L’adage « tout ce qui est vieux est à nouveau neuf » revient sans cesse, et la récente tendance au retour du « hot-desking » en est un excellent exemple. Apparu pour la première fois dans les années 80, le hot-desking implique que les employés ne disposent plus de leur propre espace de bureau, ni même de leur propre bureau, mais que l’entreprise crée une liste de bureaux tournants auxquels les employés peuvent s’inscrire en fonction des besoins.

Idéalement, cela permet d’éviter que l’espace soit occupé par des employés qui n’utilisent pas régulièrement leur bureau et d’accroître la flexibilité de l’espace de travail. Cependant, le hot-desking pose certains problèmes et, avant de passer à cette pratique, il convient de prendre en compte certains éléments importants.

Pourquoi Hot-Desk ?

Comme nous l’avons mentionné, le hot-desking a pour but d’accroître la flexibilité des employés et de faire bon usage de l’espace ; il est également censé améliorer la collaboration entre les employés. Les employés peuvent avoir l’occasion de rencontrer des personnes d’autres départements qu’ils ne rencontreraient pas autrement, ce qui peut créer une culture de bureau plus sociale et un lien personnel qui peut favoriser le travail interdépartemental.

Le hot-desking est adapté à un bureau flexible et mobile, et à des employés flexibles et mobiles, et dépend de la technologie pour fonctionner le plus harmonieusement possible.

Toutefois, cette pratique nécessite une gestion prudente. Si elle peut constituer une solution appropriée pour les membres du personnel qui ne sont pas souvent au bureau, l’utilisation d’un même espace de travail par plusieurs personnes au cours d’une journée pose des problèmes de santé et de sécurité.

Il convient également de noter les problèmes d’hygiène et de propreté qui se posent lorsque les employés utilisent le même équipement, ainsi que les problèmes psychologiques liés à l’isolement par rapport aux superviseurs ou aux collègues.

Il existe également un risque accru de microtraumatismes répétés et de troubles musculaires connexes si l’espace de travail n’est pas aménagé correctement ou si les chaises de bureau ergonomiques ne sont pas utilisées correctement.

Le Hot-Desking n’est pas si chaud

Des enquêtes ont révélé que les employés étaient moins satisfaits de leur environnement de travail, qu’ils étaient irrités de ne pas avoir de place pour leurs effets personnels, qu’ils étaient frustrés par des postes de travail jugés mieux placés, qu’ils étaient gênés de devoir ranger et transporter des documents, et qu’ils étaient dérangés par le bruit de leurs collègues dans les bureaux ouverts.

Le manque perçu d’intimité et l’impossibilité pour les employés de créer un « nid » à partir duquel ils peuvent effectuer un travail concentré sont également des problèmes importants. Pris ensemble, ces problèmes signifient que le hot-desking peut en fait diminuer la productivité. Un temps considérable est perdu chaque jour, par exemple, pour préparer le poste de travail de chaque personne avant qu’elle ne puisse s’y installer confortablement et effectuer une tâche ciblée.

Et la capacité à se concentrer réellement semble être l’élément le plus important en termes d’augmentation de la productivité, bien plus que la collaboration ou la socialisation. Les interruptions des collègues, les distractions visuelles et auditives sont autant de signes inquiétants pour la tendance au « hot-desking » et réduisent la capacité à effectuer des tâches concentrées…

Comment faire face à la chaleur

Si votre entreprise est déterminée à lancer la tendance du hot-desking, voici quelques questions auxquelles vous pouvez répondre pour aider vos employés à gérer le changement. Après tout, des employés satisfaits sont synonymes d’un meilleur environnement de travail et d’une productivité accrue pour l’entreprise !

• L’utilisation des bureaux est-elle gratuite ? Faut-il les réserver ? Y a-t-il des restrictions ?
• Comment fonctionne le système téléphonique ? Existe-t-il encore des lignes terrestres ? Le téléphone est-il transféré à un bureau différent chaque jour ? Ou bien tout le monde est-il mobile aujourd’hui ?
• Chacun dispose-t-il d’un ordinateur portable et, dans l’affirmative, peut-il être connecté à tous les bureaux ? Vos employés ont-ils des profils d’itinérance ?

Ils bénéficieront également des conseils suivants, qui devraient être pris en compte lors de tout changement de lieu de travail :

• S’organiser en utilisant une liste de tâches ou un fichier tickler
• Profiter de l’occasion pour réduire le nombre de fichiers
• Déterminer comment stocker votre matériel de référence
• Veillez à apprendre quels sont les outils que vous utilisez chaque jour
• Demandez ce que vous devez faire si vous avez besoin d’un peu de temps seul.
• Apprendre à se concentrer et à gérer les interruptions

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Enfin, ces tâches quotidiennes les aideront à maintenir une routine, ce qui est crucial dans ce type d’environnement flexible :

• Nettoyer le bureau pour garantir un espace propre et bien rangé, en particulier lorsqu’il y a de la maladie dans le bureau.
• Modifiez la configuration de votre bureau, en particulier la hauteur de votre chaise et de votre écran, afin de bénéficier d’un environnement de travail optimal.
• Appréciez la convivialité en nouant des contacts et en découvrant d’éventuels domaines de développement futur.

Crédit photo : Morgan Lovell via morganlovell.co.uk