Puis-je vous dire un petit secret ?

Travailler intelligemment ne consiste pas à faire plus en moins de temps. Il s’agit d’en faire moins en plus de temps.

Vous êtes confus ?

Je m’explique : Pour être vraiment productif – le mot « efficace » serait peut-être plus approprié – il ne s’agit pas de se précipiter sans réfléchir sur sa liste de choses à faire. Il s’agit d’abord d’être prudent dans la sélection des tâches, puis d’accomplir celles qui font la plus grande différence.

La chose la plus importante

S’il y a une chose que j’aimerais que vous reteniez de ce billet, c’est celle-ci : Utilisez la matrice d’Eisenhower pour identifier les tâches importantes et les tâches urgentes, puis agissez dans cet ordre :

• Quadrant 1 – Tâches urgentes et importantes – ces tâches sont cruciales pour votre journée et doivent être accomplies immédiatement. Pensez à une crise cardiaque ou à l’hospitalisation d’un enfant.
• Quadrant 2 – Tâches non urgentes et importantes – C’est dans ce quadrant que vous devez passer le plus de temps. Pensez à faire de l’exercice régulièrement ou à être un bon parent. Si vous faites de l’exercice régulièrement, vous risquez moins d’avoir une crise cardiaque.
• Quadrant 3 – Tâches urgentes mais pas importantes – Malheureusement, nous perdons beaucoup de temps dans ce quadrant. Pensez aux courriels « urgents » ou aux réponses constantes aux messages SMS. Ces tâches semblent urgentes mais ne sont que des interruptions qui empiètent sur votre journée.
• Quadrant 4 – Pas urgent et pas important – Il s’agit de temps morts et d’activités récréatives. Vous avez besoin de décompresser, mais essayez de les programmer vers la fin de la journée.

Une fois que vous avez déterminé quelles tâches relèvent de quel quadrant, vous pouvez utiliser l’une des astuces de productivité ci-dessous pour travailler sur votre liste de choses à faire ciblée.

1. La technique Pomodoro.

Il s’agit essentiellement de diviser vos tâches en tranches de 25 minutes et d’attaquer votre travail avec une concentration intense pendant ces tranches de temps. Après chaque tranche de 25 minutes, vous faites une pause de 3 à 5 minutes. Toutes les quatre pomodoro, vous faites une pause de 15 à 3 minutes. C’est tout. L’idée est que des pauses fréquentes peuvent améliorer l’agilité mentale.

2. L’approche GTD ( Getting Things Done ).

Cette approche catégorise les tâches de deux manières. Par projets (que nous connaissons tous) et par contextes, c’est-à-dire un ensemble de conditions nécessaires à l’exécution des tâches. Imaginez ceci : vous devez prendre rendez-vous chez le médecin, appeler le plombier pour qu’il répare la salle de bains et rappeler votre comptable. Ces tâches relèveraient probablement des projets « santé », « entretien de la maison » et « finances » respectivement. Mais elles seraient toutes exécutées à partir d’un seul contexte : votre téléphone. L’un des avantages de la méthode GTD est qu’elle vous permet de classer les tâches par contexte et de faire avancer plusieurs projets à l’aide de la « poignée de contexte ».

3. Traitez votre courrier électronique par lots.

Le courrier électronique est l’une des tâches du quadrant 4 qui peut vraiment empiéter sur votre journée. Ne consultez pas votre courrier électronique trop souvent. C’est la recette d’un désastre en termes de productivité. Apprenez à vos interlocuteurs à attendre une réponse de votre part à 10 heures, 12 heures et 15 heures (en utilisant un message en dehors du bureau et/ou un message dans votre signature de courriel) et respectez ces horaires. Vous serez étonné de voir combien de tâches « urgentes » se résolvent d’elles-mêmes !

4. Réservez votre travail créatif pour le matin.

Si votre journée comporte des tâches créatives ou exigeant une réflexion critique, prévoyez ces tâches le matin. Pour la plupart des gens, le matin est leur « heure de gloire ». C’est à ce moment-là que vous avez le plus de chances d’obtenir les meilleures percées et un rendement maximal dans vos activités créatives. Gardez les tâches administratives pour plus tard dans la journée.

5. Planifiez votre journée la veille au soir en utilisant la boxe temporelle.

En planifiant vos tâches la veille, vous prenez une distance émotionnelle par rapport à l’accablement qui s’insinue inévitablement dans votre journée de travail bien remplie. Planifiez vos tâches sur votre calendrier en utilisant des cases horaires et tenez-vous-en à votre plan. Ne faites des exceptions qu’en cas d’urgence !

6. Apprendre l’art de dire « non ».

Vous savez ce qui fait le succès d’Apple ? Ils savent dire « non ». Ils disent non à des centaines de possibilités de conception qu’ils pourraient intégrer dans leurs appareils et les réduisent à l’essentiel. Ils sont les maîtres de l’élimination. Le résultat final ? La simplicité dans la forme et la fonctionnalité. C’est l’approche que vous devez adopter pour votre liste de choses à faire. Réduisez-la à l’essentiel et attaquez-vous d’abord à ces tâches.

7. Utilisez un minuteur (j’aime Vitamin R pour Mac).

Voici un autre secret très puissant. Chronométrez-vous pendant que vous travaillez. Fixez-vous également des délais ambitieux. Pensez qu’il vous faudra une heure pour écrire cet article. Essayez de le faire en 45 minutes. Vous verrez que cela vous permettra de mieux vous concentrer.

8. Consommer des contenus audio en courant ou en faisant de l’exercice.

Utilisez les livres audio autant que possible. Consultez l’offre Amazon matchmaker qui vous permet de passer de la lecture d’un livre électronique à l’écoute d’un livre audio tout en conservant vos signets intacts. C’est un produit génial qui propose souvent des livres audio gratuits pour accompagner votre livre électronique existant à des prix aussi bas que 1,99 $.

9. Développer des rythmes de concentration et de repos.

Conformément à la technique Pomodoro, veillez à trouver un rythme de concentration et de repos. J’ai tendance à maintenir les sessions de travail les plus longues et les sessions de repos les plus courtes au début de la journée. Au fur et à mesure que la journée avance, j’ai tendance à raccourcir les sessions de travail et à prendre des pauses plus longues. Trouvez le rythme qui vous convient le mieux, puis lancez-vous.

10. Faites un audit de productivité sur vous-même.

Après avoir expérimenté Excel, les notes manuscrites et quelques autres méthodes, j’ai découvert que la meilleure façon de suivre votre temps est d’installer rescuetime.com sur votre ordinateur. Il suit automatiquement vos activités lorsque vous êtes en ligne. Et si vous décidez de passer à la version professionnelle (actuellement autour de 10 $ par mois), vous pouvez même suivre vos activités hors ligne.

Il vous suffit de suivre vos activités pendant un mois pour réaliser un audit de productivité. C’est suffisant pour comprendre comment vous passez votre temps et le comparer à la façon dont vous pensez le passer.

Croyez-moi, vous serez surpris.

11. ne pas faire plusieurs choses à la fois, mais unir ses efforts.

Brisons l’un des plus grands mythes sur la productivité. Le multitâche ne fonctionne pas. Plusieurs études ont démontré le mythe du multitâche.

Le multitâche multiplie les distractions, déconcentre et augmente le niveau de stress. Ses coûts dépassent de loin ses avantages.

12. Utilisez vos matinées comme un tremplin vers le succès.

Connaissez-vous le secret des personnes les plus performantes ? Ils profitent de leur matinée pour prendre de l’avance sur leur journée. Lorsqu’ils atteignent l’après-midi, ils ont déjà accompli leurs tâches les plus importantes. Ils font même de l’exercice, lisent ou écoutent des ouvrages inspirants (souvent en faisant de l’exercice) avant de commencer leur journée. Cela augmente leur niveau d’énergie et les prépare à la réussite.

Les premières heures de la journée donnent le ton. Que faites-vous pour vous mettre en ordre de marche dès le réveil ?

13. Identifiez vos heures de prédilection et éliminez les distractions pendant ces heures.

Déterminez clairement les moments où vous êtes le plus productif. La plupart des gens atteignent leur vitesse de croisière vers 10 heures du matin. Quelle est votre heure de pointe ?

Éliminez également les distractions afin de tirer pleinement parti de vos heures de prédilection. Par exemple, si vous constatez que votre heure de prédilection est 10 heures du matin, veillez à ne pas modifier votre courrier électronique et à éviter les réunions à cette heure-là.

Bloquez ce temps dans votre calendrier et utilisez-le pour vous concentrer.

14. Développez des rituels que vous associez à des performances élevées.

Avez-vous vu Rafael Nadal ranger ses bouteilles de boisson de manière obsessionnelle entre les sets à Wimbledon ? C’est un exemple de rituel de haute performance.

Les rituels sont excellents parce qu’ils n’impliquent pas beaucoup de réflexion et qu’ils vous amènent automatiquement à la conception d’un travail de haute performance. Je trouve que c’est l’un des meilleurs moyens d’atteindre le « flow ».

15. Mettez fin à la procrastination une fois pour toutes !

La procrastination est l’un des principaux freins à la productivité. La procrastination affecte votre productivité de deux manières. Tout d’abord, vous perdez du temps lorsque vous procrastinez. Deuxièmement, et surtout, le fait de retarder une tâche a souvent un coût. Par exemple, si vous ne faites pas d’exercice régulièrement, vous risquez davantage de souffrir d’une maladie cardiaque ou d’une attaque d’apoplexie. De même, si vous laissez des tâches importantes s’accumuler, vous passerez beaucoup plus de temps à éteindre des incendies que vous n’auriez jamais eus si vous aviez accompli ces tâches à l’avance.

Vous voulez vaincre la procrastination ? Utilisez cette approche de la pleine conscience pour prendre conscience de vos schémas de procrastination et les surmonter.

Ce que vous réalisez est plus important que la quantité que vous réalisez

En fin de compte, ce qui compte, ce n’est pas le nombre de tâches que vous accomplissez, mais le nombre d’actions stratégiques importantes que vous avez réalisées au cours de votre journée. Il s’agit d’identifier les éléments les plus importants de votre liste de choses à faire et d’utiliser ces outils pour les accomplir en premier. Appliquer aveuglément d’excellents outils de productivité à votre liste de choses à faire revient à utiliser un instrument contondant pour couper de l’acier. Vous perdez votre temps.

Crédit photo : insung yoon via unsplash.com