Qu’est-ce qui vous vient à l’esprit en premier lorsqu’il s’agit d’augmenter la productivité de votre équipe ?

Tant que tous les membres de votre équipe ne sauront pas se concentrer, ils ne pourront jamais penser clairement et résoudre les problèmes efficacement.

Chaque fois que votre esprit s’égare, vous perdez du temps et de l’énergie à essayer de revenir sur la bonne voie.

Les interruptions sont inévitables parmi les membres de votre équipe. Comment augmenter la productivité de l’équipe et aider chacun à rester concentré ?

Récemment, j’ai eu un entretien sur la façon de mieux se concentrer avec Wade Foster, cofondateur et directeur général de Zapier, une entreprise de Y Combinator qui rassemble tous ces services afin que les gens puissent se concentrer sur le travail qui compte vraiment.

Dans cette interview, Foster nous a parlé du plus grand ennemi de la productivité aujourd’hui, et de la manière dont nous pouvons utiliser les outils de productivité pour aider l’équipe à rester concentrée.

Le plus grand ennemi de la productivité

Pourquoi pensez-vous que les gens ont de plus en plus de mal à se concentrer sur leur travail aujourd’hui ?

Il y a deux raisons principales pour lesquelles de nombreuses personnes ont du mal à se concentrer sur leur travail :

Il existe de nombreux types d’outils de productivité à notre disposition, et il est difficile de passer d’un outil à l’autre en fonction du contexte.

Pensez au nombre d’applications ou de logiciels différents que vous utilisez au travail : selon votre activité professionnelle, vous pouvez utiliser jusqu’à 15 applications pour faire votre travail. Pour la plupart des gens, il est difficile de passer d’une tâche à l’autre, d’une application à l’autre et d’une étape à l’autre, ce qui nuit souvent à la productivité.

De plus en plus d’outils et de technologies apparaissent pour nous aider à rationaliser et à hiérarchiser nos vies professionnelles et à faire taire le bruit. Parmi ces outils, citons l’automatisation, la fonctionnalité « ne pas déranger » et la limitation de la durée d’utilisation des applications.

Que suggérez-vous pour rester concentré et aller de l’avant ?

L’automatisation est la chose la plus simple que vous puissiez faire pour être plus efficace avec votre temps, et pourtant c’est l’une des tactiques de productivité les plus sous-utilisées. Elle vous aide à accomplir les petites tâches fastidieuses de votre liste de choses à faire, afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail à plus forte valeur ajoutée.

Nous travaillons avec un cabinet d’avocats appelé Chi City Legal qui utilise l’automatisation pour créer des propositions, des formulaires de demande de services et d’autres documents^[1]. Le simple fait d’éliminer le processus manuel et répétitif de création de tous ces documents a rendu l’équipe plus productive. En fait, l’équipe de Chi City Legal a maintenant plus de temps pour prendre en charge plus de clients et consacrer plus d’attention à leurs dossiers.

Le rôle des outils de productivité aujourd’hui

Certains disent que les outils de productivité détournent les gens de leur travail, qu’en pensez-vous ?

J’ai récemment réalisé une interview podcast avec David Zisner, un client, partenaire et expert de Zapier, et il a dit quelque chose qui m’a marqué : « L’automatisation est un état d’esprit ».

Il en va de même pour la productivité. Ce n’est pas tant une question d’outils et de compétences techniques que de la façon dont vous abordez votre travail.

Il existe des habitudes simples à prendre et des façons de penser qui peuvent nous aider à atteindre nos objectifs. Les outils de productivité sont un moyen de nous aider à y parvenir parce qu’ils éliminent une contrainte, mais ils ne constituent qu’une partie de la solution.

Pour lever ces contraintes, il faut se mettre dans le bon état d’esprit, reconnaître l’existence de ces contraintes et trouver des moyens créatifs de les lever.

Quelle est la meilleure façon d’utiliser les outils de productivité ?

Si vous êtes novice en matière d’outils de productivité, demandez à vos collègues quels types d’applications ils utilisent pour rester organisés. Essayez une petite poignée d’outils (chat, courrier électronique et agenda) pendant un certain temps afin de voir s’ils vous aident à accomplir davantage de travail. Demandez à vos collègues quels sont les outils qu’ils utilisent, afin qu’il vous soit plus facile de collaborer avec eux.

Chez Zapier, nous utilisons une variété d’applications basées sur le cloud pour gérer des projets, partager des conceptions, etc. Nous sommes une équipe 100% à distance, les outils de productivité sont donc essentiels à notre collaboration.

Enfin, essayez d’introduire l’automatisation dans votre travail. Un bon point de départ consiste à dresser la liste de toutes les tâches que vous devez effectuer régulièrement et à noter celles qui semblent manuelles ou répétitives.

Si vous pouvez automatiser ces tâches, vous avez la possibilité de libérer beaucoup de temps qui pourrait être mieux utilisé pour des projets qui font progresser votre carrière ou qui ont un impact sur les résultats.

Le bilan

Comme l’a dit Foster, la productivité est moins liée aux outils et aux compétences techniques qu’à la manière dont vous abordez votre travail. Pour augmenter la productivité, commencez à prêter attention aux contraintes existantes et essayez de trouver des moyens de les surmonter – c’est à ce moment-là que vous devriez trouver les techniques et les outils appropriés pour vous aider.

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