Lorsque vous commencez votre journée de travail, vous vous réjouissez peut-être des tâches qui se présentent pour occuper votre temps. Le travail se présente à vous sans rime ni raison, mais vous le faites. Vous abordez les choses au fur et à mesure qu’elles se présentent et vous rendez tout dans les délais impartis.

Il peut sembler que vous réussissiez parce que vous rendez votre travail à temps. Le problème est que vous ne savez pas comment planifier efficacement votre journée de travail.

La plupart des gens vivent et meurent en fonction des délais

Le temps est un facteur important à prendre en compte lorsque vous effectuez des tâches. Nous sommes nombreux à courir après les délais ou à nous atteler d’abord aux tâches les plus faciles pour avoir un sentiment d’accomplissement. Parfois, nous passons trop de temps sur certaines tâches et nous nous précipitons pour faire tout le reste.

Vous pouvez disposer de dix heures de travail par jour, et votre tâche consiste à effectuer le plus de travail possible pendant cette période. Il est facile de travailler toute la journée et d’accomplir très peu de choses.

Vous devez être conscient de vos priorités. Si vous vous préoccupez uniquement de remplir les créneaux horaires et de respecter les délais, vous risquez de négliger des tâches plus importantes et de grande valeur.

Mais vivre en fonction des délais vous met dans l’embarras

L’être humain n’est pas doué pour deviner le temps nécessaire à la réalisation d’un projet. L’estimation est encore plus difficile lorsque nous développons quelque chose de nouveau. Nous ne sommes pas des machines, et nos réalisations quotidiennes n’ont pas tendance à s’inscrire dans des algorithmes précis. Lorsque nous estimons la date d’achèvement d’un projet, nous ne tenons pas compte du travail non lié au projet qui s’insinue dans notre emploi du temps. Les courriels, les réunions et les engagements des membres de l’équipe qui surgissent à la dernière minute coûtent du temps.

Nous associons souvent des dates et des jours à certaines émotions. Par exemple, êtes-vous aussi productif le vendredi après-midi que le mardi ? L’estimation relative du moment où vous accomplirez une tâche ne tient pas compte de l’influence des sentiments sur le travail.

Pour couronner le tout, vous pouvez confier la même tâche à plusieurs équipes, qui la réaliseront toutes dans des délais légèrement différents. Leur vitesse d’exécution du travail, calculée en points, variera en même temps que leur délai. En fixant des délais arbitraires pour l’achèvement des travaux, il est impossible d’utiliser la vélocité comme argument de vente de l’efficacité de votre équipe, à moins que celle-ci n’obtienne des résultats nettement supérieurs à ceux de vos concurrents.

Comment rendre les suppositions plus précises

Au lieu de vous fier aux délais et aux dates pour rester productif, vous pouvez adopter une approche plus objective. La technique de gestion connue sous le nom de Scrum peut vous aider à y parvenir. Dans le livre Scrum : The Art of Doing Twice the Work in Half the Time, la technique Scrum vous permet de produire de meilleures estimations pour la planification des délais en utilisant un système de points au lieu d’unités de temps.

Lorsque vous travaillez à la résolution de problèmes complexes, plusieurs équipes sont généralement impliquées. Il est impossible de savoir combien de temps il vous faudra pour mener à bien un projet seul ou pour communiquer les besoins de votre équipe à d’autres groupes. Votre rôle dans un projet peut nécessiter peu d’efforts, mais les équipes qui vous entourent peuvent devoir déployer des efforts considérables pour leur part. Vous avez besoin de la contribution de chaque équipe impliquée pour parvenir à une estimation raisonnable.

Utiliser des points d’histoire

Les équipes les plus productives sont passées de la fixation de délais à la détermination de la durée des tâches sur la base d’un processus connu sous le nom d’estimation scrum ou agile. Elles utilisent les « story points » (les contributions des différentes équipes impliquées) pour comprendre la difficulté relative de chaque tâche^[1].

Les travailleurs évaluent le degré de difficulté à l’aide d’une séquence de Fibonacci : 0, 0.5, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20. Cette abstraction pousse l’équipe à prendre des décisions plus difficiles concernant la difficulté du travail.

Ils attribuent une valeur numérique à leur partie respective et jouent au « poker de la planification ». Au poker de la planification, les travailleurs brandissent un chiffre qui, selon eux, représente le niveau de difficulté du projet.

S’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde

Lorsque toutes les parties sont d’accord sur les chiffres du poker de planification, elles savent qu’elles sont toutes sur la même longueur d’onde en ce qui concerne le calendrier. Si les chiffres diffèrent, les équipes doivent discuter de la manière dont chacun est parvenu à ses chiffres.

Parfois, nous n’avons aucune idée des obstacles auxquels les autres équipes sont confrontées. Cette méthode permet d’ouvrir un dialogue sur ce qu’il faut faire pour réaliser un projet. Les divergences d’opinion sur la difficulté d’un projet peuvent permettre de déterminer si tout le monde travaille à la même échelle.

Ne pas compliquer les choses

Il est préférable de fixer une limite supérieure de 20 points d’histoire lorsque vous essayez de rendre un projet moins compliqué. Tout ce qui dépasse cette limite doit être divisé en étapes plus petites et réalisables. En divisant les tâches en petites étapes, on évite aux équipes de se laisser submerger.

Le recul est de 20/20

Lorsque vous essayez de donner une estimation précise de la durée d’un projet, n’oubliez pas de tenir compte de votre expérience passée. Si vous avez effectué des travaux similaires, réfléchissez à la durée de leur réalisation et aux écueils rencontrés. Pensez au nombre de points d’histoire que coûtent certains aspects.

Plus vous disposerez de données, plus vous serez en mesure d’obtenir une estimation précise. En outre, vous pourrez peut-être améliorer vos méthodes précédentes afin de réaliser votre travail plus efficacement.

Cessez d’être l’esclave d’un délai

Si vous fixez une date limite en fonction du temps que vous pensez consacrer à une tâche, vous risquez de vous retrouver dans l’embarras ou de fournir un travail de mauvaise qualité. Il n’y a aucune raison de travailler plus dur alors que vous pourriez travailler plus intelligemment.

En pensant à votre travail dans le système abstrait des points d’histoire plutôt que dans celui du temps, vous serez en mesure de communiquer vos besoins et de comprendre ceux des autres de manière beaucoup plus claire. Vous saurez quand vous devez diviser les tâches en étapes plus petites et vous aurez une façon plus efficace de penser aux expériences passées avec des projets similaires.

Pour en savoir plus sur la planification efficace de votre prochain projet, lisez Scrum :L’art de faire deux fois plus de travail en deux fois moins de temps.