Ask The Entrepreneurs est une série régulière dans laquelle les membres du Conseil des jeunes entrepreneurs se voient poser une question unique visant à aider les lecteurs de Lifehack à améliorer leur propre vie, que ce soit dans le domaine de la gestion, de la communication, des affaires ou de la vie en général.
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Voici la question posée dans cette édition de « Ask The Entrepreneurs » :
Quelle est votre astuce préférée en matière de messagerie électronique ?
1. Créer un alias
Google Apps et Gmail proposent une fonction qui permet d’ajouter un « + » à votre nom. Par exemple : robert+receipts@servicerocket.com. Vous pouvez utiliser cette fonction pour créer un alias pour les sites Web qui vous envoient des reçus afin de vous aider à filtrer facilement la destination des informations lorsqu’elles arrivent dans votre boîte de réception.
– Robert Castaneda, ServiceRocket
2. Installer Rapportive
Si vous utilisez Gmail, Rapportive est de loin le plug-in de messagerie le plus utile que vous puissiez installer. Il vous permet de voir les profils sociaux des personnes à qui vous envoyez des courriels et de vous connecter facilement avec elles.
3. Se désabonner de certaines choses
De nombreux amis et collègues se sont plaints de l’avalanche d’e-mails qu’ils reçoivent et m’ont demandé ce que je faisais. Tout d’abord, j’arrête les conneries et je me désabonne de tous les messages qui se sont accumulés au fil des ans. Deuxièmement, même si j’ai vraiment envie d’être abonné, je le filtre automatiquement dans Google pour savoir si je peux aller le consulter plus tard, car il n’est généralement pas très important.
– Scott Ferreira, MySocialCloud
4. Filtrer de manière obsessionnelle
J’utilise Gmail, et ses options de filtrage avancées m’ont permis de gagner des heures par jour et de réduire mon stress ! Même s’il s’agit d’un e-mail que je dois lire, le fait d’avoir déjà appliqué une étiquette me fait gagner du temps et me permet d’organiser des milliers de messages sans effort. Bien sûr, vous pouvez déplacer manuellement les e-mails vers un dossier, mais l’automatisation de ce processus signifie que je peux avoir plus de 200 e-mails par jour et seulement une vingtaine dans ma boîte de réception la plupart du temps.
– Kelly Azevedo, She’s Got Systems
5. Créez un dossier « Répondre plus tard
J’analyse constamment ma boîte de réception et je place les éléments non prioritaires dans un deuxième dossier. Seuls les courriels des clients, du développement de l’entreprise ou du personnel important retiennent mon attention. Cela permet à ma boîte de réception de rester gérable et de contenir entre 15 et 40 courriels à tout moment. Une fois par jour, et surtout le week-end, je traite par lots les courriers restés sans réponse dans le dossier « Répondre plus tard ».
– Michael Margolis, Get Storied
6. Utiliser la fonction hors connexion d’Outlook
Je suis tombé dans le piège de gérer mon temps en fonction de ce qui se trouve dans ma boîte de réception. J’adore Gmail, mais le chat et le flux d’e-mails entrants me distraient. Leur produit hors ligne n’est pas de qualité, ce qui signifie que lorsque je travaille, je vois toujours un flux de nouveaux travaux ! Outlook offline est génial, il vous permet de travailler sur des projets sans aucune distraction extérieure.
– Aaron Schwartz, Modify Watches
7. Utiliser Boomerang pour Gmail
Boomerang pour Gmail est un outil fantastique pour gérer la boîte de réception des courriels. Il vous permet non seulement de renvoyer des e-mails jusqu’à une heure donnée, mais aussi de programmer des envois d’e-mails à des moments stratégiques.
8. Ne consultez pas vos e-mails
La seule fois où je me suis laissé entraîner par le courrier électronique, c’est lorsque j’ai commencé à le consulter de façon compulsive. Aujourd’hui, j’essaie de ne consulter mes e-mails qu’une fois le midi et une fois le soir. Je passe une heure à chaque fois et je réponds à autant de courriels que possible. Je réponds d’abord aux plus importants, puis je descends le plus loin possible dans la liste. Parfois, je parviens à atteindre la « boîte de réception zéro », parfois non. Quoi qu’il en soit, je suis moins stressé par les e-mails.
9. Utilisez des applications pour maintenir votre boîte de réception à zéro
Il y a trois applications qui me permettent de garder ma boîte de réception à zéro au moins une fois par jour : La première et la deuxième sont Boomerang pour Gmail et l’application Mailbox pour iOS. Je les utilise pour suivre les e-mails de suivi et les remettre à plus tard. La troisième application est SaneBox, qui déplace automatiquement les courriels les moins importants de votre boîte de réception vers un autre dossier. Puis, une fois par jour, elle envoie un e-mail récapitulatif de ce que vous avez manqué.
10. Identifiez les modèles d’e-mails avec Toofr !
Nous utilisons Toofr ! en permanence pour identifier des modèles d’emails dans les petites et grandes entreprises. Nous avons découvert très tôt que le fait d’envoyer le bon email à la bonne personne permet d’obtenir des taux d’ouverture élevés et des réponses positives. Cette astuce nous a permis de générer plus d’un demi-million de dollars de revenus en 2012.
– Ryan Buckley, Scripted, Inc.
11. Répondez aux mêmes questions avec des réponses prédéfinies
Je réponds toujours à la même dizaine de questions. Avec les réponses prédéfinies de Gmail Labs, il me suffit d’appuyer sur un bouton pour faire apparaître la réponse souhaitée. Ajoutez à cela une ouverture et une fermeture personnelles rapides, et vous obtenez l’outil le plus efficace que je connaisse pour répondre en masse aux e-mails.
– Sean Ogle, Location 180, LLC