Une loi non écrite du monde de l’entreprise veut que plus vous travaillez bien, plus vous obtenez de responsabilités.

Ces responsabilités prennent généralement la forme d’un plus grand nombre de tâches, de projets à gérer et de personnes (clients, collègues, etc.) dont il faut s’occuper.

Vous obtenez ces responsabilités supplémentaires lorsque les personnes situées au-dessus de vous dans l’échelle de carrière estiment que vous avez les connaissances, le contexte et le pouvoir nécessaires pour faire les choses mieux que l’employé moyen.

En dépit de vos qualités et de vos capacités évidentes, il se peut que vous soyez toujours en train de hiérarchiser les tâches en fonction de la date à laquelle elles doivent être accomplies. Ces dates peuvent être demandées par quelqu’un, faire partie d’une échéance ou être fixées par vos collègues.

Mettez votre vie professionnelle de côté et imaginez que vous avez votre propre entreprise de vente de hot-dogs. Vous avez démarré votre activité il y a quelques années, en vendant simplement des hot-dogs à partir d’un petit camion de restauration que vous avez garé au coin d’une rue très fréquentée.

Comme vos hot-dogs commençaient à se vendre, vous avez commencé à avoir de plus en plus de clients.

En fin de compte, les affaires ont été si florissantes que vous avez dû engager quelques personnes pour vous aider.

Cependant, c’est à ce moment-là que vous avez commencé à vous concentrer non plus sur la fabrication et la vente de hot-dogs, mais sur la formation et l’encadrement de nouveaux employés. Malheureusement pour vous, vos nouveaux employés n’étaient pas aussi doués que vous pour préparer des hot-dogs (malgré la formation).

Pourtant, vos affaires marchent bien. Comme de plus en plus de gens venaient à votre camion de hot-dogs, beaucoup d’entre eux demandaient aussi à boire. Vous avez donc décidé que ce serait une bonne idée de fabriquer et de vendre votre propre limonade.

Vous avez passé plusieurs semaines à peaufiner votre recette de limonade jusqu’à ce que vous ayez trouvé ce que vous pensiez être le goût parfait. Vous avez ensuite commencé à la fabriquer, en y consacrant plusieurs heures par jour.

Malheureusement, lorsque vous avez lancé la boisson auprès de vos clients, vous avez été consterné de constater que très peu d’entre eux l’appréciaient. Et comme vos nouveaux employés n’ont pas été capables de préparer des hot-dogs aussi savoureux que vous, les clients ont été de moins en moins nombreux à venir.

Avec le recul, vous vous rendez compte que votre entreprise, initialement prospère, a mal tourné. Vous produisiez des hot-dogs de qualité médiocre et une limonade dont personne ne voulait. De plus, vous passiez une grande partie de votre temps à gérer votre personnel.

Le scénario ci-dessus est une bonne représentation de ce qui arrive à la plupart des entreprises et aux personnes qui y travaillent.

Renverser la situation grâce à la « pyramide du temps » méconnue

Je suppose que vous n’avez jamais entendu parler de la pyramide du temps. Peu de gens en ont entendu parler. Il s’agit pourtant d’un outil très utile pour visualiser instantanément ce à quoi vous devriez consacrer votre temps de travail.

Pensez un instant à votre propre travail : consacrez-vous la majeure partie de votre temps aux tâches qui ont le plus de valeur ? Il est fort probable que non, car la majorité des gens consacrent peu de temps aux tâches qui ont le plus d’impact. (Repensez au scénario précédent de la vente de hot-dogs).

La pyramide du temps de la plupart des gens au travail se présente comme suit :

Comme vous pouvez le voir sur l’image, les tâches qui se trouvent à la pointe de la pyramide ont la plus grande valeur ou le plus grand impact lorsqu’elles sont accomplies. Le milieu de la pyramide couvre les tâches qui sont importantes, mais dont la valeur est inférieure à celle des tâches situées à la pointe. Enfin, la base de la pyramide est réservée aux tâches dont la valeur ou l’impact est le plus faible.

En réalité, la plupart des gens consacrent la majeure partie de leur temps à des tâches de moindre valeur. Ces tâches sont comme la fabrication de la limonade dans l’histoire du hot-dog – elles peuvent être agréables à faire, mais ne parviennent souvent pas à faire avancer l’aiguille dans la bonne direction.

Vous vous demandez comment utiliser la pyramide du temps à votre avantage ?

C’est une très bonne question, à laquelle il existe une réponse simple. Il vous suffit d’inverser votre pyramide existante comme suit :

Les tâches ayant la plus grande valeur et auxquelles vous consacrez actuellement le moins de temps deviennent votre priorité. Les tâches intermédiaires restent inchangées et les tâches de moindre valeur auxquelles vous consacrez actuellement le plus de temps sont placées au bas de la pyramide – à leur place !

Comment utiliser la pyramide des temps

Lorsque vous commencerez à utiliser correctement la pyramide du temps, vous serez instantanément en mesure de voir les tâches qui nécessitent votre temps et votre attention immédiate, et celles qui n’en ont pas besoin. Il sera étonnamment facile de minimiser le temps consacré aux tâches de faible valeur, tout en maximisant le temps consacré aux tâches les plus importantes.

En apportant ce changement simple, mais dynamique, à vos habitudes de travail, vous commencerez rapidement à en récolter les fruits.

Pour vous donner un exemple, imaginez que vous travaillez comme chef de projet. Avant de découvrir la pyramide du temps, vous passiez le plus clair de votre temps en réunion, à répondre à des courriels et à effectuer des tâches administratives. Bien que toutes ces tâches soient utiles et nécessaires, elles vous empêchaient de travailler réellement à la gestion de projets. En découvrant la pyramide des temps, vous avez immédiatement compris votre erreur. À partir de ce jour, vous avez concentré vos efforts sur des tâches qui permettaient à vos projets d’aboutir le plus rapidement et le plus facilement possible.

Il est vraiment surprenant de constater à quel point vous pouvez obtenir davantage de résultats lorsque vous consacrez la majeure partie de votre temps à des tâches importantes. Voyons maintenant comment procéder.

Maximiser le temps consacré aux tâches importantes

Envisagez de mettre en œuvre des mesures telles que le blocage du temps (afin que les clients et les collègues ne puissent pas vous déranger), la planification du temps pour les choses importantes et la réservation de salles de réunion pour vous-même (afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur les tâches à accomplir).

Pour revenir à l’exemple de la vente de hot-dogs, il aurait fallu consacrer du temps à la recherche d’idées pour améliorer et maintenir la qualité des hot-dogs.

Réduire le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée

Choisissez de limiter le temps que vous consacrez à ces tâches et prévoyez des moments spécifiques pour les accomplir. Vous devriez également déléguer les tâches qui ne sont pas votre point fort ou qui auront plus de valeur si elles sont effectuées par d’autres.

Par exemple, il est très facile de se laisser déborder par les innombrables courriels qui arrivent chaque jour dans votre boîte aux lettres. La plupart d’entre eux ne requièrent pas une attention urgente, aussi, au lieu d’essayer d’y répondre instantanément, il vaudrait mieux prévoir une période de temps chaque jour pour les passer en revue. Vous éviterez ainsi d’être victime de distractions incessantes.

Dans le scénario de la vente de hot-dogs, il est évident que le patron aurait dû déléguer la tâche de faire de la limonade à quelqu’un qui était vraiment doué pour cela – ou simplement acheter de la limonade existante de haute qualité.

Faire les bonnes choses

Je voudrais conclure cet article en vous donnant un exemple de pyramide des temps que vous pouvez adapter à votre propre situation professionnelle. Reprenons l’exemple du commerce de hot-dogs.

J’ai supposé que le patron travaillait en moyenne neuf heures par jour. Cela m’a amené à planifier le temps de la manière suivante :

• Sélectionnez cinq heures par jour consacrées à des tâches importantes telles que l’amélioration et le maintien de la qualité des hot-dogs, la recherche d’idées sur la manière de développer l’entreprise avec succès.
• Pour les choses moins importantes, j’ai choisi trois heures par jour. Cette durée serait suffisante pour la préparation des repas, la formation du personnel, etc.
• Enfin, pour les tâches les moins prioritaires, je n’ai alloué qu’une heure par jour. Ce temps serait consacré à des tâches telles que la commande de nourriture et de boissons.

Je ne le dirai jamais assez : la pyramide du temps est un outil incroyablement puissant. Il vous aidera à hiérarchiser immédiatement les tâches qui comptent vraiment pour votre entreprise et, en quelques jours, vous commencerez à en tirer des avantages positifs et tangibles.

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