supprimer des tâches plutôt que d’en ajouter

Prenez l’habitude de vous débarrasser régulièrement de ce qui ne vous est pas utile. Il peut s’agir de tâches manuelles, d’objets physiques ou même de relations. Pensez-y, le désordre physique ne prend pas seulement de la place, il inhibe aussi nos performances parce que nous avons l’impression physique d’être surchargés. Personnellement, je sais que j’ai besoin d’un espace de travail organisé, sinon je n’arrive pas à me concentrer.

Tout comme nous devons désencombrer notre environnement, nous devons faire de même avec notre espace numérique, en ne gardant que ce qui est important et en supprimant le reste. Votre appareil fonctionnera plus efficacement et vous n’aurez pas à fouiller dans d’innombrables dossiers et fichiers pour trouver ce à quoi vous voulez accéder. Moins, c’est plus.

10. Estimez la durée de votre tâche

C’est parfois un point sur lequel nous nous relâchons, en nous lançant dans un projet sans tenir compte du temps qu’il va nous prendre. Pour y remédier, suivez la règle des deux minutes. Si une tâche peut être accomplie en moins de deux minutes, commencez par vous en débarrasser.

Négliger d’estimer votre temps peut vous faire perdre du temps, car vous n’avez pas d’objectif réel à l’esprit ou de délai à respecter. Si vous ne fixez pas de norme, vous ne saurez pas quels aspects doivent être améliorés et ajustés pour plus d’efficacité lorsque la tâche est répétée.

Exemple : Vous préparez une salade d’avocats. Avant de commencer, combien de temps pensez-vous que cela va prendre ? 30 minutes ? 15 ? 3 ? Lorsque nous prenons en compte la tâche à accomplir et le temps nécessaire pour la réaliser, nous commençons à planifier la manière de l’accomplir plus efficacement.

11. Développez votre créativité, quel que soit votre travail.

Nous avons besoin d’un peu de créativité pour chaque tâche que nous accomplissons, aussi banale qu’elle puisse paraître. La créativité n’est pas toujours un talent naturel, mais un muscle qui peut être entraîné. Vous n’êtes peut-être pas l’homme (ou la femme) de la Renaissance du siècle, mais vous pouvez trouver des idées originales comme les meilleurs d’entre eux. Nous avons besoin d’un peu de créativité pour améliorer notre efficacité.

Il peut s’agir de tâches telles que la gestion du temps ou les procédures de production. Vous devez faire preuve de créativité pour améliorer une pratique déjà existante.

12. Savoir quand s’arrêter car les tâches ont tendance à se dévaloriser au fil des heures supplémentaires

Lorsque la productivité d’un projet commence à diminuer, vous devez savoir quand il est temps de l’abandonner. Les tâches ont tendance à se dévaloriser avec le temps. Plus une tâche prend du temps, moins elle a de chances d’aboutir. Lorsque les progrès commencent à se faire sentir, il est temps de réduire les pertes et de réévaluer votre plan de match.

Exemple : Lorsqu’une entreprise se rend compte qu’elle perd de plus en plus d’argent chaque mois, elle doit changer de stratégie.

13. Toujours partir du principe que l’on n’en sait pas autant que ce que l’on croit savoir.

Car la vérité est que la plupart des gens ne savent pas grand-chose. Il existe une quantité infinie d’informations sur à peu près tous les sujets. Ne soyez jamais trop satisfait, sachez toujours qu’il est possible de faire mieux. Ce n’est pas parce que vous avez une bonne chose que vous ne pouvez pas l’améliorer. Il faut toujours s’efforcer d’aller plus loin et de chercher de nouvelles idées. Vous n’êtes vraiment le meilleur que si vous cherchez de nouvelles façons de vous développer. Et surtout, ne vous laissez pas aller à l’arrogance secrète. Ou d’être arrogant en apparence. Restez humble. Vous gagnerez ainsi beaucoup plus de respect de la part de vos pairs et de ceux qui vous suivent.

14. Identifier les satisfactions immédiates et s’en débarrasser

Vous pensez peut-être que vous n’avez pas de déclencheur de gratification instantanée, mais tout le monde en a un. Il s’agit de quelque chose pour lequel vous n’avez pas vraiment besoin de travailler, mais qui vous remplit d’une confiance et d’un sentiment de productivité tels que vous ne ressentez plus le besoin d’en faire plus. Quelle est la vôtre ? Identifiez-le et surmontez-le.

Exemple : Votre patron est toujours très élogieux, presque au point d’être dorloté. Comme vous entendez toujours dire que vous faites du bon travail, vous avez l’impression que vous n’avez pas besoin d’en faire plus. Mais pour vous améliorer, vous devez vous efforcer d’en faire plus pour atteindre le niveau d’excellence suivant.

15. Commencer par la vue d’ensemble, puis descendre dans les détails

Identifiez l’objectif final à atteindre et commencez par le début. Ensuite, décomposez chaque tâche dans l’ordre séquentiel qui doit être accompli pour atteindre ce but ultime. Vérifiez deux fois vos tâches, demandez-vous comment elles s’intègrent dans le tableau d’ensemble et si elles sont vraiment nécessaires. Pourriez-vous consacrer plus de temps à une autre tâche ? Ne vous contentez pas de travailler sans réfléchir. Considérez toujours la situation dans son ensemble et les mesures que vous prenez pour l’atteindre.